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Whats-App-Kolumne von Michael Elbs, 22. Folge Stressreduzierung: Wie Online-Termine via WhatsApp den Arbeitsalltag deutlich erleichtern

Ein Termin jagt den nächsten und der Stresspegel steigt unaufhörlich. Wie WhatsApp helfen kann mehr Effizienz in Ihre Agenda zu bringen, Sie Termine besser wahrnehmen können und so ganz nebenbei Ihr Arbeitsalltag erleichtert wird, verrät unser Kolumnist Michael Elbs in der heutigen Folge.

Topic channels: TS Kolumne Michael Elbs, TS Social Media, TS Smartphone, TS Mobiler Kunde, TS Kundenbindung und TS Büroorganisation

Im Arbeitsalltag vergeht kaum ein Tag, der nicht durch Termine streng getaktet ist. Alle diese zu organisieren, kann entsprechend schnell in Stress ausarten: Wann und Wo müssen geklärt, Fahrtwege bedacht werden – und der Folgetermin steht auch schon bevor. Bis all das unter einen Hut gebracht ist, vergeht oftmals viel kostbare Zeit. Warum nicht also in einem Online-Meeting treffen? Dies geht sehr viel schneller, ist wesentlich unproblematischer und deutlich effizienter. Doch welches Tool eignet sich hierfür am besten? Meiner Meinung nach, trifft man sich in WhatsApp.

Jour Fixe via WhatsApp

Die Videotelefonie via WhatsApp funktioniert schon heute sensationell einfach: einmal das Videokamera-Symbol in der Titelleiste gedrückt und schon kann es losgehen. Ohne Weiteres lässt sich während des Telefonierens aus einem Zwei-Personen-Gespräch auch ein Gruppentelefonat arrangieren. Solch ein Online-Termin bietet Kapazität für bis zu vier Teilnehmer. Der nächste Jour Fixe kann also auch auf virtuellem Weg abgehalten werden und so manche Fahrt auf die Baustelle oder zum Kunden bleibt damit erspart. In manchen Gewerken ist der Termindruck um einiges höher: in der Gastronomie ist man durch Tischreservierungen getaktet, im Friseur-Handwerk werden gar einzelne Stühle oder Stationen zum Waschen, Schneiden, Färben oder Föhnen reserviert. Doch alle diese Reservierungen oder Termine lassen sich in WhatsApp problemlos durch Terminbots automatisiert organisieren.

Terminvereinbarung im Bot, Chaosreduzierung im Arbeitsalltag

Nehmen wir nochmals den Friseur als Beispiel: Dieser betreibt sein Business mittels WhatsApp und nutzt hierfür das Onlinebuchungs-Tool. Über einen Link gelangt der Chatpartner direkt zur Terminbuchungsseite. Durch eine spezielle Einstellung im Tool lassen sich dann Termine direkt buchen oder zumindest reservieren. Nach der Buchung kommt der Kunde zurück zu WhatsApp – beispielsweise mit der Vorschlagsformulierung: „Ich habe einen Termin bei Ihnen gebucht und würde mich über eine Bestätigung Ihrerseits freuen“. Falls die integrierte Kalender-Funktion noch nicht mit dem tatsächlichen Kalender des Friseur-Betriebs verknüpft und synchronisiert ist, muss der Versand der Bestätigung noch manuell erfolgen. Ein digitalisierter Kalender mag für so manch einen vielleicht eine Umgewöhnung in seiner bisherigen Arbeitsroutine sein, schafft aber deutlich mehr Transparenz, Übersicht sowie Möglichkeiten als die „Zettelwirtschaft“ eines analogen Kalendermodells. Schnell wird hier Geschriebenes 2,3 mal durchgestrichen, wegradiert oder überschrieben, sodass ein Durcheinander nahezu vorprogrammiert ist.

Ein multifunktionales Tool

Der digitale Kalender als Online-Buchungstool scheint mir die deutlich bessere Variante zu sein. Dabei kann der Kalenderaufruf in Form eines Links beispielsweise in der Willkommens-Nachricht bei WhatsApp Business, in der Abwesenheitsnotiz oder als Schnellantwort integriert werden. Um ein letztes Mal auf den Friseur als Beispiel zurückzukommen, lassen sich hierbei auch unterschiedliche Dienstleistungen buchen wie Schneiden, Waschen oder Färben. Mittels eines modularen Tools lassen sich zahlreiche Möglichkeiten der Terminvergabe erstellen. Und braucht es vorab 2-3 Fragen zum genaueren Abklären, erledigt der Bot auch das und wählt – basierend auf den Antworten – gezielt den richtigen Kalender aus.

Konkrete Termine anbieten, effektiv Zeit sparen

Vor allem auch in der Bau-Branche sind Handwerker oftmals schlecht zu erreichen, wodurch es beispielsweise nicht immer einfach ist Absprachen zu treffen. Hier bietet es sich an, eine Telefonzeit in den Arbeitsalltag zu integrieren. Um dann in dieser Zeit auch wirklich effizient sein zu können, empfehle ich, dieses Zeitfenster mittels eines Buchungstools zu organisieren. Bieten Sie Ihrem Kunden doch Gesprächszeiten in Blöcken von 30 Minuten an. Dann kann sich der Kunde, Architekt oder Planer gezielt einen Termin rauspicken und zur vereinbarten Zeit trifft man sich in WhatsApp. Das Gute daran: alle Teilnehmer sind vorbereitet, haben ihre nötigen Unterlagen vor sich und den Kopf bei der Sache.

Und so funktioniert's:

Michael Elbs empfiehlt Online-Termine via WhatsApp zu erledigen

Onlinekalender gibt es bekanntermaßen sehr viele. Kombiniert mit WhatsApp sind dabei eigentlich nur zwei Dinge ausschlaggebend: man gelangt direkt in den richtigen Buchungsbereich und zweitens, sobald die Buchung getätigt ist, geht es direkt wieder zurück zu WhatsApp. Entdecken Sie das Ganze gern hier in der Muster KMU www.xykmu.de und buchen Sie einen Testtermin!

Gern unterstütze ich Sie auch beim Einrichten und Anwenden eines Onlinekalenders. Derzeit ist meines Erachtens Simpleybookme (https://simplybook.me/de/) das beste Tool für die Integration von WhatsApp. Wenn Sie wollen, können Sie auch bei mir einen Termin buchen: https://zuwhatsapp.de/michaelelbs

Terminbuchung dank künstlicher Intelligenz

Damit das Endergebnis überzeugend und absolut zufriedenstellend ist, braucht es ein wenig KI (künstliche Intelligenz) sowie als Schnittstelle die API Solution von WhatsApp. Zunächst einmal gibt es hierbei drei Versionen von WhatsApp: die bekannte Version als Messenger-App, WhatsApp Business, mit welchem sich die Terminbuchung als Link in der Abwesenheitsnotiz integrieren lässt und die API Solution um die Kommunikation durch Formulierungen aus der KI über einen Bot abzubilden. Wenn also beispielsweise der Begriff „Termin“ oder das Wörtchen „Wann“ in einem Chat fällt, wird der Bot aktiv, indem er Fragen stellt wie „Möchten Sie einen Termin buchen?“, „Haben Sie ein Wunschdatum?“ oder „Wollen Sie eher einen Termin am Vormittag oder lieber in den Abendstunden?“. Gibt der Kunde nun also beispielsweise „Montag“ ein, fragt der Bot automatisch als nächstes nach der genauen Kalenderwoche oder informiert direkt darüber, dass am nächstmöglichen Montag kein Termin mehr frei ist. Der Onlinekalender, der eben mit der Datenbank verknüpft ist, beeinflusst hierbei also den Dialog. Derartige intelligente Bots können heute problemlos mit der API Solution erstellt werden; so füllt sich der Terminkalender vollkommen automatisiert und sorgt für Auslastung im Geschäft.

Auch mit anderen Messengern möglich

Auch durch eine Kombination mit bereits bestehenden Tools, fernab von WhatsApp und der Schnittstelle zur Datenbank durch die API Solution, lassen sich Wege für eine innovative, effiziente und automatisierte Kommunikation zur Terminbuchung finden. Diese Bots können dann also nicht nur in WhatsApp arbeiten, sondern auch in anderen Messengern und sorgen so ebenfalls für einen vollen, digitalen Terminkalender – ganz ohne telefonieren oder E-Mails beantworten zu müssen. Alles passiert automatisiert und digital im Chat!

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