Büroorganisation, Digitalisierung und IT-Trends
E-Mails sind unorganisiert und legen Informationen in Silos an – so urteilt Oliver Blüher, Geschäftsführer Deutschland von Slack, im Interview mit handwerk magazin. Mit einer digitalen Firmenzentrale aber können Unternehmer Informationssilos aufbrechen.
Das Homeoffice hat durch Corona einen Boom erlebt: Wie können Betriebschefs ihr Team so organisieren, dass trotz des dezentralen Arbeitens keine wichtige Information im Arbeitsalltag verloren geht?
Oliver Blüher: Die Pandemie hat uns an einen Wendepunkt gebracht. Während unsere Jobs zuvor meist bürozentriert waren und dabei von digitalen Möglichkeiten unterstützt wurden, arbeiten wir nun immer mehr im digitalen Raum und nutzen physische Räume ergänzend - etwa um Kollegen oder Kunden zu treffen. In der Welt des dezentralen Arbeitens benötigen Unternehmen einen Ort, der alle Mitarbeiter, Partner, Kunden, Informationen, Daten und Apps miteinander verbindet. Bei Slack nennen wir diesen Ort die “digitale Firmenzentrale”. Ich nenne es auch gerne den Kleber, der uns alle zusammenhält. Mit Slack wollen wir unseren Kunden dabei helfen, ein solches digitales Büro aufzubauen, um wirklich agil und flexibel zu arbeiten, Informationssilos aufzubrechen und durch Automatisierung an Produktivität zu gewinnen. Dass das auch in Traditionsunternehmen gelingen kann, zeigen die Erfolgsgeschichten von Mittelständlern wie Jägermeister und Viessmann, die die Herausforderungen der digitalen Transformation mit Hilfe von Slack erfolgreich gemeistert haben.
Wie lassen sich verschiedene Tools, die für die Betriebsorganisation wichtig sind, so unter einen Hut bringen, dass die To-dos und Abläufe strukturiert und gesammelt einsehbar sind?
Die meisten Betriebe nutzen heute eine Vielzahl an Tools von diversen Herstellern für die Zusammenarbeit, schließlich möchten sie die bestmögliche Lösung für den jeweiligen Zweck verwenden und nicht an einen einzelnen Anbieter gebunden sein. Dafür braucht es eine digitale Firmenzentrale, die so konzipiert ist, dass sich andere “Best-of-Breed”-Lösungen einfach und nahtlos integrieren lassen und dabei höchste Sicherheitsstandards erfüllt werden. Slack lässt sich mit über 2.500 Apps und Tools verbinden - etwa mit der Work-Management-Plattform Asana, der Videokonferenzlösung Zoom oder der Sales-Cloud von Salesforce. Auch intern entwickelte Lösungen und Prozesse können in Slack integriert werden. Darüber hinaus bringt Slack Ordnung und Klarheit in den Arbeitsalltag, indem es die gesamte Arbeit in Channels organisiert. Diese Channels können für jedes Projekt, Thema oder Team erstellt werden. Darin können Nutzer schnell auf alle Informationen, Nachrichten und Dateien zugreifen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Und das über Unternehmensgrenzen hinaus: Mit der Erweiterung Slack Connect können Channels mit bis zu 250 externen Organisationen geteilt werden.
Was wird damit perspektivisch möglich?
Wir sehen durch eine digitale Firmenzentrale drei zentrale Vorteile für die Zusammenarbeit. Erstens ermöglicht sie ein flexibles Arbeiten, das nicht an einen gewissen Ort oder eine Zeitzone gebunden ist. Wie das Future Forum von Slack herausgefunden hat, wünschen sich 79 Prozent der Arbeitnehmer Flexibilität hinsichtlich ihres Arbeitsortes und 94 Prozent hinsichtlich ihrer Arbeitszeiten. Wir bieten daher einige Funktionen, die flexible, asynchrone Formen der Zusammenarbeit unterstützen.
Welche sind das?
Nutzer können zum Beispiel kurze Videoclips verschicken, um ein Statusupdate zu geben und müssen so nicht alle zur selben Zeit im selben Termin sitzen. Zweitens lassen sich mit einer digitalen Firmenzentrale Informationssilos aufbrechen. Veraltete Technologien wie die E-Mail sind unorganisiert und legen Informationen in Silos an. So verpasst man als Mitarbeiter schnell wichtige Informationen. Slack hingegen basiert auf Channels, in denen Informationen offen und transparent zugänglich sind. So hat man die richtigen Leute und Informationen stets an einem Ort, um produktiv zusammenzuarbeiten.
Wer arbeitet bereits im Alltag damit?
Das hohe Maß an Transparenz war beispielsweise ein zentraler Faktor, der den Heiz- und Klimatechnik-Hersteller Viessmann von unserer Plattform überzeugt hat. Drittens lassen sich durch eine digitale Firmenzentrale wiederkehrende Arbeitsprozesse leicht automatisieren. Die meisten Mitarbeiter investieren einen Großteil ihrer Kapazitäten in manuelle Routineaufgaben, die extrem fehleranfällig sind und die Wertschöpfung blockieren. Durch Automatisierung können Betriebe den Mitarbeitern mehr Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben zurückgeben. Mit Slack können Nutzer auch ohne Code automatisierte Workflows und Bots erstellen, die sie im Alltag entlasten und so die Produktivität steigern. Das Reiseunternehmen Trivago hat beispielsweise einen eigenen Bot für die Rechtsabteilung entwickelt, mit dem es die Erfassung von Quartalsverträgen automatisiert hat.
Ab welcher Betriebsgröße lohnt sich Slack und wie viel Kosten entstehen?
Wir sehen Weltkonzerne wie IBM mit über 300.000 User auf Slack, wir zählen aber auch kleine Betriebe mit vier bis fünf Mitarbeitern zu unseren Kunden. Schließlich gibt es keine Begrenzung was die Anzahl von Channels und Workspaces angeht. Die Plattform wächst gewissermaßen mit dem Geschäft mit, dem Unternehmenswachstum sind dadurch keine Grenzen gesetzt. Mit gewissen Einschränkungen ist Slack als kostenfreie Version nutzbar. Möchte man die Plattform in vollem Umfang mit allen Funktionen nutzen, gibt es die Vollversion bereits ab 6,75 Euro pro Nutzer und Monat.