Büroorganisation und Mitarbeitermotivation
Während viele Unternehmer die Zeit um den Jahresstart für Reflexion und Planung nutzen, vergessen einige dabei einen wertvollen Schritt – das Aufräumen. Organisationsexpertin Jasmin Möser erklärt, wie ein erfolgreicher und motivierender Neustart in Klein- und Mittelbetrieben gelingt.
Einmal gründlich aufzuräumen ist nach Erfahrung von Jasmin Möser nicht nur für effizientes und strukturiertes Arbeiten wichtig, sondern ist gerade auch zum Jahresstart eine gute Chance zur Neuorientierung: „Ein aufgeräumtes Geschäftsumfeld schafft nicht nur eine positive Arbeitsatmosphäre, sondern hilft allein durch den physischen Akt des Räumens, sich neu zu sortieren und Dinge loszulassen“, weiß die Unternehmensberaterin, die seit mehr als 15 Jahren Kleinbetriebe vor allem in schwierigen Phasen bei den Kernthemen Finanzen, Organisation und Motivation unterstützt. Um sich erfolgreich auf das nächste Geschäftsjahr vorzubereiten, empfiehlt die Expertin die folgenden Schritte.
Schritt 1: Organisieren Sie Ihren Arbeitsplatz
Beginnen Sie mit einer gründlichen Reinigung Ihrer Geschäftsräume. Schauen Sie sich um: Ist Ihr Lager vollgestopft, und fällt es Ihnen oder Ihren Mitarbeitern schwer, die benötigten Materialien zu finden? Gehen immer wieder Material, Werkzeug oder auch Informationen verloren? Treten Fehler immer wieder auf, weil die Organisation schwächelt?
Ein aufgeräumter Arbeitsplatz ist nicht nur ästhetisch ansprechend, sondern trägt auch maßgeblich zur Effizienz bei. Es werden weniger Dinge vergessen und die Zeit fürs Suchen entfällt. Einige konkrete Schritte:
- Schreibtisch entrümpeln:
Im Laufe eines Jahres entwickeln sich gerne Stapel mit Titeln wie „Wenn ich irgendwann mal Zeit habe, kümmere ich mich darum“ oder „Ich müsste mich unbedingt mal damit beschäftigen“. Das sorgt bei jedem Blick darauf für Stress. Räumen Sie Ihren Schreibtisch radikal auf. Am besten ist er am Ende des Tages leer. Was nicht aktuell bearbeitet wird, ist abgeheftet, entsorgt oder liegt auf Termin. - Materiallager aufräumen:
Sortieren Sie Ihr Materiallager und entfernen Sie veraltete oder beschädigte Materialien. Ein gut sortiertes Lager erleichtert nicht nur die Arbeit, sondern minimiert auch die Gefahr von Fehl- oder Doppelbestellungen. Mit einem guten System, das auch für Außenstehende nachvollziehbar ist, ermöglichen Sie zudem mehr Eigenständigkeit durch Ihre Mitarbeiter. Ein weiterer wichtiger Aspekt: Ein volles Lager ist auch immer gebundenes Kapital. - Werkzeuge organisieren:
Stellen Sie sicher, dass Werkzeuge und Arbeitsgeräte an ihrem vorgesehenen Platz sind. Investieren Sie in Werkzeugwände oder Schranksysteme, um einen klaren Überblick zu behalten und die Arbeitszeit Ihrer Mitarbeiter zu optimieren, sowie unnötige Kosten zu vermeiden. - Dokumente ordnen:
Reduzieren Sie Papierstapel, indem Sie Dokumente digitalisieren, archivieren oder entsorgen, was nicht mehr benötigt wird. Dies schafft Platz und macht die Suche nach wichtigen Unterlagen einfacher. Sollten Sie noch Haftnotizen nutzen, steigen Sie auf eine digitale Variante um oder zumindest auf Notizen in einem Ringbuch oder eine Kladde – so ist alles an einem Ort und die Gefahr, dass etwas verloren geht, ist geringer.
Beispiel aus der Beratungspraxis
„Bei einem Heizungsinstallateur war das regelmäßige Nachkaufen von Werkzeug ein nennenswerter Kostenfaktor. Die Mitarbeiter stoppten auf dem Weg zu Kunden regelmäßig im Baumarkt, weil Material und Werkzeug vermeintlich fehlte. Bis sich der Inhaber die Mühe machte und sämtliche Firmenfahrzeuge eigenhändig aufräumte – eine enorme Menge an verschollenem Werkzeug tauchte auf. Es wurden daraufhin neue Werkzeugwände montiert und das wöchentliche Aufräumen der Fahrzeuge eingeführt. So konnte das Problem nachhaltig gelöst werden“, berichtet Jasmin Möser.
Den großen Nutzen eines aufgeräumten Umfelds unterschätzten nach Erfahrung der Expertin viele Selbstständige und lassen sich durch Chaos oder selbst kreierte Ordnungssysteme mitunter großes Potenzial durch die Lappen gehen. Schließlich könne eine gute Arbeitsorganisation den entscheidenden Unterschied bei Erfolg oder Misserfolg ausmachen.
Schritt 2: Finanzen und Verträge checken
Die Zeit zum Start ins neue Geschäftsjahr ist ideal, um die aktuelle finanzielle Situation kritisch zu prüfen. Ein Blick auf Ihre Finanzen kann dazu beitragen, mögliche Engpässe frühzeitig zu erkennen und unnötige Ausgaben zu vermeiden. Hier einige detaillierte Schritte:
- Offene Zahlungen reinholen:
Gehen Sie alle offenen Rechnungen durch. Überprüfen Sie, ob alle ausstehenden Zahlungen beglichen wurden und kontaktieren Sie gegebenenfalls säumige Zahler. Versäumen Sie keine Verjährungsfristen! - Offene Leistungen abrechnen:
Gehen Sie sämtliche Aufträge und Projekte des Jahres noch einmal kritisch durch und prüfen Sie, ob alle Leistungen abgerechnet wurden. Dies kann auch in Kombination mit dem Aufräumen des Schreibtischs geschehen. „Hier tauchen gerne noch nicht abgerechnete Stundenzettel auf. Das Geld liegt quasi bar auf dem Tisch, das auf dem Konto mitunter fehlt“, weiß Jasmin Möser weiter aus ihrer Berufspraxis zu berichten. - Sparen:
Listen Sie sämtliche Verträge, regelmäßige Ausgaben und Verträge detailliert auf. Angefangen bei den Fixkosten, bis hin zu den variablen Kosten. Überlegen Sie kritisch, wo Sie Kosten senken können, ohne die Qualität Ihrer Dienstleistungen zu beeinträchtigen. Dies könnte beispielsweise den Einkauf von Materialien in größeren Mengen zu günstigeren Preisen oder die Optimierung von Betriebsabläufen umfassen. - Verträge überprüfen:
Gehen Sie bestehende Verträge mit Lieferanten, Dienstleistern und Kunden durch. Überprüfen Sie, ob die Konditionen noch aktuell sind, und verhandeln Sie gegebenenfalls neue Vereinbarungen. Lassen Sie sich auch zum Thema Versicherungen und Vermögensaufbau fachkundig beraten und sämtliche Verträge überprüfen.
Beispiel aus der Beratungspraxis
Friseurmeisterin Sarah Klein, Inhaberin von Sarah Klein Friseur Farb- & Stilberatung in Kassel, hat durchweg positive Erfahrungen mit dem Neuorganisieren rund um den Arbeitsplatz gemacht und nutzt die Zeit um den Jahresstart zur Optimierung. Beim kaufmännischen Teil schaut sie vor allen Dingen auf ihre Kalkulation und prüft, ob die Preise für ihre Dienstleistung im Hinblick auf die gestiegenen Kosten noch angemessen sind. Ein wichtiger Schritt in einer Branche mit hohem Materialeinsatz. Außerdem checkt sie, ob das angebotene Produktsortiment noch passend für die Kunden ist und auf welche „Ladenhüter“ im Angebot verzichtet werden kann.
Darüber hinaus nutzt sie diese Jahresphase zur Selbstreflexion: „Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt, wo mein Unternehmen steht. Das nehme ich zum Anlass, um die eigenen Ziele zu überdenken: Will ich im nächsten Jahr so weiterarbeiten? Welchen Bedarf habe ich persönlich und wo möchte ich mich weiterentwickeln? Für wann plane ich meine Aus- und Fortbildungszeiten?“
Schritt 3: Digitale Reinigung und Datensicherheit
In der heutigen digitalen Welt ist auch die Aufräumarbeit im virtuellen Raum entscheidend. Ein gut organisiertes digitales Umfeld trägt nicht nur zur Datensicherheit bei, sondern erleichtert auch die täglichen Arbeitsprozesse. Hier sind einige Schritte und Beispiele:
- Datensicherung:
Überprüfen Sie Ihre Backup-Routinen und stellen Sie sicher, dass wichtige Daten regelmäßig gesichert werden. Testen Sie gelegentlich die Wiederherstellung, um im Ernstfall gut vorbereitet zu sein. Legen Sie sich diese Aufgabe als wiederkehrendes To Do an. - Softwareaktualisierung:
Halten Sie alle Softwareanwendungen auf dem neuesten Stand, um Sicherheitslücken zu schließen. Dies gilt sowohl für betriebliche Anwendungen als auch für Sicherheitssoftware. - Digitale Ordnung schaffen:
Löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien und organisieren Sie digitale Ordner strukturiert. Klare Dateinamen und eine durchdachte Ablage erleichtern nicht nur die tägliche Arbeit, sondern sparen auch Zeit bei der Suche nach bestimmten Informationen.
Beispiel aus der Beratungspraxis
Tischlermeister Daniel Kammbach von Gränz Innenausbau in Weimar nutzt die Zeit rund um den Jahreswechsel für eine gründliche Reinigung der Werkstatt und die Wartung der Maschinen: „Es fällt doch über das Jahr gesehen einiges an Holzstaub an. Zum Brand- und Gesundheitssschutz ist das Aufräumen und Saubermachen eine wichtige Routine für alle im Team. Wir gehen in der Werkstatt in jede Ecke, hoch auf die Leuchtenstränge, in die Maschinen und über die Kabeltrassen, die bei uns installiert sind.“ Dabei würden auch schon einmal die eine oder andere Maschine näher gecheckt, repariert oder kleine Verbesserungen vorgenommen.
Die Zeit sei wichtig und helfe eine gewisse Grundordnung und Sauberkeit wiederherzustellen. „Somit sind die ersten Tage im neuen Jahr eigentlich immer ganz angenehm, wenn man sich an einem aufgeräumten Arbeitsplatz austoben darf. Auf jeden Fall ist man besser gelaunt, wenn das neue Jahr so anfängt“, empfiehlt Daniel Kammbach seine Neujahrsroutine.