Betriebsferien machen, ohne Kunden zu verlieren

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Sommer und Urlaub

Wer im Sommer den Betrieb für eine kurze Zeit dicht machen will, riskiert im schlimmsten Fall den Verlust von Aufträgen oder gar Kunden. Wie sie eine betriebsfreie Zeit so optimal wie möglich überbrücken können.

Bei einem Betriebsurlaub sollten Kunden rechtzeitig informiert werden. – © Markus Bormann – Fotolia.com

Handwerksunternehmer informieren ihre Kunden am besten schon frühzeitig über einen bevorstehenden Betriebsurlaub. So können diese selbst entscheiden, ob sie eine anstehende Anfrage noch vor oder lieber nach dem Betriebsurlaub stellen. Betriebe sollten vermeiden, dass Besucher unverhofft vor verschlossenen Türen stehen. Obligatorisch ist ein Aushang an der Ladentür, darüber hinaus helfen Anzeigen in Tageszeitung, Anzeigenblättern oder dem örtlichen Amtsblatt. Bestandskunden werden über eine Ankündigung in einem E-Mail-Newsletter erreicht.

Am letzten Tag vor dem Betriebsurlaub sollte der Anrufbeantworter mit einem netten Text versehen werden. Dieser informiert darüber, wann der Anrufer mit einem Rückruf rechnen kann. Gleiches gilt sinngemäß für die E-Mail-Kommunikation: Eine automatische Abwesenheitsnotiz mit entsprechendem Hinweis ist schnell eingerichtet.

Über persönliche Vertretungsregelung nachdenken

Wer während des Betriebsurlaubs Kunden persönlich begrüßen möchte, kann auf einen der zahlreichen Büro- und Sekretariatsdienste zurückgreifen. Diese nehmen Telefonate im Auftrag von Unternehmen entgegen. Als sinnvoll erweist sich zudem, eine Person seines Vertrauens zu bitten, hin und wieder in den Betriebsräumen nach dem Rechten zu schauen und bei längerer Abwesenheit wichtig erscheinende Eingangspost zu sichten und falls erforderlich weiterzuleiten.

Tipp: Eine weitere Gestaltungsmöglichkeit ist eine Vertretungsregelung für Notfälle. Haben Sie einen befreundeten Handwerkskollegen, mit dem Sie eine gegenseitige Urlaubsvertretung vereinbaren könnten? Mit einer Vertretungsempfehlung unterstützen Sie Ihre Stammkunden bei Notfällen oder dringenden Anfragen und vermeiden, dass sie sich unkontrolliert an ein fremdes Unternehmen wenden und abwandern. Mit einer Übergabe nach Ihrem Urlaub und einem kurzen Anruf bei Ihrem Kunden mit der Frage, ob denn alles geklappt hat, stellen Sie den Kontakt wieder her. Dieses Modell erfordert zwar eine hohe Vertrauensbasis auf beiden Seiten, vermeidet aber, dass ein Kunde unkontrolliert abwandert.