Prozessplanung Digitalisierungsbarometer: Eine Software statt vieler kleiner Lösungen

Zugehörige Themenseiten:
Ausstattung, Büroorganisation, Digitalisierungsbarometer, ERP – Enterprise Ressource Planning und IT-Trends

Auch im Handwerk findet das Business immer mehr online statt: Um am Markt zu partizipieren, müssen sich Betriebe nach den Kundenwünschen richten und ihre Prozesse konsequent darauf einstellen. Eine Software, die alle Daten zur Prozessplanung erfasst und verwaltet, ist der Schlüssel dazu.

Digitalisierungsbarometer Software
Eine Software, die alle Daten zur Prozessplanung erfasst und verwaltet, ist der Schlüssel zur Digitalisierung. – © apinan – stock.adobe.com

Wer seinen Betrieb nicht digitalisiert, dem geht so mancher lukrative Auftrag durch die Lappen. Denn viele Ausschreibungen warten heute auf E-Vergabeplattformen auf die Handwerker, doch der Andrang hält sich noch in Grenzen: Erst knapp ein Drittel der Betriebe nimmt daran teil – so zeigt es das Digitalisierungsbarometer, für das Lab4Innovations im Auftrag der Empfehlungs- und Bewertungsplattform Wirsindhandwerk die Gewerke des Baus und Ausbaus zum Stand ihrer Digitalisierung befragt hat. Dazu zählt es auch, mit dem eigenen Business im Netz präsent zu sein, um zum Beispiel Aufträge online abzuschließen .

Aus Sicht von Georg Hiltner, Hauptgeschäftsführer der Handwerkskammer Konstanz und Mitautor der Studie, liegt in der Digitalisierung der Geschäftstätigkeit die Zukunft: „Die Betriebe benötigen neben ihrer ersten Kompetenz, die Handwerksarbeit, eine betriebswirtschaftliche Kompetenz sowie immer mehr auch eine digitale Kompetenz.“

Projekte steuern, Angebote kalkulieren

Dazu steht dem Handwerkschef eine Auswahl an Software und IT-Tools zur Verfügung, mit der er seinen Betrieb strategisch auf Wachstum programmieren kann. Die Studie hat die einzelnen Maßnahmen in vier Dimensionen unterteilt, die alle gleiche Relevanz besitzen (siehe Kasten Seite 25). Bei der Digitalisierung ihrer Geschäfts- und Verwaltungsprozesse – als der dritten Dimension – sind die Betriebe mit 43 Punkten besonders stark aufgestellt. Für diese administrativen Aufgaben ziehen Handwerksunternehmen gerne Programme heran, die sie digital an Banken anbinden. Mit insgesamt 93 Prozent haben die meisten Betriebe solch eine Software installiert. Am zweithäufigsten nutzen sie mit 68 Prozent eine Software, um Angebote zu kalkulieren und zu erstellen, an dritter Stelle steht der direkte Draht zum Steuerberater, wofür 58 Prozent der Betriebe eine Software installiert haben.

Unter den Top Ten der Programme, die in den Betrieben zum Einsatz kommen, befinden sich außerdem solche, die die digitalen Anbindung zu den Lieferanten aus Handel und Herstellung ermöglichen, eine elektronische Signatur erstellen sowie ein E-Rechnungsformat anbieten (vgl. Kasten unten). Das kommt ihren Kunden entgegen: Ein Blick auf deren Wünsche zeigt, dass mit 47 Prozent knapp die Hälfte der befragten Endkunden – das sind Besitzer von Wohneigentum und Jüngere mit konkreter Anschaffungsplanung – eine elektronische Rechnung erhalten möchte, um das Projekt dann auch mit der Bezahlung zügig abschließen zu können.

Diese Rechnung dann gerne auf digitalem Weg begleichen wollen immerhin 35 Prozent. Laut Studie sind es insbesondere die jüngeren Kunden, die sich ein solches Angebot wünschen. Die Mehrheit greift dagegen auch weiterhin auf Bargeldzahlungen und Überweisung zurück. Lediglich drei Prozent der privaten Endkunden möchten, dass digitales Bezahlen der Standard wird.

Handlungsbedarf besteht aus Sicht der Experten jedoch noch dabei, eine Softwarelösung für die Projektsteuerung und betriebliche Kapazitäts- und Ressourcenplanung heranzuziehen. Dazu eignet sich ein sogenanntes Enterprise-Re­source-Planning-System, kurz ERP, das bei der gesamten Bandbreite an Managementaufgaben unterstützt und idealerweise um weitere Funktionen erweitert werden kann. Über ein einziges Tool kann somit der gesamte Workflow-Prozess im Betrieb gesteuert werden. Alle relevanten Daten sind darüber an einem einzigen Ort abgelegt und abrufbar.

Besser: Eine Lösung statt vieler kleiner Programme

Doch – wie die Studie belegt – haben bisher nur 24 Prozent der Handwerksunternehmen ein solches generalistisches Tool im Einsatz. „Dieser geringe Wert zeigt sehr deutlich, dass eine durchgängige Digitalisierung noch eher in den Anfängen steht und hier noch erheblicher Nachholbedarf besteht“, sagt Hiltner. Häufig nutzen die Betriebe für jeden Prozess eine eigene Software – und verzetteln sich dabei. Nicht jedes System kommuniziert automatisch mit einem anderen, was bedeutet, dass nach wie vor viel Handarbeit notwendig ist. Der Weg aus dem Dilemma liegt dem Hauptgeschäftsführer der Handwerkskammer Konstanz zufolge darin, eine einzige Software-Lösung auszuwählen, die den gesamten Prozessverlauf abbildet, und über Schnittstellen auch mit weiteren Anbindungen und Tools kommuniziert. „Damit können Handwerkschefs ihren Betrieb auf solide digitale Beine stellen“, urteilt Hiltner.

Neue unternehmerische Perspektiven schaffen

Diese gründliche Software-Arbeit zahlt sich aus: Erst über eine ganzheitliche IT-Infrastruktur wird es letztlich möglich, Daten aus allen Bereichen der Wertschöpfung unkompliziert abzurufen und in einen übergreifenden Kontext zu stellen. Am Ende entstehen darüber neue unternehmerische Perspektiven, stellt Handwerkskammer-Chef Hiltner in Aussicht: „Der Überblick über alle Prozesse im Betrieb ermöglicht ein gewinnorientiertes Arbeiten und eröffnet die Möglichkeit, mit anderen Gewerken zusammenzuarbeiten, indem Daten unkompliziert geteilt werden können.“

Dimension 3: Geschäfts- und Verwaltungsprozesse

Um den Digitalisierungsgrad im Handwerk zu bewerten, zieht die Studie vier Dimensionen heran, darunter die Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Dafür nutzen die befragten Handwerksunternehmen folgende Softwarelösungen:

AnwendungProzent
Digitale Anbindung zu Banken93 %
Softwarelösung zur Angebotskalkulation und -erstellung68 %
Digitale Anbindung zum Steuerberater58 %
Digitale Anbindung an den Lieferanten47 %
Elektronische Signatur36 %
E-Rechnungsformat33 %
Softwarelösung zur Lager- und Bestellverwaltung32 %
Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen über E-Vergabeplattformen31 %
Digitales Dokumenten­management30 %
Softwarelösung für die Projektsteuerung,
die betriebliche Kapazitäts– und Ressourcenplanung
24 %
Digitalen Personalakte21 %

Quellle: digibarometer-handwerk.de.; N=1.200 Inhaber von Handwerksbetrieben des Baus und Ausbaus (gewichtet)

Digitale Verwaltung als führende Dimension

Der Gesamtdigitalisierungsgrad in den Gewerken des Baus und Ausbaus beträgt 37 Punkte von insgesamt 100 Punkten. Sie setzen sich aus vier Dimensionen zusammen.

DimensionPunkte
Geschäfts- und Verwaltungsprozesse43
Marktkommunikation 36
Betriebliche Leistungserbringung 35
Betriebsführung und -entwicklung 34

Quellle: digibarometer-handwerk.de.; N=1.200 Inhaber von Handwerksbetrieben des Baus und Ausbaus (gewichtet)