Effiziente Kommunikation Shopfloor-Management: Missverständnissen mit nur 15 Minuten Klartext vorbeugen

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Entscheidungsfindung, Mitarbeitermotivation und Zielerreichung

Müssen Sie oft Feuerwehr spielen, weil Ihre Mitarbeiter nicht oder nur unzureichend informiert sind? Mit strukturierten 15-Minuten-Meetings können Sie Fragen dort klären, wo sie entstehen: im Büro, in der Werkstatt oder auf der Baustelle. Das entlastet Sie als Chef, sorgt für effizientere Abläufe und lässt Gerüchte erst gar nicht aufkommen.

Von Kerstin Meier

Warum als kleines Team regelmäßig und zum fixen Termin miteinander reden, wenn man sich eh regelmäßig sieht? Als Tina Schellhammer und Stefania de Simone Ferraro die Chance bekamen, Shopfloor-Management im Rahmen einer wissenschaftlichen Studie in ihrem Betrieb Hairflair in Rielasingen-Worbingen (Bodenseeregion) einzuführen, stimmten die Chefinnen begeistert zu: „Wir kannten den Begriff und die Vorteile dieser Kommunikationsform von unseren in der Industrie tätigen Partnern“, erklärt Tina Schellhammer.

Was als Instrument des Lean Managements schon lange erfolgreich etwa bei der Schichtübergabe eingesetzt wird, soll nach Meinung von Studienautor Maximilian Wolf, Professor an der Hochschule Albstadt-Sigmaringen, auch im Handwerk funktionieren. Schließlich geht es im Kern darum, dass Chefs und Mitarbeiter regelmäßig und strukturiert am Ort der Wertschöpfung, also im Salon, in der Werkstatt, im Büro oder auf der Baustelle miteinander kommunizieren. „Aber nicht“, wie Wolf betont, „in Form der üblichen Diskussions- oder Jammerrunden, bei denen jeder seinen Frust ablässt, sondern es geht darum, nach einem vorgegebenen Schema zu informieren und Probleme zu lösen.“

Kommunikation über das Shopfloor-Board

Kernstück der Kommunikationsform ist das Shopfloor-Board, das Themen und Struktur für die maximal 15 Minuten dauernden Shopfloor-Runden vorgibt und gleichzeitig als Infotafel für die Mitarbeiter dient, die nicht an der Besprechung teilnehmen können. Dabei geht es laut Wolf nicht darum, dass der Chef wichtige Informationen „einfach ablädt“, sondern die Mitarbeiter können und sollen sich einbringen und im Team mit dem Chef oder der Führungskraft Lösungen für die aktuell anstehenden Fragen erarbeiten. Ziel ist es vor allem, die Führungskräfte zu entlasten und die oft sehr komplexen Prozesse im Handwerk reibungsloser zu gestalten.

Soweit die Theorie, doch kann eine derart zielgerichtete Kommunikation auch in den familiären Strukturen von Handwerksbetrieben funktionieren? „Als wir dem Team erzählt haben, was wir vorhaben, haben sie uns ein wenig belächelt“, erinnert sich Tina Schellhammer an die erste Begegnung ihrer sechs Mitarbeiter mit dem unbekannten Thema. Doch schon nach dem ersten Workshop, bei dem Experte Maximilian Wolf die Shopfloor-Methode den Mitarbeitern vorstellte, nahm die Skepsis ab. „Der Tag“, erinnert sich Stefania de Simone Ferraro, „war richtig nett und hat uns allen wirklich viel gebracht, weil die Mitarbeiter auch ihre Wünsche und Vorschläge einbringen konnten“. Zwar habe es danach noch einige Zeit gedauert, bis die Mitarbeiter erkannt haben, dass die Shopfloor-Runden auch sie entlasten, doch nach einigen Wochen habe sich alles gut eingespielt.

Es gibt keine Ausreden mehr

Jeden Dienstag um 7.45 Uhr trifft sich das Team zu Beginn der Arbeitswoche am Shopfloor-Board und spricht durch, welche Termine die Woche anstehen, was es Neues an Produkten, Schulungen, Werbemaßnahmen, Ideen oder auch Corona-Maßnahmen gibt und wer sich an welchen Tagen um anfallende Routinejobs kümmert. Auch die Zahlen werden nach Auskunft der Chefinnen offen kommuniziert: „Wenn wir etwa feststellen, dass wir bei den zusätzlichen Dienstleistungen bislang weniger umgesetzt haben als üblich, animieren wir die Mitarbeiter dazu, noch etwas aktiver Leistungen wie etwa eine Augenbrauenkorrektur zu verkaufen.“ Wer das schafft, bekommt eine Belohnung, worüber natürlich auch in einer späteren Shopfloor-Runde informiert wird.

Wichtigster Vorteil der durchgetakteten Runden, die bei Hairflair zwischen zehn und 15 Minuten dauern, ist die Entlastung der Chefinnen. „Die Mitarbeiter sind informiert, die Aufgaben verteilt und es gibt keine Ausreden mehr“, fasst Tina Schellhammer zusammen. Denn im Gegensatz zum früher üblichen Dialog „zwischen Tür und Angel“ sind die Absprachen durch die Schriftform nicht nur verbindlicher, sondern lassen sich bei Erinnerungslücken oder Abwesenheit auch nachlesen. Ein Vorteil insbesondere für die drei Teilzeitkräfte, die oft nicht bei den Meetings dabei sein können.

Größere Themen separat klären

Inzwischen haben sich die Runden so gut eingespielt, dass auch die Mitarbeiter abwechselnd die Moderation übernehmen, was ihre Rolle im Betrieb aufwertet. Stellt sich heraus, dass einzelne Themen intensiver besprochen werden müssen, als es der 15-Minuten-Rahmen zulässt, gibt es einen extra Brennpunkt mit ausreichend Zeit zur Diskussion. Das kommt, wie Tina Schellhammer betont, etwa zweimal pro Jahr vor, dazu laden die Chefinnen gerne ihr Team in netter Umgebung zu einem schönen Essen ein. Ein bewusster Kon­trast zu den nüchternen, auf den effizienten Austausch angelegten Shopfloor-Runden, bei denen keinerlei Ablenkung durch Getränke oder Essen erlaubt ist.
Studienautor Maximilian Wolf weiß, dass diese Vorgabe in der Praxis häufig auf Unverständnis stößt, hält aber das strikte Einhalten des sachlichen Problemlösecharakters für einen zentralen Erfolgsfaktor. Schließlich lenken die üblichen Diskussionen über unmögliche Kunden oder schlampige Lieferanten nicht nur vom eigentlichen Problem ab, sondern kosten auch wertvolle Arbeitszeit.

Dem Flurfunk keine Chance geben

Der Experte empfiehlt deshalb, die für Motivation und Stimmung der Mitarbeiter durchaus notwendigen und wichtigen Gespräche auf die Kaffeepause oder den Feierabend zu verschieben. Das erfordere zwar von den Chefs einiges an Geduld und Durchsetzungskraft, beides ist laut Wolf jedoch erforderlich, um das Shop­floor-Management im Betrieb zu etablieren: „Durchhalten ist der kritischste Punkt, denn es ist schwer, die alten Formate wie Flurfunk oder Kaffeeklatsch aus der Arbeitszeit herauszuhalten.“ Dass es den am Projekt beteiligten Handwerksbetrieben dennoch gelungen ist, die effizienten Besprechungsrunden in der Praxis umzusetzen, liegt nach Wolfs Einschätzung nicht nur am starken Willen der Chefs, sondern auch an der kompetenten Unterstützung durch die Beraterinnen der beteiligten Handwerkskammern in Konstanz, Ulm und Stuttgart.

Besonders begeistert hat den Wissenschaftler im Projekt auch die pragmatische Herangehensweise der beteiligten Unternehmer, die das analoge Shopfloor-Board durch Abfotografieren und Versand über die Messenger-Gruppe digitalisiert haben, um die nicht anwesenden Mitarbeiter zu informieren. „Der Vorteil von Shopfloor-Management ist es, dass sich jeder Betrieb eine individuelle, für seine Bedürfnisse passende Lösung erarbeiten kann“, lobt Maximilian Wolf die Flexibilität der Shopfloor-Runden.

Bei Hairflair in Rielasingen haben die beiden Chefinnen gute zwei Jahre nach der Einführung das große Potenzial der Kommunikationsmethode inzwischen vollends erkannt. Mussten gerade die Teilzeitkräfte früher ab und an über die Köpfe der Kunden kommunizieren, um auf dem neuesten Stand zu sein, können sich die zu unterschiedlichen Zeiten eintreffenden Teilzeit-Mitarbeiter am Board über alles Wichtige informieren. So bleiben die Kunden ungestört und können ihren Friseurbesuch genießen, was natürlich auch für einen professionellen Gesamtauftritt sorgt. Kein Wunder, dass das Shopfloor-Board für die beiden Friseurinnen inzwischen weitaus mehr ist als eine Informationstafel, wie Tina Schellhammer betont: „Es ist ein kompletter Leit­faden für unseren Salon.“