WhatsApp-Kolumne von Michael Elbs, 11. Folge Rechtlich sicher: Wie Sie WhatsApp trotz DSGVO im Betrieb verwenden

Fast neun Monate begleitet uns die DSGVO inzwischen. Betriebe, die WhatsApp zur Kommunikation verwenden, waren seitdem mit rechtlichen Unsicherheiten konfrontiert. Diesen Missstand wollte ich beheben - und habe eine Lösung entwickelt, die Handwerksunternehmen rechtlich besser absichert.

Es gab Zeiten, da kommunizierten Indianerstämme mit Rauchzeichen, in Telefonzellen lagen Telefonbücher und im Internet war nahezu jede Person auffindbar, die man zum Beispiel für ein Klassentreffen kontaktieren wollte. Das Netz macht vieles einfacher und transparenter. Vor allem Privatpersonen hilft die DSGVO nun ihre personenbezogenen Daten zu schützen. Dem Unternehmer werden dadurch aber Dokumentationspflichten auferlegt, Formulierungen in Verträgen, auf Webseiten und auch WhatsApp werden kritisiert. Viele hilfreiche und oft gewünschte Dinge können nur aufwendig umgesetzt werden, will man keinen Datenschutzverstoß begehen. Dabei lässt sich WhatsApp extrem effizient zur Kommunikation verwenden.

WhatsApp trotz DSGVO sinnvoll nutzen

Wie lässt sich WhatsApp also trotz DSGVO sinnvoll nutzen? Dafür habe ich zusammen mit den Partnern WhatsBoxx, WhatsSign und ComSolution ein Konzept mit mehreren Bausteinen entworfen und stellte es auf der Bau2019 vor. Diese Paketlösung fand guten Anklang bei Handwerkern, Architekten und auch bei Konzernen. Einige kannten die Problematik mit der DSGVO und WhatsApp nicht und andere schöpften Hoffnung, WhatsApp so wieder nutzen zu können.

Landingpage: Einwilligung zur Kontaktaufnahme per WhatsApp

Ein Baustein des Pakets ist eine Landingpage für den Zugang Ihrer Kunden zu WhatsApp. Man kann es mit einem „Betreten der Baustelle auf eigenes Risiko“-Schild vergleichen: Die Einwilligung über die Webseite informiert den neuen Kontakt. Durch die Willkommensnachricht und den Vorschlagstext wird der Neuzugang anschließend dokumentiert. Mit einer Einwilligung zur Kontaktaufnahme über WhatsApp stimmt der Kunde auch der Datenschutzerklärung von WhatsApp zu.

WhatsBox: WhatsApp datensicher verpackt

Der neue Kontakt landet dann entweder auf einem neuen Handy, das im Paket enthalten ist oder auf Ihrem bisherigen Android-Handy. Wenn Sie Ihr Bestandshandy weiter verwenden wollen, packen wir WhatsApp sozusagen in eine Box, die sogenannte WhatsBox. WhatsApp erhält in dieser Box eine eigene, zweite Adressdatenbank. Dafür müssen Sie aber nicht jeden Kontakt neu anlegen, sondern wählen in der Adresssteuerung die Kontakte aus, welche WhatsApp haben und mit denen Sie geschäftlich kommunizieren möchten. Somit erhält WhatsApp keinen Kontakt, der nicht der Kommunikation über WhatsApp zugestimmt hat. Denn, wie schon öfter in dieser Kolumne berichtet, bedient sich der Messenger normalerweise einfach am Adressbuch und sendet Kontaktdaten zum Nutzerabgleich an den Facebook-Server - ein massiver DSGVO-Verstoß.

Wir richten WhatsApp Business deswegen also in der WhatsBox ein zweites Mal für Sie ein, so dass Sie nun Privates und Geschäftliches trennen können. Einige Unternehmer verwendeten diesen Baustein bereits im Rahmen eines Testlaufs.

Willkommensnachricht, Abwesenheit-Assistent und weitere Infos zu Firma werden ebenfalls eingerichtet und angelegt. Das so optimal eingerichtete WhatsApp Business spart Zeit, erspart Fehler und beeindruckt Kunden.

So minimieren Sie das Risiko von Datenschutzverstößen

Die WhatsBox liegt als wichtigster Baustein im Paket in einer Sonderedition vor, die auf Handwerksunternehmer zugeschnitten ist. Wenn Sie beabsichtigen WhatsApp zur Kommunikation in einem neuen Projekt zu verwenden, empfehlen wir, dafür nochmals die Zustimmung aller beteiligten Chatpartner schriftlich einzuholen. Dafür können Sie den Baustein WhatsSign verwenden: Mit der App können Dokumente digital auch auf dem Handy oder dem Tablet unterschrieben werden. Wer die App nicht über das Handy bedienen möchte, kann auch auf die Web-Version des Programms ausweichen. Im Paket ist ein Jahresvertrag für 25 Unterschriften und wichtige Vertragsvorschläge enthalten.

Einer der Vertragsvorschläge auf WhatsSign: Ein Auftragsdatenverarbeitungsvertrag für Facebook. Denn ohne, kann es schnell teuer werden: In Hamburg verlangte die Datenschutzbehörde von einem Versandunternehmen 5.000 Euro, weil es ohne Auftragsdatenverarbeitungsvertrag Daten an einen Dienstleister weitergegeben hatte. Die Behörde meinte, man dürfe nicht einfach warten bis der Dienstleister einen Vertrag anbietet. Stattdessen solle man dem Dienstleister selbst einen anbieten, in unserem Fall WhatsApp. Daher ist im Paket bereits ein solcher Auftragsdatenverarbeitungsvertrag vorbereitet.

Vertragsvorschläge an Facebook

Um nun dokumentiert an den WhatsApp-Eigentümer Facebook einen Vertragsentwurf zu senden, liegen zwei Vorschläge zur Sendung an Facebook im Onlineaccount von WhatsSign bereit.

1. Unseren Widerspruch gegen Datenverarbeitungsaktivitäten.

2. Den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag.

Sollte Facebook diese Verträge unterzeichnen oder einen entsprechenden selbst anbieten, passt nahezu alles. Wir rechnen allerdings nicht damit, dass Facebook das unterschreibt. Sie als Nutzer haben damit aber alles gemacht, was möglich ist, um den Datenschutz einzuhalten.

Im WhatsSign-Account sind daneben weitere Dokumentationen abrufbar. Wir unterzeichnen für Sie außerdem das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten zur Kommunikation über WhatsApp und die Datenschutzfolgeabschätzung bei der Nutzung von WhatsApp durch das Paket.

Sollte Sie eine Datenschutzbehörde nun auffordern, den Einsatz von WhatsApp im Betrieb zu erklären, können Sie einfach Ihre vorgefertigte Dokumentation ausdrucken und abgeben. Für viele Betriebe kann diese Dokumentation, die Verträge, die Maßnahmen und das enthaltene kleine Verarbeitungsverfahren eine Reduzierung oder eine Abwendung Geldbußen bedeuten. Vollständige Sicherheit kann es allerdings nicht bieten: Dazu ist die Rechtslage momentan nicht klar genug. Die einzelnen Maßnahmen des Pakets haben wir aber mit Datenschützern bereits durchgesprochen: Sie halten es für einen guten Weg, WhatsApp auf diese Art zur Kommunikation anzubieten. Für noch mehr Rechtssicherheit wäre beispielsweise ein mobile Device Management z.B. von comSolution eine weitere Maßnahme im Betrieb. Mehr Infos darüber stehen im Paket über einen Link in der WhatsBox zur Verfügung. In Verbindung mit der WhatsBox lassen sich maximale Vorkehrungen zur Nutzung von WhatsApp auf jedem Handy im Betrieb treffen. Neben dem Paket bieten wir auch Webinare und Workshops (unter anderem in Zusammenarbeit mit handwerk magazin) an, in denen wir alles Wichtige zum Thema WhatsApp für Unternehmer erklären. Durch eine Teilnahme an den gratis Webinaren kann das ganze Paket oder Elemente daraus vergünstigt erworben werden.

Kommunikationskonzept mit Bot und Schnellbausteinen

Als zweiten Baustein entwickelten wir mit dem Verkaufstrainer Philipp Gotterbarm ein Kommunikationskonzept. Das Konzept besteht aus 20 Bot-Antworten und 20 Schnellantworten, die eine zu 80 Prozent automatisierte Erst-Kommunikation mit dem Kunden möglich machen. Dieses Setup aus Bot und Schnellantworten ist sozusagen ein Kommunikations-Boost oder einfacher gesagt: Man muss nicht den Hammer aus der Hand legen, wenn ein Kunde was von einem will und eine WhatsApp sendet. Dafür ist der Bot da. Wenn man dann später antwortet, geht auch das durch eine der 20 Schnellantworten effizient. Antworten kann man am PC oder per Handy. Wer will, kann die Antworten vor dem Versenden aber noch abändern.

Für Handwerksbetriebe haben wir außerdem zehn Labels optimiert und drei Notizgruppen oben angepinnt. Mit dem Setup fällt Unternehmen der WhatsApp-Start leichter: So optimiert und automatisiert sparen Sie wesentlich mehr Zeit ein als mit jeder E-Mail Kommunikation. Denn jede Mail verursacht durch die Spamproblematik, Anlagen und die Beschreibung der Anlage im Text, durch oftmaliges Weiterleiten und vieles mehr oft mehr Aufwand als Nutzen. Chatten im Messenger dagegen ist direkt, eins zu eins: Bilder werden angezeigt, einzige Texte unter dem Bild sind die Bildunterschriften, Zitieren und Antworten macht Weiterleiten oft unnötig und wenn doch weitergeleitet wird, dann wird das angezeigt. Es wäre schön, könnte WhatsApp noch anzeigen, von wem die ursprüngliche Nachricht geschrieben war. Aber das ist wieder gegen den Datenschutz.

Fit für den Datenschutz: Lösung speziell für Handwerker

Getestet werden kann das ganze Paket unter www.whatsfind.de/kmu. Zum Testen haben wir eine Muster- ҡɱu -Firma erfunden, auf der Sie alles testen und einsehen können. In einer zweistündigen Schulung erklären wir alles und stehen für weitere Fragen bereit. Da WhatsApp durch das Paket bereits optimiert und eingestellt ist, reichen diese zwei Stunden aus, um nun äußert effizient kommunizieren zu können.

Ich habe lang nachgedacht so ein Angebot zu erstellen, habe mit Datenschützern gesprochen, abgewogen, ob es besser ist nichts zu machen oder eine Lösung zu finden, wie man WhatsApp nutzen kann, ohne massive Datenschutzverstöße zu riskieren. Mit den Partnern WhatsBox, WhatsSign und ComSolution und einigen anderen Netzwerkpartnern, ist es gelungen einen Weg zu finden, der es günstig möglich macht, WhatsApp effizient zu nutzen. Für weitere Optimierungen, Sonderanpassungen und auch Diskussionen biete ich Gespräche an, gerne auch in einer offenen WhatsApp-Gruppe (www.michael-elbs.de, einfach mich mal anschreiben).

Den Preis für so eine komplexe Lösung wollte ich sehr günstig halten, damit möglichst viele Handwerker der Gefahr eines Datenschutzverstoßes und den daraus folgenden hohen Geldbußen vorbeugen. Deshalb wird das Paket jetzt für einmalig 580,00 Euro einschließlich des Android-Telefons, aller Apps welche zur effizienten Nutzung von WhatsApp sinnmachen angeboten. Damit sind alle Voreinstellungen getroffen und Sie können nach der Schulung sofort loslegen dank dem WhatsApp-Paket. Sollten Sie Ihr eigenes Android-Gerät verwenden, kostet das Paket 60 Euro weniger. Über einen Fernzugriff richten wir Ihr Gerät dann ein, auch auf iOS.

DSGVO verunsichert und bremst die Digitalisierung

Es kann nicht sein, dass die DSGVO uns verunsichert, die Digitalisierung bremst und auch die Effizienz auf den Baustellen einschränkt. Ich selbst habe in meiner Tätigkeit als Projektleiter von Handwerksprojekten in der Schreinerei mindestens drei Fahrten im Kopf, welche ich nicht unternommen habe, weil mir Mitarbeiter Bilder vom Projekt und Infos geschickt haben. Beispielsweise, dass es noch keinen Sinn macht zu messen oder dass die anderen Gewerke noch nicht fertig sind. Neben der Umweltschonung durch Fahrtenverzicht gibt da draußen sicherlich noch die eine oder andere Geschichte, in der WhatsApp Fehler verhindertet, Zeit eingespart oder eventuell auch ein Leben gerettet hat. Denn wenn wir unsere Kollegen warnen, dass das Treppengeländer der Bautreppe lose ist oder das Gerüst hinten links eine morsche Diele hat, kann dieser Missstand schnell behoben werden oder die Gefahrenstelle umgangen werden.

Mit Rauchzeichen wie einst bei den Stämmen der Indianer würde das einfach viel zu lange dauern und Missverständnisse wären vorprogrammiert. Arbeiten wir stattdessen doch lieber an einer modernen, DSGVO-konformen Rauchzeichenübermittlung mit Bildern und end-to-end Verschlüsselung auf einem EU-Server mit Firewall.