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Whats-App-Kolumne von Michael Elbs, 24. Folge WhatsApp-Workshop: Digitale Kommunikation neu gedacht

In 2020 wird es bei WhatsApp zahlreiche Neuerungen geben. Entsprechend hat auch unser Experte Michael Elbs seinen Workshop neu aufgebaut. In der aktuellen Folge seiner WhatsApp-Kolumne stellt er einzelne Punkte daraus vor.

Topic channels: TS Kolumne Michael Elbs, TS Social Media, TS Smartphone, TS Mobiler Kunde, TS Kundenbindung und TS Fachkräftemangel

„Sehen, Testen, im täglichen Geschäft anwenden und so noch besser kommunizieren - einfach top!“, „Aus der Praxis für die Praxis!“ oder „Die Digitalisierung via WhatsApp zu erleben ist für mich optimal. Nie hätte ich gedacht, welche Möglichkeiten in dieser App stecken!“ – so oder so ähnlich lauten die Rückmeldungen, die ich regelmäßig von Teilnehmern aus meinen Workshop s erhalte. In 2020 soll das sogar noch gesteigert werden, denn in diesem Jahr kommt so einiges Neues in WhatsApp dazu. Entsprechend wurde der Workshop einmal komplett überarbeitet und besteht mittlerweile aus 12 Bausteinen, welche alle zu einer verbesserten Kommunikation im Betrieb salltag beitragen . In der heutigen Folge meiner Kolumne möchte ich diese 12 neuen Punkte also  einmal genauer vorstellen .

Der Workshop beinhaltet drei große Themenbereiche

  1. DSGVO: Das erste Themenfeld befasst sich mit der DSGVO und damit auch mit sämtlichen notwendigen Vorkehrungen und Maßnahmen, die in puncto Datenschutz getroffen werden müssen, um Imageschäden und Geldbußen entgegenzuwirken. Hier werden also Tools, Dokumentation, Informationstexte sowie technische Vorkehrungen demonstriert und als digitale Kopiervorlage ausgegeben.
  2. Effektive Kommunikation: Im zweiten Teil schauen wir uns eine s ynchrone Gestaltung für eine effektivere Kommunikation an. Denn durch Schnellantworten und eigene Bots kann die Kommunikation eines Unternehmens deutlich attraktiver gestaltet werden. Und nicht nur das, dieser Themenbereich schaut sich auch Textbausteine, Sticker oder verschiedene Schriftarten an. Alle diese Punkte müssen hinsichtlich ihrer Gestaltung beispielsweise synchron mit der Signatur in ein er Mail sein. Mehr noch, es müssen kleine Marketing- Anker beim Kommunikationspartner oder dem Kunden gesetzt werden.
  3. Marketing, Organisation und Dokumentation: Angekommen im dritten und letzten Themenfeld konzentrieren wir uns dann auf Labels, ver besser t e Organisation, Dokumentation, Kommunikationssicherung sowie clevere Lösungen der Digitalisierung. Dies sind alles wichtige Aspekte von WhatsApp und WhatsApp Business. Außerdem kann mittlerweile via WhatsApp bezahlt werden, auch das geschieht schnell und effektiv.

1. EU-Datenschutzgrundverordnung und Geldbußen

Warum haben die DSGVO und WhatsApp ein Problem, was sagen die Datenschutzbehörden und wie teuer kann der Einsatz von WhatsApp werden? Der Bußgeldrech n er zeigt klar auf, welche Strafe bei welchem Vergehen droht. Wird also beispielsweise das normale WhatsApp im Betrieb eingesetzt, kann bei einem kleinen Betrieb mit ca. 700.000 Tausend Euro Umsatz, ein Bußgeld von etwa 2.000 - 4.000 Euro aufgerufen werden. Einem größeren Betrieb mit einem Jahresumsatz von ca. 5 Millionen würde laut dem Bußgeldkatalog eine Strafe von rund 20.000 – 40.000 Euro drohen. Generell ist es aber so, dass b ei WhatsApp derartige Verstöße ständig an fallen . Denn WhatsApp greift auf Kontaktdaten aus dem Adressbuch zu und bezieht dadurch personenbezogene Daten – wie eben auch die Handynummer zum Nutzerabgleich bei Facebook verwendetwird. So findet hierbei also sehr oft eine unerlaubte Verarbeitung statt und eine Anzeige bei der Datenschutzbehörde könnte gestellt werden. Stand heute hat noch kein Betrieb Strafen für die Nutzung von WhatsApp bezahl en müssen. Dennoch zeigt der Bußgeldkatalog klar auf, was kommen wird und wie die Behörden 2020 einschreiten werden. Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Abstimmungsgremium der deutschen Datenschutzbehörden, hat nun ihr Konzept zur Bußgeldbemessung bei Verstößen gegen die DSGVO vom 14. Oktober 2019 veröffentlicht. Da heißt es: „In einem modernen Unternehmenssanktionsrecht“ garantiere das vorgelegte Konzept „eine nachvollziehbare, transparente und einzelfallgerechte Form der Bußgeldzumessung“. Entwickelt wurde das Konzept vom Arbeitskreis Sanktionen der DSK.

Die einfachste Maßnahme um WhatsApp gemäß der DSGVO einzusetzen, werden im Workshop aufgezeigt als auch getestet: WhatsBox, BOXY und die API Solution sind hierbei die relevanten Bausteine. Zusätzlich geht es noch um Informationspflichten gegenüber dem Chatpartner. Und auch Dokumentationen spielen hier mit rein und meinen das Verzeichnis von Verarbeitungen, TOM, Risikofolgeabschätzungen sowie den Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit WhatsApp. Dies sind alles Dinge, welche für eine eigene Umsetzung im Betrieb  verständlich und praxisgerecht vorgestellt werden. Die beste Möglichkeit WhatsApp Business im Betrieb als neues Kommunikations-Tool anzubieten ist via BOXY. Im Workshop lernen die Teilnehmer die BOXY kennen und werden dabei schnell merken wie effizient, einfach und wirtschaftlich das Arbeiten mit ihr ist. Mittlerweile werden BOXYs jedem Teilnehmer mit einem kleinem Bildschirm als Testgerät zur Verfügung gestellt. Gegen ein kleines Entgelt kann die BOXY dann am Ende auch behalten werden und die effektive als auch innovative neue Betriebsk ommunikation beginnen – ohne Geldbußen befürchten zu müssen!

2. Marketingeffekte durch bessere Kommunikation

Hinsichtlich der marketingtechnischen Möglichkeiten konzentrieren wir uns im Workshop auf die Broadcast-Liste, eine Funktion, die sowohl in WhatsApp als auch in What s App Business vorhanden ist. Diese ermöglicht es uns eine Nachricht an mehrere Kontakte gleichzeitig zu verschicken. Ähnlich einem Verteiler eines regulären Mailsystems, kann auch ein Newsletter versendet werden. Allerdings ist hier auch Vorsicht geboten, denn bei falscher Nutzung ist auch die Sperrung eines Accounts möglich.

Von vielen Handwerkern wird bereits d ie Status- Funktion bei WhatsApp rege genutzt, um Kunden und Kollegen über laufende Projekte zu informieren. Und dies ist – wie ich finde – eine smarte Art um auf sich aufmerksam zu machen. Sticker, Schriftarten, Formati e rungen sowie Vorschaubilder von Webseiten können dabei besondere Darstellungsmöglichkeiten in WhatsApp sein , um so beim Kunden als auch beim Mitarbeiter Impulse zu setzten. Denn durch Darstellung erzeugt man Aufmerksamkeit, kann auf w ichtige Inhalte hinweisen oder mittels Sticker Emotionen wecken. So erhält zum Beispiel jeder Teilnehmer drei Sticker mit dem eigenen Gesicht in WhatsApp, wodurch Emotionen nicht nur per Emoticons, sondern auch über ein echtes Gesicht mitechter Mimik gezeigt werden können. Abschließend ist bei diesem Themenfeld des Workshops die neue Katalogfunktion nicht zu vergessen, denn Produkte werden in der digitalen Welt immer wichtiger für das Handwerk werden.

3. Schneller und besser als Mail und Telefon

Im dritten Teil des Workshops widmen wir uns vor allem dem Thema Effizienz. Denn anstatt jede Nachricht selbst zu tippen, sind jetzt Schnellantworten in WhatsApp Business sowie die  Integration eines Bot s möglich – als Beispiel denke ich hier an den „Berufechecker des Handwerks“. Bisher lassen sich Termine noch nicht über WhatsApp verwalten, dafür ermöglicht aber die Integration anderer geeigneter Tools jedem Handwerksunternehmen Telefonate und Besprechungen deutlich besser zu organisieren und zu strukturieren, um so am Ende Zeit zu sparen. Und ab diesem Jahr wird es dann auch möglich sein via WhatsApp zu b ezahlen. Schon bald kann jeder Monteur beim Kunden vor Ort die Zahlung vornehmen. Aber das ist noch längst nicht alles: WhatsApp Service s tellt weitere spannende Tools vor, die in jedem Handwerksbetrieb Fahrten zum Kunden reduzieren oder Mitarbeitern noch besser Informationen verfügbarmachen können. Mit www.wirsindhandwerk.de wurde außerdem ein Bewertungs-Bot für WhatsApp erschaffen, welcher dem Kunden als auch dem Mitarbeiter nach einem abgeschlossenen Projekt ermöglicht, via WhatsApp eine Bewertung über den jeweiligen Betrieb abzugeben. Denn d igitales Feedback wird zunehmend wichtiger, um sowohl den Fachkräftemangel als auch die Suche nach dem richtigen Kunden bzw. den richtigen Projekten noch besser unterstützen zu können.

12 Punkte in WhatsApp, die Ihnen wirklich etwas bringen:

Unser Workshop hat sich auf die Fahne geschrieben, die digitale Kommunikation neu zu denk en und dabei neue Möglichkeiten der Effizienz aufzuzeigen. Dabei dienen einfache Vorlagen, Tricks sowie zusätzliche B austeine, welche für den User aus WhatsApp Business ein digitales Werkzeug machen. Und zwar ein Werkzeug, das den Kunden begeistert, den Mitarbeiter motiviert und auch die Materialb eschaffung wesentlich vereinfacht. Denn mittlerweile bieten immer mehr Unternehmen an, eine Bestellung via WhatsApp aufzugeben, aber auch Antwortensowie Hilfestellungen zu den Produkten, zu erhalten. WhatsApp verändert also nicht nur die Kommunikation (und zwar zum Guten), sondern bei richtigem Einsatz führt es auch zu wichtigen Zeitersparnissen im täglichen Geschäft und lässt uns Ziele noch besser erreichen. Deswegen: in meinem Workshop präsentiere ich 12 Punkte in WhatsApp, die  Ihnen wirklich etwas bringen.

Sie sind am neuen WhatsApp-Workshop von Michael Elbs interessiert? Dann erfahren Sie hier alle weiteren Informationen dazu. HINWEIS: Aufgrund der Entwicklungen im Rahmen der Coronavirus-Krise stehen alle Seminartermine unter Vorbehalt. Infos zum aktuellen Stand finden Sie ausschließlich auf der Website von handwerk magazin seminar: handwerk-magazin.de/seminare

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