Meldestelle für Hinweisgeber Whistleblower-Richtlinie: Wie Chefs die passenden Strukturen im Unternehmen implementieren

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Unternehmen mit 250 und mehr Mitarbeitern sollten sie nach EU-Recht bereits vorweisen können: Eine Meldestelle für Hinweisgeber, die Missstände im Unternehmen aufdecken. Ziel ist es, dass EU-Recht auch in den Betrieben umgesetzt wird. Vor allem aber sollen Arbeitnehmer geschützt werden, die den Mut haben, Ungereimtheiten aufzudecken, bevor sie in die Öffentlichkeit gelangen. Wer als Chef jetzt aktiv werden muss und was für Betriebe mit weniger als 250 Beschäftigten gilt.

Whistleblower Richtlinie
Die EU sorgt mit der sogenannten Whistleblower-Richtlinie auch dafür, dass europäische Vorgaben innerhalb der Unternehmen umgesetzt werden. – © freshidea – stock.adobe.com

Die EU-Whistleblower-Richtlinie 2019/1937 nimmt Unternehmer in die Pflicht, Mitarbeiter zu schützen, die über Missstände im Unternehmen berichten. Unlautere Vorgänge sollen auf diese Weise schneller ans Licht kommen, wirtschaftliche Einbußen und Reputationsschäden verhindert werden.

Die EU sorgt mit der sogenannten Whistleblower-Richtlinie auch dafür, dass europäische Vorgaben innerhalb der Unternehmen umgesetzt werden. Ob Steuerhinterziehung, umwelt- oder abfallrechtliche Verstöße, Korruption, Geldwäsche, Verstöße gegen die Datenschutzgrundverordnung, oder gegen Wettbewerbs-, Vergabe- oder Verbraucherrechte – Unternehmer haben auch ein eigenes Interesse daran, dass solche Vorgänge im Unternehmen unterbunden werden. Rechtzeitig aufgedeckt, geraten sie gar nicht erst in die Öffentlichkeit.

Umgekehrt sollen Hinweisgeber die Möglichkeit haben, Missstände zu melden, ohne Angst vor Nachteilen oder Sanktionen haben zu müssen. Schutzvorschriften gelten auch für Mitarbeiter, denen ein Fehlverhalten zum Vorwurf gemacht wird. Die Vertraulichkeit im Verfahren muss daher gewährleistet sein.

Hinweisgeberschutz: So sollte die Hinweisgeberstelle arbeiten

Um der EU-Richtlinie im Betrieb Rechnung zu tragen, sind spezielle Strukturen erforderlich. Hinweise von Arbeitnehmern, Lieferanten, Dienstleistern, Kunden sollen ungefiltert in einer Meldestelle auflaufen und dort bearbeitet werden. Es soll zudem die Möglichkeit geben, dass die Hinweisgeber anonym bleiben, wenngleich die Richtlinie die Anonymität nicht explizit vorschreibt. Die EU-Richtlinie macht für Unternehmer folgende Vorgaben:

  • Eine Hinweisgeberstelle ist einzurichten, die sowohl intern als auch extern angesteuert werden kann.

  • Das Hinweisgebersystem muss Hinweise entgegennehmen und die Aufklärung verfolgen

  • Der Hinweisgeber muss innerhalb von sieben Tagen eine Eingangsbestätigung erhalten und spätestens nach drei Monaten eine Rückinformation.

„Auch der Staat ist in der Pflicht zur Einrichtung externer Hinweisgeber-Systeme, sogenannter Whistleblower-Behörden“, sagt Rechtsanwältin Tülay Biecker, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin der Wirtschaftskanzlei Noerr in München. Externe und interne Meldungen stehen gleichberechtigt nebeneinander. Auch sollten Unternehmen idealerweise auch die anonyme Mitteilung ermöglichen.

Meldestellen: Dies gilt je nach Unternehmensgröße

Die EU-Richtlinie macht je nach Unternehmensgröße unterschiedliche Vorgaben. Welche  Unternehmensgrößen in der Pflicht sind, Whistleblower zu schützen, hat die EU mit folgenden zeitlichen Vorgaben festgeschrieben:

  • Unternehmen mit mehr als 249 Mitarbeitern sind seit 17. Dezember 2021 in der Pflicht, ein Hinweisgeberschutzsystem zu führen

  • Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern bis zu 249 Mitarbeiter haben bis 17. Dezember 2023 Zeit eine Hinweisgeberstelle einzuführen

  • Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten benötigen keine Meldestelle, könnten aber von den Vorteilen profitieren, sind sich Experten einig.

„Haben Arbeitnehmer keine Möglichkeit, ihre Meldungen an eine interne Hinweisgeberstelle zu übermitteln, so können sie die Meldung öffentlich machen, ohne Nachteile befürchten zu müssen – etwa indem sie an die Presse gehen oder die zuständige Behörde informieren,“ sagt Noerr-Anwältin Biecker. Sie empfiehlt Unternehmen, die noch nicht unter die Whistleblower-Richtlinie fallen, dennoch ein internes Hinweisgeberschutz-System zu installieren und es für Hinweisgeber so einfach und attraktiv wie möglich zu gestalten, um eine echte Alternative zur externen Meldung zu bieten und gegebenenfalls Betriebsinterna zu schützen. Auch rät sie unbedingt dazu, das System auch für externe Hinweisgeber zu öffnen.

Vorgaben für den Betrieb einer internen Meldestelle

  • Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und Dritter, die in der Meldung erwähnt werden.

  • Dokumentation eingehender Meldungen

  • Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von sieben Tagen nach ihrem Erhalt

  • Benennung einer unparteiischen Person oder Abteilung als zuständiger Stelle für weitere Maßnahmen

  • Nachforschungen und Ermittlungen als Folgemaßnahmen

  • Rückmeldung spätestens innerhalb von drei Monaten ab Eingangsbestätigung

  • Information der Mitarbeiter über die Nutzung interner Meldekanäle

Anwältin Biecker verweist darauf, dass der Gesetzgeber keine Vorgaben darüber macht, wie im Detail die Hinweisgeberstelle ausgestaltet sein soll: „Es wird lediglich vorgegeben, dass die Mitteilung eines Hinweisgebers mündlich, schriftlich oder sowohl als auch möglich sein muss.“ Und sie fügt hinzu: „Auch, wenn der Hinweisgeber eine physische Zusammenkunft verlangt, muss der Arbeitgeber dies arrangieren.“

Wer wird durch EU-Richtlinie und ein Hinweisgeberschutzgesetz geschützt

  • Bewerber

  • Ehemalige Mitarbeiter

  • Unterstützer von Hinweisgebern

  • Journalisten

Ihnen sollen durch Hinweise keine Nachteile entstehen, auch die Androhung von Repressalien und Benachteiligungen ist verboten.

Die EU-Richtlinie hat aktuell vor allem eine mittelbare Wirkung

Was genau aber bedeutet dies für die Unternehmen zum jetzigen Zeitpunkt, da die EU-Richtlinie zum Hinweisgeberschutz noch nicht in nationales Recht überführt ist? Rechtsanwalt Johannes von Rüden, Gründer und Partner der Kanzlei von Rüden in Berlin, sieht aktuell keine Veranlassung, die Vorschriften der EU-Richtlinie einzuhalten. „Es werden lediglich Eckpunkte skizziert, es gibt keine Vorgaben zur technischen Ausgestaltung, keine Bußgeldvorschriften“, sagt der Jurist, der sich intensiv mit dem Thema auseinandergesetzt hat.

Allerdings sieht er durchaus eine mittelbare Wirkung der Richtlinie: „Gibt etwa ein Arbeitnehmer einen Hinweis ab und wird kurz darauf gekündigt, könnte die EU-Richtlinie in einem Kündigungsschutzverfahren durchaus greifen.“ Er erläutert weiter: „Der Arbeitgeber müsste dann nachweisen, dass kein Zusammenhang zwischen Abmahnung oder Kündigung besteht.“ Als Beispiel nennt von Rüden Beobachtungen aus Großbritannien: „Dort häuften sich jüngst vor Kündigungswellen die Hinweise von Arbeitnehmern, die offenbar die Hoffnung hegten, dadurch einer Kündigung zu entgehen“, erzählt er. Tatsächlich seien mit der EU-Richtlinie die Hürden für eine wirksame Kündigung erhöht worden, interpretiert er die Rechtsprechung. Von Rüden erklärt weiter: „Vor allem im Arbeitsrecht werden Arbeitgeber nachweisen müssen, dass Abmahnung, Kündigung, eine fehlende Beförderung oder eine ausbleibende Vertragsverlängerung nichts mit der Aufdeckung von Missständen zu tun haben.“ Umgekehrt sei es aber so, dass bei wissentlichen Falschmeldungen Hinweisgeber keinen rechtlichen Schutz genießen.

Whistleblower: Eine nationale Gesetzgebung könnte den Schutz ausweiten

Die EU-Hinweisgeberrichtlinie trat am 16. Dezember 2019 in Kraft. Innerhalb von zwei Jahren hätte die Bundesregierung eine nationale Gesetzgebung auf den Weg bringen sollen. Denn die Whistleblower-Richtlinie legt lediglich Mindeststandards fest, setzt auf die nationale Ausgestaltung der Mitgliedstaaten. Etwa bleibt es den jeweiligen Gesetzgebern überlassen, auch anonyme Meldungen von Verstößen zuzulassen. Noch fehlt die bundesdeutsche Gesetzgebung – allein es gibt einen Entwurf, den die alte Regierung im Frühjahr 2021 vorgelegt hatte, aber wegen diverser Unstimmigkeiten der Koalitionsparteien nicht mehr auf den Weg bringen konnte.

Hinweisgeberschutz im Koalitionsvertrag

Die neue Regierung hat das Thema bereits auf der Agenda, das vorgesehene Hinweisgeberschutzgesetz erwähnt sie ausdrücklich im Koalitionsvertrag: „Wir setzen die EU-Whistleblower-Richtlinie rechtssicher und praktikabel um. Whistleblowerinnen und Whistleblower müssen nicht nur bei der Meldung von Verstößen gegen EU-Recht vor rechtlichen Nachteilen geschützt sein, sondern auch von erheblichen Verstößen gegen Vorschriften oder sonstigem erheblichen Fehlverhalten, dessen Aufdeckung im besonderen öffentlichen Interesse liegt. Die Durchsetzbarkeit von Ansprüchen wegen Repressalien gegen den Schädiger wollen wir verbessern und prüfen dafür Beratungs- und finanzielle Unterstützungsangebote.“ heißt es auf Seite 111. Bundesjustizminister Marco Buschmann (FDP) hat bereits angekündigt, die Umsetzung rasch in Angriff zu nehmen. Anwältin Biecker geht davon aus, dass die Regierung die Richtlinie auf strafrechtlich relevante Verstöße oder Arbeitsschutzregeln ausdehnen wird. Dann wären etwa auch sexuelle Übergriffe, Schmiergeldzahlungen oder andere Vergehen, die strafrechtlich belangt werden können, inbegriffen.

Ecovis-Rechtsanwalt Axel Keller aus Rostock rät: „Unternehmen sollten die Zeit zur Vorbereitung schon jetzt nutzen.“ Und er fügt hinzu: „Für unsere Mandanten ist es besonders wichtig, dass sie von Missständen zuerst hören. Und das geht nur, wenn sie in ihren Unternehmen eigene Hinweisgeberstellen einrichten, die Hinweisgeber dann tatsächlich auch geschützt sind und keine Sanktionen fürchten müssen“, erläutert Keller.

Anwältin Biecker fügt hinzu: „Unternehmen steht es bereits heute offen, den Einsatzbereich ihrer Hinweisgeber-Systeme über gesetzliche Pflichten hinaus zu erstrecken, sodass Mitarbeitern die Meldung jeglicher Missstände ermöglicht wird.“ Dies könnten etwa auch Verstöße gegen einen betriebsinternen Verhaltenskodex oder gegen ethische und moralische Grundsätze sein.

Anonymität erhöht die Mitteilungsbereitschaft von Hinweisgebern

Von Rüden macht darauf aufmerksam, dass laut EU-Richtlinie aktuell keine Anonymität des Hinweisgebers gefordert ist. Er hält sie dennoch – unabhängig von einer rechtlichen Verpflichtung – für zu bevorzugen. „Die Bereitschaft, anonym Hinweise zu geben, ist deutlich höher“, ist er sich sicher. Von Rüden hält es zudem für möglich, dass der Gesetzgeber die Möglichkeit der anonymen Meldung einfordern wird. Wird der deutsche Hinweisgeberschutz Sanktionen beinhalten? Von Rüden kommentiert: „Der Gesetzentwurf spricht von Bußgeldern bis zu 100.000 Euro, die zum Tragen kommen könnten.“ Letztlich regelten dann die Länder die Zuständigkeiten und ob eine Ordnungswidrigkeit durch einen Verstoß vorliege. Auch könnten Hinweisgeber Schadenersatz- und Schmerzensgeldansprüche gegen Unternehmen und Behörden geltend machen, wenn keine Kanäle eingerichtet wurden.

Wer kümmert sich im Betrieb um die Whistleblower?

„Die Hinweisgeberstelle ist zwar intern im Unternehmen zur Verfügung zu stellen, es spricht allerdings nichts dagegen, solche Meldekanäle von externen Dienstleistern betreuen zu lassen“, sagt von Rüden: „Es ist möglich, die Bearbeitung von Hinweisen an einen externen Ombudsmann auszulagern oder IT-Systeme zu lizenzieren und auf den individuellen Bedarf zu konfigurieren.“ Anwälte seien als Ombudspersonen geeignet, da sie zu Vertraulichkeit und Unabhängigkeit verpflichtet sind. Von Rüden rät Unternehmern die Übertragung der Aufgaben auf eine interne Vertrauensperson zu überdenken: „Sie häuft viel Wissen an, das macht es schwieriger, sich von ihr zu trennen“, gibt er zu bedenken.

Whistleblower: Vorteil von IT-Lösungen

Mit IT- Lösungen seien Unternehmer in der Lage, ein digitales, datenschutzkonformes Meldesystem einzurichten, um den gesetzlichen Vorgaben zu genügen. Noerr-Anwältin Biecker betont: „Technische Lösungen sind auch gut geeignet für kleine und mittlere Unternehmen.“ IT-Lösungen böten den Vorteil automatisierter Prozesse und erleichterten das Procedere. „Die Kosten für kleine und mittelständische Unternehmen bleiben dabei überschaubar“, sagt von Rüden, dessen Kanzlei selbst eine Software entwickelt hat. Die Lösung seiner Kanzlei etwa kostet 69 Euro im Monat, wird der Compliance-Manager hinzugebucht, beträgt die monatliche Rate 149 Euro. Der Datenschutz spiele natürlich eine große Rolle, könnte aber zu hundert Prozent sichergestellt werden. Auch die Anonymität kann durch Legal-Tech-Formate laut von Rüden bereits vollumfänglich gewährleistet werden: „Die Software anonymisiert die IP-Adresse des Hinweisgebers, über einen Code kann der Whistleblower unerkannt mit dem Fallbearbeiter kommunizieren.“

Hinweisgeberschutz in Zeiten des Fachkräftemangels werbewirksam einsetzen

Auf die Frage, ob so eine „Überwachungsbürokratie“ in der aktuellen gesellschaftlichen Gemengelage nicht auch kritisch zu sehen ist, wiegelt von Rüden ab: „So ein Hinweisgeberschutzsystem im Unternehmen lässt sich werbewirksam einsetzen, gerade in Zeiten des Fachkräftemangels.“ Es gäbe den Anlass, die Betriebsverfassung klar zu fassen und eine Umsetzung zu garantieren. Und ist sie erst einmal erstellt und das Hinweisgebersystem installiert, müsse man sich nicht mehr als notwendig damit beschäftigen. Von Rüden betont: „Das Geschehen bleibt in der Hand des Chefs, es lässt sich womöglich filtern, was nach außen geht.“ Es sei denn es handele sich um eine Straftat, die natürlich anzuzeigen ist.