Kassennachschau: So lassen sich Chefs von den Kassenprüfern nicht überraschen

Unternehmer, die der Mitteilungspflicht ihrer elektronischen Kassen und Kassensysteme nicht nachkommen, riskieren eine unangekündigte Kassennachschau. Chefs bereiten sich daher auf die Kassennachschau gezielt vor. Noch wichtiger: Sie sollten ihre Rechte kennen. Ist der Prüfer zu einer Kassennachschau erschienen, sollte der Nachschau-Adressat sofort Kontakt zu seinem Fachanwalt aufnehmen. Der Bundesrechnungshof empfahl den Finanzbehörden der Ländern bereits Ende 2023, die Kontrolldichte und die Anzahl der Kassen-Nachschauen in bargeldintensiven Betrieben deutlich zu erhöhen. Handwerksbetriebe müssen daher auf der Hut sein. Idealerweise erarbeiten sie gemeinsam mit ihrem Steuerberater einen Ablaufplan für eine unangekündigte Kassen-Nachschau, auf die auch die Mitarbeiter im Fall des Falls zugreifen können. Warum ist die Kassennachschau so gefürchtet? Für eine Betriebsprüfung sieht die Abgabenordnung eine ganze Reihe von Regelungen vor, die dem Rechtsschutz von Steuerpflichtigen dienen, etwa die Anordnung der Prüfung in angemessener Zeit vor deren Beginn, die Nennung der Prüfer und des Ortes der Prüfung rechtzeitig vorher, die Verpflichtung der Prüfer, auch zugunsten des Steuerpflichtigen zu ermitteln, die Verpflichtung der Prüfer, den Steuerpflichtigen im Laufe der Prüfung über die festgestellten Sachverhalte und deren steuerliche Auswirkungen zu unterrichten, die obligatorische Schlussbesprechung, den obligatorischen Prüfungsbericht, die Möglichkeit einer verbindlichen Zusage im Anschluss an die Betriebsprüfung, eine Änderungssperre in Bezug auf Steuerbescheide, die nach der Betriebsprüfung erlassen wurden, etc. Auf die Kassennachschau sind diese Regelungen nicht anwendbar. Umso mehr gilt es, die wenigen Rechte, die den Steuerpflichtigen bei einer Nachschau verbleiben, zu wahren, sind sich Experten einig. Wie verhält sich ein Handwerker im Fall einer Kassennachschau professionell? Welche Rechte hat er, wenn der Prüfer an der Tür seines Betriebes steht? Bei einer Nachschau muss sich der Prüfer ausweisen, sie darf in der Regel nur während der branchenüblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten durchgeführt werden. Sofern das betreffende Unternehmen allerdings nachts oder auch nachts arbeitet, kann die Nachschau auch in der Nachtzeit erfolgen. Der Unternehmer, bei dem eine unangekündigte Nachschau stattfindet, hat das Recht, seinen Anwalt oder Steuerberater anzurufen. Eine Nachschau stellt einen mündlichen Verwaltungsakt (Paragraph 118 Abgabenordnung) dar. Der muss schriftlich bestätigt werden, wenn der Handwerker dies verlangt. Hat der Handwerker irgendwelche Handhaben gegen den Prüfer und die unangekündigte Kassennachschau? Der Handwerker könnte Einspruch erheben und die Aussetzung der Vollziehung beantragen. Beides kann an Ort und Stelle erfolgen. Wichtig ist außerdem zu wissen: Das Gesetz gibt dem Prüfer auch während einer Nachschau nicht das Recht, die Räumlichkeiten des Geprüften, oder einzelne Gegenstände in den Räumlichkeiten (etwa Aktenordner) zu durchsuchen. In der Regel wird er mit Einverständnis des Betriebsinhabers die Daten der elektronischen Registrierkasse oder der Computerkasse auslesen. Dazu reicht ihm der Handwerkschef einen Stick. Wichtig auch zu wissen: Der Prüfer darf nicht an das Bargeld. Welche Parameter holen die Finanzverwaltungen für eine Kassennachschau auf den Plan? Im Rahmen einer Nachschau – wie auch einer Betriebsprüfung – dürfen die Prüfer nur Verhältnisse prüfen, die für die Besteuerung erheblich sein können. Fehlt ein Bezug zur Besteuerung, sind eine Nachschau und eine Betriebsprüfung unzulässig. Es muss ein konkreter Aufklärungsbedarf bestehen, damit eine Nachschau erfolgen kann. Für eine Nachschau reicht es etwa aus, wenn nach allgemeinen Erfahrungen der Finanzverwaltung Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass ein steuerlich relevanter Sachverhalt vorliegen könnte. Aktuell könnte dies die nicht erfolgte Mitteilung der Kassen sein oder zum Beispiel, wenn bei einem Testkauf auffällt, dass der Kassenbon nicht die notwendigen Kennzeichnungen enthält. Wie konkret können Steuerberater und Anwalt helfen? Unternehmer können gemeinsam mit ihrem Steuerberater Vorkehrungen für die Kassennachschau treffen. Ist der Prüfer bereits zu einer Nachschau erschienen, könnte der Nachschau-Adressat Kontakt zu seinem Fachanwalt für Steuerrecht, Steuerberater, oder einem anderen Fachmann aufnehmen, der befugt ist, Hilfe in Steuersachen zu leisten. Dies empfiehlt sich vor allem, wenn Unsicherheiten auftreten. "Vieles kann dann schon in einem Telefonat geklärt werden," erklärt Dietrich Loll, Rechtsanwalt, Steuerberater und Geschäftsführer der ETL SteuerRecht GmbH Steuerberatungsgesellschaft in Berlin. "Idealerweise lassen sich Handwerker in dieser Situation nicht in unnötige Gespräche mit dem Prüfer verwickeln", ergänzt er. Denn der Prüfer sei bei einer Kassen-Nachschau angehalten, zur Betriebsprüfung überzugehen, sofern sich Anhaltspunkte für weitere Nachforschungen ergeben. Was leistet der Profi, den sich der Handwerker zur Seite holt? "Tatsächlich ist der Unternehmer in der Situation der Kassen-Nachschau nicht ohne Rechte", erklärt Dietrich Loll. Daher sei ein Steuerprofi oder Anwalt bei der Kassen-Nachschau eine gute Unterstützung. "Der Fachmann könnte zum Beispiel den Prüfer auffordern, die Nachschau schriftlich zu bestätigen", erklärt Loll. Er könne aber auch gegen die Kassen-Nachschau noch vor Ort einen Einspruch und den Antrag auf die Aussetzung der Vollziehung der Kassen-Nachschau stellen, um nur einige zu nennen. Bekommen Handwerksbetriebe nach der Kassennachschau einen Prüfbericht von der Steuerbehörde? Im Gegensatz zu einer Betriebsprüfung ist die Finanzverwaltung bei einer Nachschau nicht verpflichtet, einen Prüfungsbericht zu fertigen. Vielmehr finden sich die Ergebnisse der Nachschau in der Regel im Steuerbescheid wieder. Hält die Finanzverwaltung die Ergebnisse der Nachschau in einem Bericht fest, muss dieser nicht den Aufbau eines Betriebsprüfungsberichts haben. Die Finanzverwaltung kann sich hier auf eine kurze Darstellung wesentlicher Ergebnisse der Nachschau beschränken. Es ist eine Frage des Einzelfalls, ob gegen den Nachschau-Bericht Einwendungen erhoben, oder erst etwaige Steuerbescheide abgewartet werden. Was macht der Unternehmer mit dem Prüfungsbericht? Der Unternehmer würde den Prüfungsbericht seinem Steuerberater zeigen, der ihn genauestens prüfen wird. Was man wissen muss: Es ist davon auszugehen, dass die im Bericht festgehaltenen Nachschau-Ergebnisse (Feststellungen) in die späteren Steuerbescheide übernommen werden. Gut auch zu wissen: Ein Nachschau-Bericht, wie auch ein Betriebsprüfungsbericht, stellt lediglich ein Internum der Finanzverwaltung dar, das nicht mit förmlichen Rechtsbehelfen angefochten werden kann. Erst die nach einer Nachschau erlassenen Steuerbescheide stellen die Grundlage für ein Einspruchs- und AdV-Verfahrens (AdV steht für Aussetzung der Vollziehung) dar. Was kann passieren, wenn der Unternehmer sich nicht vorbereitet? Unterlagen, die der Prüfer sehen will, hat der Unternehmer eventuell nicht griffbereit. Die hektische Suche danach könnte dann womöglich in Chaos ausarten und den Prüfer zu Rückschlüssen verleiten. Können die angeforderten Unterlagen innerhalb einer angemessenen Zeit nicht vorgelegt werden, darf der Prüfer zur Betriebsprüfung übergehen. Der betroffene Unternehmer läuft eventuell Gefahr, im Irrglauben, der Dialog mit dem Prüfer werde die möglichen Verdachtsmomente schon ausräumen, zu viel zu erzählen. Fallen dem Prüfer Anhaltspunkte für nicht erklärte Einnahmen oder sonstige Steuerverkürzungen auf, kann der Prüfer zur Steuerfahndungsprüfung übergehen und Unterlagen des betroffenen Unternehmers beschlagnahmen. Das Eröffnen des Steuerstrafverfahrens gegen den Unternehmer wäre die Folge. Weigert sich der Unternehmer bestimmte Unterlagen vorzulegen, kann der Prüfer gegen den Unternehmer Zwangsmittel (Zwangsgeld oder unmittelbaren Zwang) androhen und festsetzen. Sollte das Zwangsgeld nicht zum Erfolg führen, kommt auch unmittelbarer Zwang, etwa die Wegnahme von Unterlagen des Betriebsinhabers auch ohne dessen Einverständnis, in Betracht. "Insofern lohnt es sich, gut vorbereitet zu sein", rät Steuerberater Loll.

Know-how für die Kassenprüfung Kassennachschau: So lassen sich Chefs von den Kassenprüfern nicht überraschen

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