Sozialversicherungsprüfung: So bereiten sich Chefs auf die digitale Prüfung vor

Die Sozialversicherungsprüfung soll möglichst elektronisch erfolgen – zeitgemäß und effizient für die Beteiligten. Handwerksunternehmer müssen sich auf das neue Verfahren einstellen. Womit bei der nächsten Prüfung zu rechnen ist. Plus: Eine Checkliste "Vier-Jahres-Check" – Erfahren Sie, was genau für die Prüfer interessant ist. Jürgen Beil, Inhaber des Malerbetriebs Beil im oberbayerischen Erding bei München und Obermeister der Maler- und Lackierer-Innung Freising Erding. Digitalisierung ist beim Malerbetrieb Beil in Erding bei München alles andere als ein Fremdwort. Das Handwerksunternehmen arbeitet schon seit Langem mit einer führenden Branchensoftware. „Wir wickeln mit dieser auch die Lohnbuchhaltung ab“, erklärt Firmenchef und Obermeister der Innung Freising Erding Jürgen Beil. Das funktioniert reibungslos und vor allem korrekt. Jedenfalls bestätigte dies die letzte Betriebsprüfung der Sozialversicherung. Jeder Betrieb, der Mitarbeiter beschäftigt, kennt das Prozedere einer Sozialversicherungsprüfung. Im Turnus von vier Jahren nehmen sich die Betriebsprüfer der Deutschen Rentenversicherung sämtliche Lohnabrechnungen vor und checken, ob alle Sozialabgaben richtig berechnet und abgeführt wurden. Jürgen Beil musste in 20 Jahren nur einmal ein paar Euro nachzahlen, ansonsten hat er ohne Beanstandungen sämtliche Prüfungen gewuppt: „Früher kamen die Mitarbeiter der Deutschen Rentenversicherung zu uns in den Betrieb. Wir legten ihnen die jeweiligen Ordner der einzelnen Jahre vor, die zu prüfen waren. Und nach ein paar Tagen waren sie wieder weg.“ Bei der letzten Sozialversicherungsprüfung lief es anders. Der Malerbetrieb schickte die notwendigen Daten aus dem Lohnprogramm per Mausklick direkt zum Prüfer. „Das war viel effizienter für uns. Und der Betriebsprüfer hat sich gefreut. Wir seien eines der ersten kleineren Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern, die das neue elektronische Verfahren nutzen“, so Beil. Auch der Prüfbericht – ohne Nachzahlungen – wurde elektronisch übermittelt. „Damit war die Sache für uns komplett erledigt“, erklärt Beil. Ablauf der Prüfung So ist das jetzt üblich. Die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung – kurz euBP – ist seit 1. Januar 2025 verpflichtend. Die per Mausklick transferierten Daten durchlaufen bei der Deutschen Rentenversicherung im ersten Schritt ein spezielles Prüfprogramm. Anschließend wertet ein Mitarbeiter der Sozialversicherung die Ergebnisse aus. Der Bericht wird auf Wunsch der Firma im Format eines PDF-Dokuments als Rückantwort zum Abruf bereitgestellt. Bis Ende vergangenen Jahres war der digitale Weg freiwillig. Aber: „Auf Antrag des Arbeitgebers kann für Zeiträume bis zum 31. Dezember 2026 auf eine elektronische Übermittlung der prüfrelevanten Daten verzichtet werden. Der Antrag ist formlos und unter Angabe der Betriebsnummer an den Rentenversicherungsträger zu senden, der für die Betriebsprüfung zuständig ist“, so die Deutsche Rentenversicherung Bund. Die Prüfung vor Ort im Betrieb entfällt nicht zwangsläufig, sondern nur, wenn die elektronische Betriebsprüfung ausreicht. In jedem Fall werden die elektronisch übermittelten Daten gelöscht, sobald der Bescheid bestandskräftig geworden ist. Ein Tipp für jene, die sich anschaulich einen Überblick zu den Details der euBP verschaffen wollen: Auf der Seite der Deutschen Rentenversicherung Bund finden Interessierte eine ganze Reihe weiterer Informationen, beispielsweise die rechtlichen Grundlagen zur euBP sowie die Grundsätze, nach denen die Daten zu versenden sind. Außerdem gibt es unter drv-bund.de ein Video zu sehen, in dem das Wichtigste rund um die euBP erklärt wird. Keine Sorge: In der Regel funktioniert der Transfer ohne Probleme, wenn der Betrieb ein vernünftiges Lohnprogramm nutzt oder mit einem Steuerberater kooperiert. Elektronische Sozialversicherungsprüfung: Das müssen Chefs wissen Unternehmer sind aufgefordert, sich technisch auf den aktuellen Stand zu bringen. Viel Aufwand sollte mit der elektronischen Betriebsprüfung (euBP) nicht verbunden sein. Darum geht es:Die Rentenversicherung prüft bei den Arbeitgebern, ob sie ihre Meldepflichten und ihre sonstigen Pflichten nach dem Sozialgesetzbuch (SGB) ordnungsgemäß erfüllen. Konkret geht es um den Gesamtsozialversicherungsbeitrag – also die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung – und die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz. Insbesondere die Richtigkeit der Beitragszahlungen und der Meldungen wird gecheckt, so die Deutsche Rentenversicherung. So läuft die elektronische Betriebsprüfung ab:Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung konnten bis Ende 2024 freiwillig aus dem Entgeltabrechnungsprogramm elektronisch übermittelt werden. Seitdem ist dieser Weg verpflichtend, soweit der Handwerksunternehmer keine Befreiung beantragt hat. Was Unternehmer jetzt tun müssen:Ziel der euBP ist es, die Betriebsprüfung mit den Daten maschinell zu unterstützen und den Aufwand für alle Beteiligten zu verringern.Unternehmer sollten daher checken, dass mit ihrem eingesetzten Programm eine entsprechende Datenübermittlung erfolgen kann. Fakten zur Praxis:Die Deutsche Rentenversicherung hat im vergangenen Jahr schätzungsweise rund 771.000 Betriebsprüfungen mit mehr als 31 Millionen Beschäftigungsverhältnissen durchgeführt. Über drei Viertel der Prüfungen waren elektronisch unterstützte Betriebsprüfungen. Aktuell gibt es rund 70.000 Befreiungen von der euBP. Sozialversicherungsprüfung: Worauf achten Chefs inhaltlich? Soweit die Formalien. Weit relevanter dürfte für Handwerksunternehmer aber sein, was bei einer Sozialversicherungsprüfung inhaltlich passiert – welche Bereiche der Abrechnungen unter die Lupe genommen werden. Die jeweiligen Prüfschwerpunkte werden nicht bekannt gemacht. Aber ein Dauerproblem ist sicherlich die Scheinselbstständigkeit. Dazu entscheiden immer wieder die Gerichte, weil die Grenzen zur abhängigen und damit beitragspflichtigen Beschäftigung fließend sind. So fand eine neuere Entscheidung des Bundessozialgerichtes viel Beachtung (Aktenzeichen B 12 R 3/20 R). Es ging in dem Verfahren um eine Lehrerin der Musikschule Herrenberg. Sie hatte einen Honorarvertrag mit einigen Besonderheiten abgeschlossen. Zum Beispiel erhielt sie Geld auch dann, wenn Unterricht wegen eines Schülers ausgefallen war. War sie selbst verhindert, etwa wegen Krankheit, konnte sie die Stunden nacharbeiten. Die Räume und die Instrumente stellte die Schule. Vor allem aber war sie eingegliedert in einen Stundenplan. Für die Sozialversicherung handelte es sich unterm Strich um ein abhängiges Arbeitsverhältnis. Die Schule sollte Beiträge nachzahlen. Der Fall ging durch mehrere Instanzen. Am Ende bestätigte das Bundessozialgericht, dass die Lehrerin nicht selbstständig tätig war. „Das Urteil stellt insbesondere klar, dass sich die Frage einer abhängigen oder einer selbstständigen Beschäftigung daran entscheidet, wie die Gesamtkonstellation in der Praxis aussieht“, erklärt Volker Ettwig, Rechtsanwalt der Kanzlei Tsambikakis & Partner in Berlin. Ende vergangenen Jahres erklärte auch das Bundessozialgericht im Göttingen-Urteil (Aktenzeichen B 12 BA 3/23), dass es auf den Einzelfall ankommt. Vorsicht bei Subunternehmern und Soloselbstständigen Allgemein lässt sich aus den Verfahren ableiten, dass Handwerksbetriebe, die Subunternehmer beschäftigen, aufpassen müssen. „Wenn diese über Zeit, Dauer sowie Ort und Art ihrer Tätigkeit weisungsgebunden sind, geht die Sozialversicherung – egal, was im Vertrag vereinbart ist – regelmäßig von einer abhängigen Beschäftigung aus“, so Ettwig. Die Deutsche Rentenversicherung konkretisiert das: „Bei einer Beschäftigung in einem fremden Betrieb ist dies der Fall, wenn der Beschäftigte in den Betrieb eingegliedert ist und dabei einem Zeit, Dauer, Ort und Art der Ausführung umfassenden Weisungsrecht des Arbeitgebers unterliegt. Ob jemand abhängig beschäftigt oder selbstständig tätig ist, hängt davon ab, welche Merkmale überwiegen. Maßgebend ist stets das Gesamtbild der Arbeitsleistung. Weichen die Vereinbarungen von den tatsächlichen Verhältnissen ab, geben letztere den Ausschlag.“ Nochmals zur Abgrenzung: Selbstständige tragen ein unternehmerisches Risiko und gestalten ihre Arbeit eigenverantwortlich. Scheinselbstständigkeit kann für Unternehmer sehr teuer werden. In der Regel fallen Sozialversicherungsbeiträge rückwirkend für bis zu vier Jahre an. Wenn Vorsatz im Spiel ist, verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. Es kommen Säumniszuschläge hinzu.Nachzahlungen drohen überdies bei Fehlern rund um den Mindestlohn. „Handwerksunternehmer sollten prüfen, wie hoch er für die jeweilige Branche im Tarifvertrag ausgewiesen ist“, erklärt Rechtsanwalt Ettwig. Wer den Lohn pro Stunde zu niedrig ansetzt, muss auf Basis des eigentlich geschuldeten fiktiven Arbeitslohns Sozialversicherungsbeiträge nachlöhnen. Außerdem muss man wissen: „Wird der vorgeschriebene Mindestlohn unterschritten, handelt es sich möglicherweise um sogenanntes Vorenthalten von Arbeitsentgelt. Das ist bei Vorsatz eine Straftat“, warnt Ettwig. Sozialversicherungsprüfung: Die Krux mit den Minijobbern Scheinselbstständigkeit oder Mindestlohn sind Themen, die bei einer Betriebsprüfung regelmäßig auf den Tisch kommen. „Aktuell beobachten wir, dass die Sozialversicherungsträger auch häufiger nachfragen, wenn Unternehmer Minijobber beschäftigen“, meint Oliver Hubl, Partner der Kanzlei Hubl und Partner in Alfter bei Bonn. Zum Beispiel fordern die Prüfer die Nachweise dazu ein, wenn die geringfügig Beschäftigten nicht selbst in die Rentenkasse einzahlen wollen. Es wird akribisch gecheckt, dass die Befreiung fristgerecht erfolgt ist. Das Nachweisgesetz schreibt vor, dass innerhalb von vier Wochen sämtliche Vereinbarungen rund um das Arbeitsverhältnis dokumentiert sein müssen. Was noch ganz wichtig ist: „In den Verträgen mit geringfügig Beschäftigten auf 556-Euro-Basis sollte immer die wöchentliche Arbeitszeit vereinbart sein“, rät Hubl. Sonst geht die Rentenversicherung von einer 20-Stunden-Woche aus. Folge ist, das Arbeitsverhältnis ist voll sozialversicherungspflichtig. Auch die Sachbezüge stehen im Fokus einer Sozialversicherungsrüfung. „Bei einer Lohnoptimierung müssen Unternehmer immer aufpassen, dass die geltenden Regeln eingehalten werden“, weiß Hubl. Das betrifft beispielsweise die Reisekostenabrechnungen. Wurden etwa Frühstück oder Mittagessen richtig abgerechnet, wenn das Unternehmen die Mahlzeit bezahlt hat? Vier-Jahres-Check: So kommen Sie gut durch die Sozialversicherungsprüfung Die meisten Unternehmer arbeiten mit einem Abrechnungsprogramm. Viele kooperieren in der Lohnbuchhaltung mit dem Steuerberater. Das ist schon mal gut. Doch egal wie, man sollte wissen, was für die Prüfer interessant ist. Lohn- und Gehaltskonten der Mitarbeiter Dokumente rund um die Versicherungsfreiheit der Beschäftigten Die Arbeitsverträge der Beschäftigten Gegebenenfalls die Bruttolistenpreise der Firmenfahrzeuge Die Beiträge zur Künstlersozialabgabe beziehungsweise die Verträge mit Fotografen oder Textern. Daran müssen alle Handwerksunternehmer denken, die mehrfach im Jahr etwa einen Werbegrafiker, -texter oder einen Fotografen beauftragen. In den rund 720 Millionen Euro, die im vergangenen Jahr nachgefordert wurden, sind rund 21 Millionen Euro Künstlersozialabgabe enthalten. Beanstandungen der Lohnsteuerprüfung lösen in der Regel eine Prüfung der Rentenversicherung aus. Bescheide der Finanzbehörden aus Vorjahren sollten ebenso wie der Bericht der vergangenen Sozialversicherungsprüfung vorliegen. Bei der Frage, ob es sich um eine Scheinselbstständigkeit handelt oder nicht, geht es auch um den Inhalt des Vertrages. Aber die Prüfer ermitteln im Zweifel, wie das Arbeitsverhältnis in der Praxis aussieht. Sämtliche Anmeldungen zur Kranken- und Rentenversicherung, zur Arbeitslosenversicherung und Unfallkasse sollten parat sein. Liegen für sozialversicherungsfreie Beschäftigte wie etwa Studenten die Immatrikulationsbescheinigungen vor? Sind die vorgeschriebenen Arbeitstage für Aushilfen eingehalten und dokumentiert? Sind Entgeltumwandlungen zur betrieblichen Altersversorgung korrekt berechnet und beitragsfrei gestellt? Sind alle Regeln rund um die Lohnoptimierung eingehalten? Werden Minijobber und Aushilfen richtig abgerechnet?

Elektronische Betriebsprüfung Sozialversicherungsprüfung: So bereiten sich Chefs auf die digitale Prüfung vor

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