IT, Hygiene, Geschenke und Mobilität Vereinfachte Abschreibungsregeln: Wie Chefs bei Betriebsausgaben clever Steuern sparen

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Ausstattung und Steuerstrategien

Handwerkschefs, die jetzt in neue digitale Technik investieren, schreiben Aufwendungen für Laptop, Drucker & Co. sofort vollständig ab – ohne Kostendeckel. Aber das ist nicht alles.

Ralf Seelmann, Glasermeister in Braunschweig
Ralf Seelmann, Glasermeister in Braunschweig: „Wenn PC und Drucker ihre Dienste nicht mehr tun, investiere ich lieber in moderne Technik.“ – © Franz Fender

Upcycling ist eine Spezialität von Ralf Seelmann, seit 1996 Glasermeister, aus Braunschweig. „Mich begeistert, aus alten, teils nutzlosen Teilen neuwertige Produkte zu fertigen – zum Beispiel einen alten Tisch mit einer besonderen Glasplatte aufzuwerten oder aus Stahlkonstruktionen Lampen und Leuchten zu kreieren.“ Seelmann übt seinen Job mit Leib und Seele aus. „Soulman“ steht passend dazu auf seinem Firmenwagen. Zu seinen Kunden gehören vor allem Unternehmen, für die er Glaskonstruktionen für Geschäfts- und Betriebsräume fertigt.

Auch wenn Seelmann eine Leidenschaft für das Umwandeln und Aufwerten hat, verzichtet er bei IT-Technik, die in die Jahre gekommen ist, aufs Reparieren. „Wenn PC, Drucker und Smartphone ihren Dienst nicht mehr tun, investiere ich lieber in moderne Technik.“ Die nächsten Anschaffungen für seinen Betrieb stehen bereits fest: ein Tablet mit der passenden Software, um das Aufmaß beim Kunden vor Ort optimal erstellen zu können. Seine geplante digitale Ausstattung kann sich der Glasermeister vom Fiskus sponsern lassen.

Denn Firmenchefs schreiben die Kosten für Laptop, Drucker und Co., die sie 2021 kaufen, in diesem Jahr komplett steuerlich ab. Das Bundesfinanzministerium (BMF) hat die Abschreibungsregeln vereinfacht. „Unternehmer müssen die Kosten nicht über mehrere Jahre verteilt abschreiben, wenn sie jetzt ihre Mitarbeiter fürs Homeoffice ausstatten. Chefs haben sofort einen Steuerspareffekt ohne Kostendeckel“, erklärt Ecovis-Steuerberaterin Magdalena Glück in Dingolfing.

Begünstigt sind Anschaffungen wie Laptop, Computer, Work- und Dockingstations, Scanner und Drucker, Digitalkamera, Mikrofon, Beamer und Headset für den Einsatz im Betrieb und im Homeoffice. Die einjährige Nutzungsdauer gilt für alle im BMF-Schreiben aufgelisteten Wirtschaftsgüter, die Firmenchefs seit dem 1. Januar 2021 gekauft haben oder dieses Jahr noch kaufen. „Auch im Anlageverzeichnis enthaltene Restbuchwerte von Computern, Druckern und Co., die in früheren Wirtschaftsjahren angeschafft und deren Kosten deshalb verteilt wurden, lassen sich in 2021 vollständig abschreiben“, so die Steuerberaterin. Die Mitarbeiter dürfen den vom Arbeitgeber bereitgestellten Laptop sogar privat nutzen. „Arbeitnehmer müssen das nicht als Arbeitslohn versteuern“, sagt Glück.

Auf die Befestigung kommt es an

Vielen Betrieben entstanden auch durch die Coronapandemie zusätzliche Kosten. Es gilt, die geltenden Hygiene- und Schutzvorschriften einzuhalten. Kauft ein Firmenchef FFP2-Masken oder Schnelltests für seine Mitarbeiter, kann er die Kosten als Betriebsausgaben abziehen.

Plexiglasscheiben abschreiben

Das gilt auch für die Installation von Plexiglasscheiben, zum Beispiel an Informationsschaltern oder Kassen. Wie die Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden, hängt von der Art der Montage der Schutzscheiben ab. Die Kosten für fest installierte Schutzscheiben, die verschraubt oder mit Silikon verklebt wurden, können Unternehmer als Betriebsausgaben geltend machen. Denn hier handelt es sich nicht um nachträglich für die Geschäftseinrichtung anfallende Herstellungskosten. „Frei herabhängende Scheiben, die an der Decke befestigt wurden, gelten dagegen als eigenständige Wirtschaftsgüter“ , erklärt Makselon. „Betragen die Anschaffungskosten pro Scheibe netto maximal 800 Euro, können sie als geringwertiges Wirtschaftsgut sofort als Betriebsausgaben abgezogen werden.“ Überschreiten die Kosten pro Scheibe diesen Betrag, akzeptiert das Finanzamt nur die Abschreibung über die gewöhn­liche Nutzungsdauer.

Richtig schenken und feiern

Präsente aus persönlichem Anlass für Geschäftsfreunde können Unternehmer bis zu einem Betrag von 60 Euro als Betriebsausgaben geltend machen. Was ein persönlicher Anlass ist, wird immer noch häufig missverstanden, weiß Karsten Schmidt, Steuerexperte des Deutschen Steuerberaterverbands (DStV), in Erfurt: „Hochzeit, Nachwuchs und Geburtstag sind persönliche Anlässe , Weihnachten aber nicht.“ Apropos Weihnachten: In den meisten Betrieben fielen Weihnachtsfeiern im vergangenen Jahr aus. Warum also nicht als Dankeschön und Motiva­tionsschub für die Mitarbeiter ein Betriebsfest im Sommer planen – sollte das wieder möglich sein. „Mit so einem Event optimieren Sie Ihre Betriebsausgaben, machen gleichzeitig Ihrer Belegschaft eine Freude und stärken die Mitarbeiterbindung“, empfiehlt Schmidt.

Aufwendungen in Höhe von bis zu 110 Euro je Betriebsfeier und „teilnehmendem“ Mitarbeiter sind steuerfrei. Achtung, den Steuerbonus gibt es nur für Mitarbeiter, die bei dem Fest tatsächlich anwesend sind. Auch Sachgeschenke an die Arbeitnehmer sind Betriebsausgaben, unterliegen aber als geldwerte Vorteile der Lohnsteuer. „Es gibt Ausnahmen“, erläutert der DStV-Steuer­experte. „Zuwendungen zählen dann nicht zum Arbeitslohn, wenn sie nicht in Form von Geld gezahlt werden, einen Wert von 60 Euro pro persönlichem Anlass nicht übersteigen oder anlässlich einer Betriebsfeier überreicht werden.“ In dem Fall gelten sie als Teil der Aufwendungen der Betriebsfeier und sind auf den Freibetrag von 110 Euro anzurechnen.

Mit dem Dienstrad zum Betrieb

Radfahren erlebte in der Coronapandemie einen Boom. Kein Wunder also, dass auch Handwerkschefs ihren Mitarbeitern Dienstfahrräder – ob mit oder ohne Motor – zur Verfügung stellen. Das rechnet sich für alle Beteiligten: Der Chef setzt Leasing- und Versicherungsraten als Betriebsausgaben ab. Für das Pendeln per Rad zur Arbeit machen Mitarbeiter jeden Arbeitstag 30 Cent pro Kilometer als Entfernungspauschale in ihrer Steuererklärung geltend. Ein Dienstrad per Gehaltsumwandlung ist seit dem 1. Januar 2020 nur noch mit 0,25 Prozent zu versteuern. „Erhält der Mitarbeiter das Dienstrad zusätzlich zum Gehalt, bleibt es sogar steuer- und abgabenfrei“, sagt Schmidt.

Auf die Zuordnung kommt es an

Betriebseinnahmen und -ausgaben werden in dem Kalenderjahr steuerlich berücksichtigt, in dem sie zu- bzw. abgeflossen sind. Das gilt für alle Betriebe, deren steuerpflichtiger Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt wird. Ausnahme sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen – wie Mieten, Zinsen, Telefonrechnungen und Versicherungsbeiträge –, die kurze Zeit vor oder nach dem Jahreswechsel fällig sind und beglichen werden. Diese sogenannte Zehn-Tage-Regel bezieht sich auf den Zeitraum vom 22. Dezember bis zum 10. Januar. Die wiederkehrenden Ausgaben sind in dem Jahr zu berücksichtigen, zu dem sie wirtschaftlich gehören. Beispiel: Die Werkstattmiete für Januar wird am 29. Dezember des Vorjahres fällig und abgebucht. Der Unternehmer darf die Miete aber erst im Folgejahr als Betriebsausgabe abziehen, auch wenn sie bereits vorher gezahlt worden ist.

Für nichtbilanzierende Unternehmer gehören Umsatzsteuer-Vorauszahlungen zu regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben. Beispiel: Der Hand­­werker zahlt seine Umsatzsteuer für das vierte Quartal eines Jahres am 8. Januar des Folgejahres. Da die Zahlung wirtschaftlich zum Vorjahr gehört, muss der Abzug auch im Vorjahr erfolgen. Wer sie erst im Folgejahr als Betriebsausgabe ansetzt, riskiert die Streichung. Häufig ist dann ein Abzug für das Vorjahr nicht mehr möglich, weil bereits ein nicht mehr änder-barer Bescheid vorliegt.

Beispiel: Wie Sie Laptop und PC jetzt korrekt abschreiben

Das Bundesfinanzministerium änderte die Abschreibungsregeln für Computertechnik. Während die Abschreibung bislang über mehrere Jahre erfolgte, können Handwerkerchefs die Kosten nun in einem Rutsch für 2021 geltend machen. Sehen Sie die Vorteile:

Laptop & Co. abschreiben – das galt bisher:

Ein Handwerksunternehmer hat im Februar 2018 für seine Mitarbeiter drei Laptops für je 1.500 Euro gekauft.
Die Laptops waren über drei Jahre verteilt monatsgenau abzuschreiben. Die anteilige Abschreibung je Laptop im Jahr 2018 beträgt für 11 Monate 458 Euro. Der Rechenweg: 1.500 Euro / 3 Jahre x 11/12. Für 2019 und 2020 beträgt die jährliche Abschreibung jeweils 500 Euro. Der Rechenweg: 1.500 Euro / 3 Jahre = 500 Euro. Für Januar 2021 bleiben noch 42 Euro restliche Abschreibung je Laptop.

Jahrbisherige Abschreibung für 3 LaptopsBetrag
20183 x (1.500 € / 3 Jahre x 11/12)1.374 €
20193 x (1.500 € / 3 Jahre x 12/12)1.500 €
20203 x (1.500 € / 3 Jahre x 12/12) 1.500 €
20213 x (1.500 € / 3 Jahre x 1/12) 126 €
Laptop & Co. abschreiben – das gilt jetzt:

Ein Handwerkschef kauft 2021 für seine Mitarbeiter drei Laptops für je 1.500 Euro. Wegen der neuen einjährigen Nutzungsdauer kann er die Kosten für die drei Laptops in Höhe von insgesamt 4.500 Euro (= 3 x 1.500 Euro) vollständig im Jahr der Anschaffung abschreiben. Er hat damit sofort einen Steuerspareffekt .