Günstiges Leasing E-Bikes: So sichern Sie sich attraktive Diensträder über steuerliche Subventionen

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Das Dienstrad-Leasing hält auch in immer mehr Handwerksbetrieben Einzug. Denn die steuerlichen Subventionen ­bringen Vorteile für Arbeitgeber und -nehmer. Insbesondere E-Bikes könnten dadurch kaum günstiger sein – und lassen die Mitarbeiter zum Lenker greifen.

Von Annemarie Schneider

Firmenfahrräder sind nach dem Auto inzwischen das zweithäufigste Mobilitätsangebot in Unternehmen, die ihren Mitarbeitern alternative Formen zur Fortbewegung bieten. Rund 80 Prozent von ihnen gewähren gemäß einer aktuellen Dataforce-­Umfrage die Möglichkeit, Fahrräder zu leasen. Typisches Dienstrad ist das E-Bike.

„E-Bikes – was sonst!“ So könnte auch der Slogan bei Busch Fassaden und Raumgestaltung lauten, wenn es bei den Mitarbeitern um die Bestellung ihres Dienst­rades geht. Seit der Handwerks­betrieb mit dem Bike-Leasing Mitte 2020 startete, orderten die Mitarbeiter über den Arbeitgeber ausschließlich Fahrräder mit Akku. Und das, obwohl traditionelle Modelle nicht ausgeschlossen sind. „Zum einen machen die E-Bikes am meisten Spaß und wir haben im Landkreis Osnabrück doch einige Anhöhen zu überwinden. Zum anderen kommt niemand so günstig an die batterieunterstützten Typen wie über das Unternehmen“, begründet Geschäfts­führer Maik Busch die Nachfrage. Aktuell zählt er 22 Stück bei 13 Nutzern.Was er feststellt: „Jüngere bevorzugen Mountainbikes. Ansonsten haben wir viele Trekking- und City Bikes.“ Bei der Entscheidung für ein Rad richten sich die Mitarbeiter vorwiegend nach den Marken der Händler vor Ort, weil Busch auf Regionalität setzt. Deren Shop soll maximal 20 Kilometer von den eigenen Standorten in Melle und Osnabrück entfernt sein.

Mit Arbeitgeber-ID zum Dienstrad

Die Händler sind auch die erste Anlaufstation, wenn sich ein Berechtigter beraten oder ein Dienstrad holen will. Ist die Entscheidung gefallen, wendet er sich an die Personalabteilung bei Busch. Dort nennt ihm die Ansprechpartnerin die Arbeitgebernummer, unter der die Firma beim Dienstrad-Anbieter Business Bike als Kunde registriert ist. Damit geht der Mitarbeiter zum Händler, der unter dieser Nummer die Order beim Dienstleister anstößt.

Busch hört dann wieder von Business Bike, um die Bestellung zu prüfen und freizugeben. „Unsere Verantwortliche loggt sich dazu ins Fahrrad-Leasing-Portal ein, trägt noch den Arbeitgeberzuschuss ein und bestätigt den Vorgang. Das dauert nur etwa zehn Minuten“, betont Busch. Bereits vor Start des Bike-Leasings hatte er darauf geachtet, dass die Abwicklung intern wenig Aufwand verursacht. Was ihm bei der Wahl des Anbieters auch wichtig war: Die Händler mussten bereits Vertragspartner sein, auch hörte er auf Empfehlungen von anderen Firmen.

Liefertermine und andere konkrete Schritte regeln die Händler direkt mit den Mitarbeitern. Ist das E-Bike übergeben, wird nach Beobachtungen von Busch eifrig in die Pedale getreten. Für manche ist das Radeln zum neuen Hobby geworden. „Es hat den Teamgeist gestärkt, da einige inzwischen gemeinsam Ausflüge unternehmen und in den Fahrradurlaub fahren“, sagt Busch. Zudem nutzt er das Angebot beim Werben um neue Fachkräfte: „Wir erwähnen auch in den Recruiting-Gesprächen das Dienstrad-Leasing als eines unserer vielen Angebote für Mitarbeiter.“

Damit das Modell für alle Beteiligten so interessant wie möglich ist, hat es Busch in Absprache mit seinem Steuer­berater aufgesetzt: Prinzipiell handelt es sich um eine Gehaltsumwandlung, bei der ein Teil des Bruttogehalts für die Leasing­rate plus Versicherung und jährlichen Service verwendet wird. Busch ist als Arbeitgeber der Leasingnehmer über die Vertragslaufzeit von 36 Monaten, der den Betrag abführt und dazu einen Zuschuss von 30 Euro monatlich zahlt. Den Arbeitnehmern entsteht ein geldwerter Vorteil, der auf das Bruttogehalt addiert wird und monatlich mit einem Prozent auf ein Viertel des Bruttolistenpreises zu Buche schlägt.

Eine Höchstgrenze beim Neuwert hat Busch nicht eingezogen. Die bisher teuerste Variante kostete rund 4.700 Euro brutto. „Bei 7.000 Euro wäre aber sicher auch bei mir Schluss“, so der Inhaber, der den seit 60 Jahren bestehenden Familienbetrieb in zweiter Generation führt. Pro Nutzer ist das Leasing von zwei Rädern erlaubt.

Faktoren bei der E-Bike-Wahl

Gemeinhin werden E-Bikes wie bei Busch als Diensträder zur Nutzung an den Mitarbeiter überlassen. Für Unternehmen gibt es aber auch die Option, rein betriebliche Radflotten zu betreiben, etwa für die Außendienstler oder – mit entsprechendem Equipment ausgestattet – als rollende Werkstatt für die Innenstadt. Bei den betrieblich genutzten E-Bikes muss allerdings in der Beschaffung oft die Quadratur des Kreises gelingen. So sollten die Räder für Menschen unterschiedlicher Köpergröße und unterschiedlichen Alters tauglich sein, was oftmals bei kleineren Flotten ein Problem darstellt. „In diesen Fällen kommen sogenannte Kompakt­räder mit 20-Zoll-Felgen zum Einsatz, die zumeist einen tiefen Einstieg und verstellbare Sattelstützen in Überlänge besitzen“, sagt Roman Bader. Der Chief Operation Officer (COO) bei Bicicli fügt hinzu: „Die Hersteller von Kompakt­rädern haben zumeist eine Vielzahl nützlicher Zubehöre wie etwa Gepäckträger, Taschen, Schwerlastständer und verschließbare Euroboxen im Programm, durch die sich die Bikes an den betrieb­lichen Nutzungszweck anpassen lassen.“

Im Gegensatz dazu sind beim Dienstrad-Leasing die Wünsche des Nutzers entscheidend. Gleichwohl rät Bader, Faktoren wie Körpergröße und -gewicht, Einsatzzweck oder Streckenprofile bei der Auswahl einzubeziehen. „Wird das E-Bike beispielsweise in der flachen Berliner Innenstadt nur für kürzere Wege eingesetzt, raten wir in der Regel zu einem leichten E-Bike mit Hinterradmotor oder bei intermodaler Nutzung auch zu einem E-Faltrad.“ Sind längere Strecken mit einem höheren Anteil an unbefestigten Wegen samt Steigungen zu absolvieren, ist nach seiner Erfahrung das Interesse an City-, Trekking- oder SUV-Bikes mit stärkerem Mittelmotor groß. Die Antriebsart steht somit immer bei der Beschaffung im Fokus.

Benefit für Mitarbeiter

Neben den technischen Features von E-Bikes hat die steuerliche Subventionierung das Firmenrad als Benefit-Instrument etabliert. Grund­lage dafür: Das Dienstwagenprivileg wurde auf vom Arbeitgeber geleaste Fahrräder erweitert, weshalb diese analog der Pauschalierungsmethode für Kfz nach der Ein-Prozent-Regel zu behandeln sind. Zugleich wurde für E-Bikes & Co. die Bemessungsgrundlage zur Ermittlung des geldwerten Vorteils massiv abgesenkt. „Diese beläuft sich auf ein Viertel des Bruttolistenpreises (BLP)“, sagt Roland Wehl, Geschäftsführer der AMS Fuhrparkmanagement. „Obendrein spielt der Weg von Wohn- und Arbeitsstätte keine Rolle und wird nicht wie bei den Kfz zusätzlich jeden Kalendermonat mit 0,03 Prozent vom BLP für jeden Entfernungskilometer angesetzt.“ Der Spezialist für Mobilitätslösungen führt weiter aus: „Beim Firmenrad sind – ebenso wie beim Firmenwagen – die Nebenleistungen wie Wartung, Reparaturen und Versicherung mit dem pauschalierten Nutzungswert lohnsteuerlich abgegolten.“

Steuerlicher Rahmen

Generell hat der Unternehmer zwei Möglichkeiten, seine Mitarbeiter in den Genuss des Bike-Leasings kommen zu lassen: Entweder er übernimmt die Kosten komplett als Gehaltsextra oder die Überlassung geschieht mittels Entgeltumwandlung aus dem Bruttogehalt des Arbeitnehmers. „In erstem Fall beträgt der lohnsteuerliche Sachbezugswert für den Nutzer null Euro und ist für ihn daher steuerfrei, im zweiten monatlich rund 0,25 Prozent des BLP“, so Wehl.

Anhand einer Angebotskalkulation veranschaulicht er, wie sich die Entgeltumwandlung bei einem Bruttogehalt von 4.500 Euro auswirkt. Wenn einerseits aufgrund der Fahrradüberlassung 112 Euro vom Brutto-Entgelt abgezogen und andererseits ein geldwerter Vorteil in Höhe von zehn Euro (BLP des Firmenrads: 4.000 Euro) dem Brutto-Entgelt hinzugerechnet werden, sinkt das zu versteuernde und sozialversicherungspflichtige Einkommen von 4.500 auf 4.398 Euro. Dadurch verringert sich der Netto-Verdienst von 2.859 Euro auf 2.797 Euro. Das sind 62 Euro weniger. Der Arbeitnehmer kann also zu überschaubaren Kosten mit einem hochwertigen Firmenrad unterwegs sein. „Ungeachtet dessen muss der Arbeitgeber über die Leasinglaufzeit für den ungekürzten Sachbezug, also auf die ein Prozent vom BLP, was 40 Euro pro Monat entspricht, die volle Umsatzsteuer abführen“, so Wehl. Das sind Betriebsausgaben, die für den Arbeitgeber happig sein können. Bei 100 Firmenrädern mit einem BLP in Höhe von 4.000 Euro pro Rad summiert sich das auf einen Betrag von fast 7.700 Euro pro Jahr.

Restwerte verführen zum Kauf

Zum Vertragsende lockt ein weiterer Anreiz, wenn der Leasinggeber dem Arbeitnehmer das Firmenrad zum Kauf anbietet. Liegt der Kaufpreis unter dem Marktwert, kann der Leasinggeber die Differenz auf eigene Kosten gemäß § 37 b Einkommensteuergesetz pauschal versteuern. „Wenn der Leasinggeber den Preisvorteil pauschal versteuert, muss der Arbeitnehmer diesen nicht individuell lohnversteuern und in der Sozialversicherung verbeitragen“, erläutert Wehl. Der Preisvorteil ist beträchtlich, da die Leasinganbieter die Fahrräder am Ende der Leasingdauer in der Regel zu einem Kaufpreis offerieren, der zwischen 15 und 18 Prozent des BLP liegt. Der durchschnittliche Zeitwert der Fahrräder ist jedoch deutlich höher. Deshalb lohnt sich der Kauf des Fahrrads auch für einen Arbeitnehmer, der das Rad nicht behalten will. Denn bei einem Weiterverkauf ist der Mehrerlös für ihn steuerfrei.

Motivationsschub fürs Team

Wie günstig das Angebot ist, zeigt sich auch bei Busch Fassaden und Raum­gestaltung. Dort sind vom ersten Schwung der Leasing­rückläufer im Sommer dieses Jahres die meisten ins Eigentum der bisherigen Nutzer gegangen. Sieben der elf haben wieder ein neues geleast. Zugleich ist der Durchschnittspreis von 3.500 Euro über alle E-Bikes auf 4.200 Euro gestiegen. „Die Zufriedenheit der Kollegen motiviert inzwischen ebenfalls die eher Skeptischen, sich mit dem Dienstrad-­Leasing zu beschäftigen“, sagt der Unternehmer. Zwei Neuzugänge gesellen sich daher in Kürze zum User-Kreis. Bis Ende des Jahres rechnet Busch mit weiteren fünf. Zwei Drittel der insgesamt rund 30 Zugangsberechtigten hätte er dann schon mit dem Angebot erreicht.