Kolumne "Professioneller Bauablauf" von Andreas Scheibe, 11. Folge VOB: Zielführendes Management mit Agenda statt ergebnisloser Meetings

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Auftragsabwicklung, Baurecht, Entscheidungsfindung, Professioneller Bauablauf – Kolumne von Andreas Scheibe und Zielerreichung

Kennen Sie den Spruch „Dieses Meeting hätte eine Email sein können“? Man trifft sich, um kurz Infos auszutauschen, die auch locker in einen Zweizeiler gepasst hätten. Das ist das eine Extrem. Deutlich mehr Meetings sind allerdings so gestrickt, dass sie am Ende völlig ohne Ergebnis, möglicherweise sogar eher chaosstiftender Natur sind. Meine Meinung dazu: Das ist leider Schwachsinn und geht sehr viel besser. Die Lösung ist dabei simpel – und ich verrate sie Ihnen in der elften Folge von „Professioneller Bauablauf“.

Kolumnist Andreas Scheibe erklärt in der 11. Folge von “Professioneller Bauablauf“, wie man Meetings effizienter gestalten kann
Wenn Handwerker und Auftraggeber in Geschäftsterminen aufeinandertreffen, endet das nicht selten ergebnislos. Kolumnist Andreas Scheibe erklärt, wie Meetings deutlich an Effizienz gewinnen können. – © Tyler Olson – stock.adobe.com

Sicherlich sind Sie auch schon mal auf einer Baubesprechung gewesen, wo es letztendlich nur um „Larifari“-Inhalte ging und Sie nach zwei Stunden Geplänkel mehr desillusioniert als optimal informiert wieder vom Meeting zur Firma zurückgefahren sind. Wahrscheinlich gab es dafür gratis Kaffee und Kuchen, was sicherlich für den einen oder anderen unter euch eine nette Annehmlichkeit aber final nicht zielführend ist. Ich persönlich empfinde diese Art von Zusammentreffen als pure Zeit- aber vor allem auch Spritverschwendung.

Weg vom Thema in „3,… 2,… 1,…“

Zeitverschwendung ist die eine Sache, wenn dann aber auch Belanglosigkeit hinzukommt, werde ich ärgerlich. Stellen wir uns folgende Szene vor, die vermutlich einigen von euch aus so manchem Meeting bekannt vorkommt: Wir sind im Büroraum einer Verbandsgemeinde. Es geht um einen Nachtrag. Auf Auftraggeber-Seite sitzen sechs Personen, der Handwerker hingegen ist zu zweit angereist.

Der Austausch beginnt, aber plötzlich ufert das Gespräch aus. Es fliegen Meinungen wie „Du hättest schneller arbeiten können“, „Du hast ja nicht richtig angemeldet“ oder „Die Dokumentation ist nicht ausreichend“ durch den Raum. Und allmählich beginnt die Sache hektisch, aber vor allem auch ineffizient zu werden. Denn Schritt für Schritt entfernen sich alle vom eigentlich Thema und zwar hin zu emotionalem Quatsch. Die Krönung des Ganzen lautet dann meist: „Das habe ich ja noch nie gehört. Das kann gar nicht sein und ist bestimmt sogar illegal. Also das müssen Sie mir erst einmal beweisen, lieber Herr Auftragnehmer!“

Kein Meeting ohne Agenda!

Was es hier ganz klar braucht, um wieder zum eigentlichen Thema des Meetings zurückzufinden, ist eine Agenda. Andernfalls verschwendet ihr kostbare Stunden und habt am Ende nicht einmal ein Ergebnis. Dann treten meist alle Beteiligten die Rückfahrt mit einem eher unguten Gefühl à la „wie unnötig diese Besprechung heute wieder mal war“ an.

Daher muss die neue Grundregel wie folgt lauten: Keine Besprechung ohne Agenda! Außerdem würde ich empfehlen bereits im Vorfeld eines Meetings genau abzuklären, wer alles daran teilnimmt und welche Punkte im Detail besprochen werden müssen. Auf diese Weise kann man schnell für sich selbst herausfinden, ob die eigene Anwesenheit überhaupt notwendig ist und ob Sie den richtigen Ansprechpartner vorfinden werden. Klären Sie diese Dinge unbedingt vorab, damit Sie am Ende weder Zeit noch Energie und Sprit verbrauchen. Denn möglicherweise sind Sie während dieser Zeit in der Firma besser aufgehoben…

Etwas ändern geht nur mit Wollen

Eines sollten Sie in jedem Fall noch beherzigen: Eine Agenda braucht immer auch einen Moderator mit kühlem Kopf, der das Meeting bei thematischen oder emotionalen Ausreißern wieder einzufangen weiß. Wenn allerdings einzelne Teilnehmer dessen ungeachtet einfach drauf los „husten“ sobald sie sich angegriffen fühlen, dann hilft auch keine Agenda der Welt. Tritt dieser Fall ein, geht das heitere und völlig sinnbefreite Kuchenessen stetig weiter. Zählen Sie sich aber eher zu den Menschen, die gewisse Dinge künftig anders angehen und vor allem auch umsetzen wollen, dann ist das Buch „Stark im Handwerk“ ein guter Wegweiser.

Über Autor Andreas Scheibe:
Andreas Scheibe
© Continu-ING GmbH

Andreas Scheibe hat selbst als Planer und Projektleiter in großen Firmen gearbeitet, später den väterlichen Handwerksbetrieb übernommen und umgekrempelt. Seine Erfahrung bezahlte er laut eigener Aussage mit viel „Schweiß und Blut“, aber auch viel Geld. Es entstand die Idee zum „professionellen Bauablauf“!

Mit der Continu-ING GmbH (lücken-im-lv.de) verfolgt er heute als Coach und Mentor eine Mission: Das Handwerk muss wieder für seine Leistung anerkannt und entsprechend vergütet werden. Schluss mit dem „Sozialhandwerker“, der sich nicht zu wehren weiß und auf Kosten sitzen bleibt. Vom Handwerker als Getriebener zum aktiven Projekttreiber. Wichtige Fragen sollen endlich geklärt werden: Was sind meine Rechte, was meine Pflichten? Wie sieht es mit den Pflichten anderer aus? Was kann und muss ich fordern, um störungsfrei arbeiten zu können? Wie gelingt der Sprung vom letzten, missachteten Glied im Bauablauf zu einer Position auf Augenhöhe mit Fachplaner und Auftraggeber? Andreas Scheibe möchte neue Sichtfelder für Handwerker eröffnen.

„Stark im Handwerk“ – das Buch von Andreas Scheibe

Im August 2021 ist das erste Buch „Stark im Handwerk“ von Andreas Scheibe erschienen. Darin beweist der Experte, dass die VOB voller Potenzial, aber auch Geld steckt. Aus der Praxis weiß handwerk-magazin-Kolumnist Scheibe, dass das Bild, welches Auftraggeber, Architekten und Planungsbüros oft vom Handwerker haben, meist kein ruhmreiches ist. Zwar sind die ausführenden Firmen nach deutschen Standards sehr gut ausgebildet und wissen technisch bestens Bescheid, „doch von einer Sache hat man Ihnen nichts erzählt: Welche Rechte sie haben! Und auch nicht, dass sie eigentlich und zuallererst auf Augenhöhe mit Auftraggeber und Fachplaner stehen“, erklärt Scheibe. „Der Handwerker ist zwar der letzte in der Reihenfolge bezogen auf den Bauablauf, aber der letzte Depp ist er noch lange nicht!“

In diesem Zusammenhang kommt der Autor in seinem Buch sowohl auf die Rechte eines Handwerkers als auch auf dessen Pflichten zu sprechen. Denn genau diese stehen so im Detail in der VOB. Diese ist jedoch kompliziert und daher auch sehr unbeliebt – zu Unrecht, wie der Autor findet. Das Buch von Andreas Scheibe weckt nicht nur Interesse für das Projektgeschäft, sondern auch für das Durchsetzen von Rechten und Forderungen sowie den spielerischen Umgang mit Paragrafen. Das Ziel: Handwerk muss wieder Spaß machen und zu alter Stärke zurückfinden.

stark-im-handwerk.de