Vereinfachte Abschreibung: Wie Chefs bei Betriebsausgaben clever Steuern sparen

Handwerkschefs, die in neue digitale Technik investieren, schreiben Aufwendungen für Laptop, Drucker & Co. sofort vollständig ab – ohne Kostendeckel. Aber das ist nicht alles. Ralf Seelmann, Glasermeister in Braunschweig: "Wenn PC und Drucker ihre Dienste nicht mehr tun, investiere ich lieber in moderne Technik." Upcycling ist eine Spezialität von Ralf Seelmann, seit 1996 Glasermeister, aus Braunschweig. „Mich begeistert, aus alten, teils nutzlosen Teilen neuwertige Produkte zu fertigen – zum Beispiel einen alten Tisch mit einer besonderen Glasplatte aufzuwerten oder aus Stahlkonstruktionen Lampen und Leuchten zu kreieren.“ Seelmann übt seinen Job mit Leib und Seele aus. „Soulman“ steht passend dazu auf seinem Firmenwagen. Zu seinen Kunden gehören vor allem Unternehmen, für die er Glaskonstruktionen für Geschäfts- und Betriebsräume fertigt. Auch wenn Seelmann eine Leidenschaft für das Umwandeln und Aufwerten hat, verzichtet er bei IT-Technik, die in die Jahre gekommen ist, aufs Reparieren. „Wenn PC, Drucker und Smartphone ihren Dienst nicht mehr tun, investiere ich lieber in moderne Technik.“ Die nächsten Anschaffungen für seinen Betrieb stehen bereits fest: ein Tablet mit der passenden Software, um das Aufmaß beim Kunden vor Ort optimal erstellen zu können. Seine geplante digitale Ausstattung kann sich der Glasermeister vom Fiskus sponsern lassen. Denn Firmenchefs können die Kosten für digitale Wirtschaftsgüter wie Laptop, Drucker und Co. sofort vollständig im Jahr der Anschaffung steuerlich abschreiben. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hatte 2021 die Abschreibungsregeln vereinfacht. „Unternehmer müssen die Kosten nicht über mehrere Jahre verteilt abschreiben, wenn sie jetzt ihre Mitarbeiter fürs Homeoffice ausstatten. Chefs haben sofort einen Steuerspareffekt ohne Kostendeckel“, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Magdalena Glück in Dingolfing. Die Mitarbeiter dürfen den vom Arbeitgeber bereitgestellten Laptop sogar privat nutzen. „Arbeitnehmer müssen das nicht als Arbeitslohn versteuern“, sagt Glück. Begünstigt sind Anschaffungen wie Laptop, Computer, Work- und Dockingstations, Scanner und Drucker, Digitalkamera, Mikrofon, Beamer und Headset für den Einsatz im Betrieb und im Homeoffice. Die einjährige Nutzungsdauer gilt für alle im BMF-Schreiben aufgelisteten Wirtschaftsgüter. Die Sofortabschreibung ist aber nicht verpflichtend. Alternativ kann für digitale Wirtschaftsgüter auch die lineare Abschreibung über drei Jahre genutzt werden. Welche Variante sich für das eigene Unternehmen lohnt, klären Firmenchefs am besten mit ihrem Steuerberater. Richtig schenken und feiern Präsente aus persönlichem Anlass für Geschäftsfreunde können Unternehmer bis zu einem Betrag von 50 Euro als Betriebsausgaben geltend machen. Was ein persönlicher Anlass ist, wird immer noch häufig missverstanden, weiß Karsten Schmidt, Steuerexperte des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV), in Erfurt: „Hochzeit, Nachwuchs und Geburtstag sind persönliche Anlässe , Weihnachten aber nicht.“ Apropos Weihnachten: Warum nicht als Dankeschön und Motivationsschub für die Mitarbeiter ein Betriebsfest planen? „Mit so einem Event optimieren Sie Ihre Betriebsausgaben, machen gleichzeitig Ihrer Belegschaft eine Freude und stärken die Mitarbeiterbindung“, empfiehlt Schmidt. Aufwendungen in Höhe von bis zu 110 Euro je Betriebsfeier und „teilnehmendem“ Mitarbeiter sind steuerfrei. Achtung, den Steuerbonus gibt es nur für Mitarbeiter, die bei dem Fest tatsächlich anwesend sind. Auch Sachgeschenke an die Arbeitnehmer sind Betriebsausgaben, unterliegen aber als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer. „Es gibt Ausnahmen“, erläutert der DStV-Steuer¬experte. „Zuwendungen zählen dann nicht zum Arbeitslohn, wenn sie nicht in Form von Geld gezahlt werden, einen Wert von 50 Euro pro persönlichem Anlass nicht übersteigen oder anlässlich einer Betriebsfeier überreicht werden.“ In dem Fall gelten sie als Teil der Aufwendungen der Betriebsfeier und sind auf den Freibetrag von 110 Euro anzurechnen. Mit dem Dienstrad zum Betrieb Immer mehr Handwerkschefs stellen ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder – ob mit oder ohne Motor – zur Verfügung. Das rechnet sich für alle Beteiligten: Der Chef setzt Leasing- und Versicherungsraten als Betriebsausgaben ab. Für das Pendeln per Rad zur Arbeit machen Mitarbeiter jeden Arbeitstag 38 Cent pro Kilometer als Entfernungspauschale in ihrer Steuererklärung geltend. „Erhält der Mitarbeiter das Dienstrad zusätzlich zum Gehalt, bleibt es sogar steuer- und abgabenfrei“, sagt Schmidt. Erhält der Mitarbeiter das Dienstrad per Gehaltsumwandlung, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil – und auf die private Nutzung werden Steuern fällig. Grundsätzlich gilt laut Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. dafür die 1-Prozent-Regel – allerdings ist diese auf ein Viertel des Bruttolistenpreises reduziert, wenn das Rad erstmals in der Zeit vom 1. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2030 überlassen wird. Das heißt: Der Betrag, der sich aus den 0,25 Prozent des Bruttolistenpreises ergibt, wird wie Arbeitslohn behandelt und entsprechend versteuert. Der Firmenchef kann die Gehaltsumwandlung sowohl bei einem Kauf des Fahrrads als auch bei einem Leasing anwenden. Auf die Zuordnung kommt es an Betriebseinnahmen und -ausgaben werden in dem Kalenderjahr steuerlich berücksichtigt, in dem sie zu- bzw. abgeflossen sind. Das gilt für alle Betriebe, deren steuerpflichtiger Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird. Ausnahme sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen – wie Mieten, Zinsen, Telefonrechnungen und Versicherungsbeiträge –, die kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und beglichen werden. Diese sogenannte Zehn-Tage-Regel bezieht sich auf den Zeitraum vom 22. Dezember bis zum 10. Januar. Die wiederkehrenden Ausgaben sind in dem Jahr zu berücksichtigen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Beispiel: Die Werkstattmiete für Januar wird am 29. Dezember des Vorjahres fällig und abgebucht. Der Unternehmer darf die Miete aber erst im Folgejahr als Betriebsausgabe abziehen, auch wenn sie bereits vorher gezahlt worden ist. Für nichtbilanzierende Unternehmer gehören Umsatzsteuer-Vorauszahlungen zu regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben. Beispiel: Der Handwerker zahlt seine Umsatzsteuer für das vierte Quartal eines Jahres am 8. Januar des Folgejahres. Da die Zahlung wirtschaftlich zum Vorjahr gehört, muss der Abzug auch im Vorjahr erfolgen. Wer sie erst im Folgejahr als Betriebsausgabe ansetzt, riskiert die Streichung. Häufig ist dann ein Abzug für das Vorjahr nicht mehr möglich, weil bereits ein nicht mehr änderbarer Bescheid vorliegt.

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