Auftragsabwicklung: So gehen Sie neue Aufträge professionell an

Neue Aufträge vereinbaren – Handwerksbetriebe sollten dies rechtlich korrekt einfädeln, um auf der sicheren Seite zu sein. Chefs lesen hier die wichtigsten Regeln für die Auftragsabwicklung auf einen Blick. Professionelle Auftragsabwicklung: Lassen Sie sich mündlich vereinbarte Aufträge im Nachgang schriftlich bestätigen – zum Beispiel per Mail. Für manche Handwerkskunden ist es gängige Praxis, dass sie Aufträge erteilen, die Arbeiten ausführen lassen – und dann mit vorgebrachten Mängelrügen um die Rechnung streiten. Wenn Handwerksbetriebe keine eindeutigen Vereinbarungen vom Angebot bis zur Bezahlung mit ihren Kunden treffen, kann das leicht zu Konflikten führen. Daher halten sich Betriebsinhaber bei der Auftragsvergabe an strikte Regeln. Auftragsabwicklung: Gesetzliche Vorgaben berücksichtigen Kristof Jantzer, Leiter des Fachbereichs Recht bei der Handwerkskammer Karlsruhe, rät: „Lassen Sie sich mündlich vereinbarte Aufträge im Nachgang durch ein schriftliches Angebot bestätigen. Es ist wichtig, dass sowohl das Angebot des Betriebs als auch die Bestätigung des Kunden schriftlich erfolgen, zum Beispiel per E-Mail.“ Dabei sollten Betriebe auch die gesetzlichen Vorgaben beachten, insbesondere im Hinblick auf Verbraucherschutz- und Widerrufsrechte. Rechtliche Beratungen hierzu bieten auch die Handwerkskammern an. Der optimale Ablauf für Handwerksbetriebe, um Aufträge zu gewinnen, Kunden zu binden und die vollständige Bezahlung zu sichern, folgt einem strengen Ablaufschema, das Handwerkschefs kennen müssen, um Ärger zu vermeiden. Angebot erstellen: Vorab mit den Kunden über die Rechnungs-Details sprechen Noch bevor der Kunde ein Angebot erhält, wenn sie Aufträge erteilt haben, sollten Chefs über alle Details sprechen: Welche Leistung erwartet der Auftraggeber zu welchem Preis? Bereits hier im Vorfeld sollte der zuständige Mitarbeiter im Betrieb Notizen zum Gespräch mit dem Kunden machen. Preis vereinbaren: So gestalten Chefs die Rechnung korrekt Beim Preis gibt es in der Praxis am häufigsten Streit, deshalb vereinbaren Sie den Preis idealerweise vorab. Diese vier Varianten stehen Betriebsinhabern dabei zur Auswahl: Stundenzettel. Der Preis wird nach tatsächlichem Material- und Zeitaufwand des Handwerkers berechnet. Die Zeit weist er mit Stundenzetteln nach, die der Kunde abgezeichnet hat. Einheitspreis. Vor allem im Bau- und Ausbaugewerbe wird ein Leistungsverzeichnis aufgestellt, das Mengenangaben und Einheitspreise enthält. Festpreis. Hier wird der Preis pauschal festgelegt. Spätere Abweichungen sind schwer möglich. Nur wenn auf Wunsch des Kunden die ausgeführte Leistung von der vertraglich vorgesehenen erheblich abweicht, muss sich der Handwerker nicht mehr an den Preis halten. Kostenvoranschlag. Dieser beruht auf einer fachmännischen Berechnung der voraussichtlich anfallenden Kosten bei der Vertragsanbahnung, er ist aber unverbindlich. Anders etwa als bei Einheits- oder Festpreis werden daher auf dieser Basis von vornherein Preissteigerungen zugelassen. Im Regelfall sind 10 bis 20 Prozent möglich, im Einzelfall können es auch bis zu 25 Prozent sein. Sobald solche Preissteigerungen absehbar sind, müssen diese dem Kunden mitgeteilt werden. Der Kunde kann dann „ja“ oder „nein“ sagen und hat ein Kündigungsrecht. BGB oder VOB: Welche Vertragsgrundlage Chefs bei der Auftragsabwicklung am besten wählen Im Bau- und Ausbaugewerbe bietet der Handwerker den Vertrag entweder nach den Regeln des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) oder nach den Vorgaben der VOB/B (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, Teil B) an. Seit der Reform des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) im Jahr 2002 sind die Regeln weitgehend angeglichen. Die Handwerkskammern empfehlen, bei Geschäften mit Privatkunden Verträge nach dem BGB abzuschließen. Das liegt auch daran, dass die VOB/B allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) sind, die Gerichte insbesondere bei Verbraucherverträgen immer wieder kritisch prüfen. Oft werden einzelne Regelungen dann für rechtswidrig erklärt. In besonders schwerwiegenden Fällen kann der gesamte Vertrag unwirksam sein. Die VOB/B gilt zwar insgesamt als ausgewogen, so dass Gerichte sie bei vollständiger Anwendung keiner weiteren Kontrolle unterziehen. Sobald jedoch der Betrieb bereits nur eine vertragliche Änderung gegenüber den Regelungen der VOB/B vornimmt, wird eine Beeinträchtigung dieses „Ausgewogenheitsverhältnisses“ angenommen - und der Weg in die AGB-Kontrolle ist eröffnet. Wer dennoch die VOB/B vereinbart, muss dem Privatkunden vor Vertragsschluss den VOB/B-Text aushändigen. Aufträge vereinbaren: Abschlagszahlungen korrekt festlegen Vor allem bei teurem Materialeinsatz und länger laufenden Aufträgen empfiehlt es sich, Abschlagszahlungen ins Angebot aufzunehmen. Wie schon früher nach VOB/B sind die in der Praxis kurz „AZ“ genannten Teilzahlungen seit Anfang 2009 auch im BGB-Vertrag möglich. So kann der Betrieb etwa bereits für von ihm erbrachte und nach dem Vertrag geschuldete Vorleistungen AZs verlangen. Das verbessert nicht nur die Liquidität des Handwerksbetriebes, sondern verringert auch das Risiko des Forderungsausfalls. Auftragsabwicklung nach Angebot: Werkvertrag bestätigen lassen Erteilt der Kunde aufgrund des Angebots dem Betrieb den Auftrag, ist der Werkvertrag geschlossen. Dies sollte der Betrieb unbedingt schriftlich festhalten. Am einfachsten geht das mit einer Bestätigung des Kunden auf dem Angebot, die er an den Betrieb – etwa per E-Mail – übermittelt. Kommt es bei der Auftragsabwicklung nachträglich noch zu Änderungen im Angebot, sollte der Betrieb unbedingt die angepasste Variante an den Kunden schicken und diese nochmals entsprechend bestätigen lassen. Kündigung: Bis dahin geleistete Arbeiten sind zahlungspflichtig Der Kunde kann den Werkvertrag bis zum Abschluss der Arbeiten jederzeit und ohne Angabe von Gründen kündigen. Allerdings muss er die bis dahin geleistete Arbeit bezahlen. Hinzu kommt der Aufwand, den der Handwerksbetrieb hat, wenn er seine Mitarbeiter nicht anderweitig einsetzen kann. In der Praxis sind hier nach BGB pauschal fünf Prozent des Teilpreises der Leistung zu berechnen. Das bedeutet etwa beim Auftrag über den Einbau von vier Türen zum Preis von 1000 Euro bei Kündigung nach Einbau der dritten Tür: 750 Euro plus fünf Prozent von 250 Euro, insgesamt also 762,50 Euro. Waren die Türen eine Sonderanfertigung für den Kunden, muss er auch den Materialpreis der vierten Tür übernehmen. Bedenken oder Mängel: Betriebe teilen sie dem Kunden immer schriftlich mit Hat ein Betrieb schon während der Arbeiten Einwände, etwa gegen die vorgesehene Art der Ausführung, gegen die Güte der vom Auftraggeber (Kunde oder anderer Betrieb) gelieferten Stoffe oder Bauteile oder gegen die (Vor-) Leistungen anderer Unternehmer, muss er diese dem Auftraggeber sofort mitteilen, damit sie behoben werden können. In VOB/B-Verträgen muss diese sogenannte Bedenkenmitteilung schriftlich abgefasst sein, aus Beweisgründen ist dies aber auch bei BGB-Verträgen zu empfehlen. Erst später vom Kunden gerügte Mängel sollte der Betrieb umgehend beseitigen, auch um dem Kunden keinen Vorwand für eine verspätete Zahlung zu liefern. Rechnung: Kombination aus Abschlagsrechnung und Schlussrechnung Bei der Abrechnung arbeitet der Betrieb am besten mit der Kombination aus Abschlagsrechnungen (siehe oben) und Schlussrechnung. Die Schlussrechnung erstellt der Handwerksbetrieb nach der Gesamtabnahme. Hier sind zwei Punkte besonders wichtig und daher häufiger Streitanlass: Zum einen müssen die Rechnungen „prüffähig“ sein. Das spielt vor allem am Bau eine Rolle und bedeutet, dass der Bauherr (oder der Architekt) alle Punkte in der Rechnung sowie im Werkvertrag vereinbart nachvollziehen kann. Zum anderen bedeutet es, dass alle Pflichtangaben in Rechnungen, die nach dem Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben sind, enthalten sein müssen. Ist das nicht der Fall, können Auftraggeber die Zahlung verweigern, bis die erforderlichen Angaben nachgeliefert werden. Unser Experte Kristof Jantzer Kristof Jantzer ist Leiter des Fachbereichs Recht bei der Handwerkskammer Karlsruhe. Dazu gehören neben der Leitung des Fachbereichs, der Rechtsberatung der Mitgliedsbetriebe und Beratung von Existenzgründern auch die Rechtsaufsicht über die der Handwerkskammer Karlsruhe angeschlossenen Kreishandwerkerschaften und Innungen. Jantzer hat in Würzburg studiert und in Baden-Baden sein Referendariat absolviert. Danach arbeitete er zunächst als Rechtsanwalt im allgemeinen Zivilrecht und geringfügig im Strafrecht. © HWK Karlsruhe

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