Betriebsfläche untervermieten: Spielregeln und Vertragskonstrukte

Wenn Sie Ihre Betriebsfläche untervermieten – ob Werkstatt oder Salon –, weil Sie sie nicht voll auslasten, können Sie Geld sparen. Das Modell funktioniert in der Praxis gut, wenn die Spielregeln geklärt sind und Vertragskonstrukte stimmen. Was Handwerkerinnen und Handwerker in Sachen Stuhlmiete und Co. wissen müssen. Manuela Fagner, Friseurmeisterin und Inhaberin des Friseursalons Schnittraum in München, hat ihre Betriebsfläche untervermieten können. Neben ihr steht ihr Stuhlmieter Friseurmeister Mathias Grossmann. An der Tür der Barer Straße 55 in der Münchner Maxvorstadt hängen zwei Schilder in unterschiedlichem Design: Salon Schnittraum und daneben Mathias Grossmann Hairstyling. Auch wer bei Google nach der Adresse sucht, wird doppelt fündig: ein Salon, zwei Firmennamen. Wenn es nach Friseurmeisterin Manuela Fagner geht, werden bald noch weitere Einträge hinzukommen. Denn Fagner, die den Schnittraum vor 24 Jahren gründete, ist Untervermieterin und in dieser Rolle ziemlich zufrieden. Sie hat erkannt, dass Betriebsfläche unterviermieten und damit sparen von Vorteil sein kann. Betriebsfläche untervermieten: Angebote im Kleinanzeigen-Portal „Stuhlmiete, Co-Working Innenstadt“ – unter Schlagwörtern wie diesen findet man für größere Städte in Deutschland etwa im Kleinanzeigen-Portal etliche Angebote. Auch bei der jeweiligen Friseurinnung kann man sich über solche Konzepte informieren und Kontakte knüpfen. „In unserem Handwerk hat das Co-Working stark zugenommen“, beobachtet Friseurmeisterin Fagner. „Gerade seit der Corona-Krise, als viele ihre Studios nicht mehr auslasten konnten.“ Bis vor Kurzem hatte Fagner vier Angestellte, heute beschäftigt sie nur noch einen festen Mitarbeiter. Die Fluktuation habe enorm zugenommen in den vergangenen Jahren und es sei schwierig geworden, zuverlässiges Personal zu finden. Dazu kämen lange oder häufige Krankheitsphasen, sagt Fagner. „All das drückt am Ende auf die Marge.“ Die Chefinnenrolle habe sie als immer anstrengender empfunden. Gleichzeitig liebt die Friseurmeisterin ihren Salon in guter Lage, hat ihn erst vor wenigen Jahren modernisiert – und zahlt mit 2.200 Euro im Monat eine für Münchner Verhältnisse moderate Warmmiete. Betriebsfläche untervermieten: Der neue Mieter muss zum Betrieb passen Also entschied sie sich im vergangenen Jahr dazu, ein Inserat in ihr Fenster zu hängen und nach einem selbstständigen Friseur zu suchen, der einen der leeren Stühle in ihrem Laden nutzen möchte. Sie entschied sich dazu, die Betriebsfläche unterzuvermieten. So kam sie ins Gespräch mit Mathias Grossmann. Er ist erfahrener Untermieter, hatte davor viele Jahre lang in einem anderen Salon einen Stuhl gemietet. „Ich wäre gern dort geblieben, so ein Umzug birgt ja immer die Sorge, dass die Kunden nicht mitziehen“, erläutert er. Doch der Salonbetreiber hatte sich einen riesigen Hund angeschafft – und der wirkte abschreckend auf Grossmanns Klientel. „Das wollte ich meinen Kunden nicht zumuten.“ Mit Fagner, sagt Grossmann, habe die Chemie gleich gestimmt. Die Pauschale von 1.000 Euro monatlich zahle er gern: „An einen eigenen Salon zu diesem Preis in dieser Lage ist nicht zu denken“, sagt Grossmann. Beide profitieren. Fagner ist nun auf der Suche nach weiteren Stuhlmietern. Betriebsfläche untervermieten: Raumüberschuss vermieten Die Idee ist simpel: Wer mehr Platz hat als benötigt, vermietet den Überschuss. Das kann ein einzelner Arbeitsplatz sein, aber auch eine halbe Werkstatt oder ein Maschinenpark. Hat etwa ein Schreiner in wirtschaftlich besseren Zeiten eine große Gewerbehalle mit teuren Maschinen aufgebaut, kann er sich diese mit weiteren Schreinerbetrieben teilen, wenn er sie allein kaum ausgelastet bekommt. Oder er vermietet Teile der Räumlichkeiten an ein anderes Gewerk. Solche flexiblen Lösungen – ob innerhalb oder zwischen den Gewerken – kommen mitunter allen Beteiligten finanziell zugute. Doch wer einfach so loslegt, riskiert seinen Mietvertrag, warnt Rechtsanwalt Jan Reilbach, der auf Miet- und Immobilienrecht spezialisiert ist. „Steht die Untervermietung nicht im Vertrag, ist sie im Zweifel nicht gestattet.“ Wer ohne Zustimmung untervermietet, muss schlimmstenfalls mit Abmahnung und fristloser Kündigung rechnen. Das ist insbesondere für jene Mieter heikel, die einen lang laufenden Mietvertrag zu günstigen Konditionen haben. Bei neuen Mietverträgen Untervermietung mitverhandeln Reilbachs Empfehlung: Wer einen neuen Gewerbemietvertrag schließt, sollte das Thema Untervermietung von Anfang an hineinverhandeln. Wer bereits Mieter ist, sollte das Gespräch mit dem Vermieter suchen, bevor er zur Tat schreitet. „In der Regel wird der Vermieter nicht querschießen“, sagt Reilbach. „Er könnte allerdings einen Zuschlag verlangen. Das wäre dann Verhandlungssache.“ Auch darf der Vermieter fordern, den potenziellen Untermieter erst einmal kennenzulernen. Wer Eigentümer seiner Betriebsstätte ist, hat es einfacher: Er muss niemanden um Erlaubnis fragen. Know-how Vertragsgestaltung Das ist vor der Untervermietung zu tun: Erlaubnis des Hauptvermieters einholen, am besten schriftlich. Bonität des Untermieters prüfen, bevor der Vertrag unterschrieben wird. Untermietvertrag aufsetzen, passend zum Hauptmietvertrag. Standardvorlagen eher meiden. In den Vertrag muss rein: Laufzeit, Kündigungsfristen und Minderungsrechte sind spiegelbildlich zum Hauptmietvertrag festzulegen, einschließlich Regelung für den Fall, dass dieser endet. Nutzungsrechte und Nutzungszeiten. Nebenkosten sind aufgeschlüsselt, zudem ist festgelegt, ob pauschal oder nach anteiligem Verbrauch abgerechnet wird. Haftung und Versicherung sind geregelt:Der Untermieter weist eine eigene Haftpflichtversicherung nach, der Mieter prüft seine eigene Haftpflicht Besonderheiten des Untermietergewerbes sind berücksichtigt, etwa bei Müllentsorgung; gibt es Sonderabfälle oder Ähnliches? Betriebsfläche untervermieten: Vertrag korrekt aufsetzen Hat der Vermieter sein Okay gegeben, geht es an den Untermietvertrag. Reilbach rät dringend davon ab, einfach ein Standardformular zu verwenden. Der Untermietvertrag muss möglichst spiegelbildlich zum Hauptmietvertrag gestaltet sein, insbesondere was Laufzeit, Kündigungsfristen und Minderungsrechte betrifft. Sonst ist Ärger programmiert: Kündigt der Hauptvermieter, muss auch der Untermieter raus. Weigert der sich, kann sich eine Räumungsklage ziehen. Eine Verfahrensdauer von einem Jahr und länger ist nicht ungewöhnlich. In dieser Zeit läuft der Schaden beim Hauptmieter auf. Darüber hinaus sollte der Vertrag alle praktischen Fragen des Alltags abdecken: Wer darf die Räume wann nutzen? Wer trägt welche Nebenkosten wie Strom, Wasser und Heizung? Wer ist für Reinigung und Instandhaltung zuständig? Was gilt bei Mängeln? Wie wird mit Verbrauchsmaterial umgegangen? Und was passiert, wenn der Untermieter ein Gewerbe betreibt, das besondere Anforderungen stellt, etwa an die Müllentsorgung? „Im Gewerbemietrecht geht die Vertragsfreiheit sehr weit“, erklärt Reilbach. „Das ist für Untervermieter ein Vorteil, die können hier dezidiert ihre Anforderungen hineinverhandeln.“ Haftungsfragen mitdenken Ebenfalls in den Vertrag gehört die Frage der Haftung. Denn der Hauptmieter haftet gegenüber dem Vermieter auch für Schäden, die der Untermieter verursacht. Brennt der Konditor am Wochenende den Ofen durch oder die Schreinerei fängt Feuer, wird der Vermieter sich an den Hauptmieter halten. „Das lässt sich mit einer entsprechenden Haftpflichtversicherung lösen“, sagt Reilbach. „Aber man muss vorher mit seiner Versicherung klären, was gilt, wenn der Untermieter einen Schaden verursacht.“ Fagner hat den Untermietvertrag mit einem befreundeten Anwalt gestaltet. Darin ist etwa festgelegt, dass Grossmann ausschließlich seine eigenen Produkte verwendet. Außerdem ist er zum Abschluss einer Haftpflichtversicherung verpflichtet. Auch die finanziellen Vereinbarungen sind vertraglich fixiert. Die monatliche Pauschale, die Grossmann zahlt, enthält Verbrauchsgüter wie Strom, Wasser, die anteilige Nutzung von Küche und Sanitärräumen sowie anteilig Kosten für die Putzkraft, die Fagner beschäftigt. Reilbach hält solche Pauschalmodelle für pragmatisch, weist aber darauf hin, dass die Vertragsgestaltung hier flexibel ist. Möglich ist auch eine Grundpauschale für den Arbeitsplatz, kombiniert mit einer verbrauchsabhängigen Abrechnung der Nebenkosten. Für den Untermieter kann die getrennte Abrechnung steuerlich attraktiv sein. „Die separat ausgewiesenen Verbrauchskosten kann er dann als Betriebsausgaben geltend machen“, führt Steuerberater Martin Neumann aus, der auf Handwerksbetriebe spezialisiert ist. Untervermietung des Stuhls: Steuerlich ein Hilfsgeschäft Generell gilt: Wer als Gewerbetreibender Teile seiner Betriebsstätte vermietet oder untervermietet, erzielt damit steuerlich ein sogenanntes Hilfsgeschäft. „Das sollte in der betriebswirtschaftlichen Auswertung als neutraler Ertrag vermerkt werden und nicht als Teil des Umsatzes“, sagt Neumann. Anders als bei der privaten Vermietung, wo Einnahmen als Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung in der Steuererklärung landen, läuft das im gewerblichen Bereich über die Betriebseinnahmen. Und die Umsatzsteuer spielt eine Rolle. „Werden grundsätzlich umsatzsteuerpflichtige Umsätze erzielt und erfolgt die Vermietung als Hilfsgeschäft, dann ist diese auch umsatzsteuerpflichtig“, erläutert Neumann. Das Gesetz für die Vermietung beweglicher Gegenstände (hier: Friseurstuhl) sehe keine Steuerbefreiung vor. Das gilt unabhängig davon, ob man Eigentümer der Betriebsstätte ist oder selbst Mieter. Werden neben der Fläche auch bewegliche Gegenstände mitvermietet, etwa Maschinen oder Werkzeug, fallen darauf ebenfalls 19 Prozent Umsatzsteuer an. Wichtig ist zudem: Der Untermieter braucht eine eigene Kasse und eine eigene Buchführung. Wer Trinkgelder einsammelt, sollte wissen: Steuerfrei sind sie nur für Arbeitnehmer. Weder Salonbetreiber noch selbstständiger Stuhlmieter können daran steuerfrei teilhaben. Vorsicht vor Scheinselbstständigkeit bei Untervermietung Es gibt bei Untermietern aus demselben Gewerk aber noch ein weiteres Risiko, das viele unterschätzen. „Die Rechtsprechung ist beim Thema Scheinselbstständigkeit in den letzten Jahren deutlich strenger geworden“, weiß Reilbach. Wer einen Untermieter aufnimmt, der faktisch in den eigenen Betrieb integriert ist, an dessen Öffnungszeiten gebunden ist, keine eigene Kundschaft hat und als einzige Betriebsmittel, wie im Fall eines Friseurs, Schere und Föhn besitzt, riskiert, dass die Rentenversicherung diesen als Arbeitnehmer einstuft. Die Folge: rückwirkende Nachforderung von Sozialversicherungsbeiträgen, und zwar vom Scheinarbeitgeber. „Unwissenheit schützt vor Strafe nicht“, betont Reilbach. Fagner und Grossmann haben das im Blick. Sie haben getrennte Kassen, jeweils eigene EC-Geräte, separate Web-Auftritte und Visitenkarten. Kommt Laufkundschaft in den Schnittraum und Fagner sowie ihr Mitarbeiter haben gerade keine Kapazität, wäre es problematisch, einfach an Grossmann zu verweisen. Das passiert in der Praxis aber nicht, versichert Fagner. Beide haben unterschiedliche Stammkundschaft und sind ohnehin meist dann im Salon, wenn ihre jeweiligen Kunden feste Termine gebucht haben. Bleibt noch die menschliche Seite. So praktisch das Modell ist, so sehr hängt das Gelingen an Dingen, die kein Vertrag regeln kann: Die Chemie muss stimmen. Fagner und Grossmann haben dafür bereits im Vorfeld ein paar informelle Regeln aufgesetzt. So wechseln sie sich zum Beispiel ab beim Waschen der Handtücher und beim Ausräumen des Geschirrspülers. Geknirscht hat es bisher noch nicht. Wie es wird, wenn demnächst weitere Stuhlmieter hinzukommen, wird sich dann zeigen. Checkliste: Gutes Miteinander Wer putzt, wer wann arbeitet, wer die Kaffeemaschine auffüllt: Diese Absprachen sollten vor dem ersten Arbeitstag des Untermieters feststehen. Nutzungszeiten festlegen:Wann darf der Untermieter die Räume betreten und nutzen? Gemeinschaftsbereiche und Geräte klar aufteilen:Was darf genutzt werden, wer ist für was zuständig? Reinigung regeln:Zuständigkeiten für einzelne Bereiche schriftlich festhalten. Verbrauchsmaterial abgrenzen:Was ist inklusive, was beschafft der Untermieter selbst? Regelmäßig das Gespräch suchen:Gerade wenn weitere Untermieter hinzukommen, wächst der Abstimmungsbedarf.

Scheinselbständigkeit ausschließen Betriebsfläche untervermieten: Spielregeln und Vertragskonstrukte

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