Whats-App-Kolumne von Michael Elbs, 24. Folge WhatsApp-Workshop: Digitale Kommunikation neu gedacht

Zugehörige Themenseiten:
Fachkräftemangel, Kundenbindung, Mobiler Kunde, Smartphone, Social Media und WhatsApp - Kolumne von Michael Elbs

In 2020 wird es bei WhatsApp zahlreiche Neuerungen geben. Entsprechend hat auch unser Experte Michael Elbs seinen Workshop neu aufgebaut. In der aktuellen Folge seiner WhatsApp-Kolumne stellt er einzelne Punkte daraus vor.

Michael Elbs
Einfach und effizient mit Kunden und Lieferanten kommunizieren? Der WhatsApp-Experte Michael Elbs zeigt in einem eintägigen Workshops, wie Ihnen der Messenger dabei hilft. – © Michael Elbs

„Seh en, Test en, im täglich en Geschäft anw end en und so noch bess er kommuniz ier en – einfach top!“, „Aus d er Praxis für d ie Praxis!“ od er „D ie Digitalis ierung via WhatsApp zu erleb en ist für mich optimal. N ie hätte ich gedacht, welche Möglichkeit en in d ie s er App steck en!“ – so od er so ähnlich laut en d ie Rückmeldung en, d ie ich regelmäßig von Teilnehmern aus m ein en Workshop s erhalte. In 2020 soll das sogar noch gesteigert werd en, d enn in d ie sem Jahr kommt so einiges Neues in WhatsApp dazu. Entsprech end wurde d er Workshop einmal komplett überarbeitet und besteht mittlerweile aus 12 Baust ein en, welche alle zu ein er v er bessert en K ommunikation im Betr ieb salltag beitrag en . In d er heutig en Folge m ein er Kolumne möchte ich d ie se 12 neu en Punkte also   einmal g enau er vorstell en .

D er Workshop b einhaltet drei große Them enbereiche

  1. DSGVO: Das erste Them enfeld befasst sich mit d er DSGVO und damit auch mit sämtlich en notw endig en Vorkehrung en und Maßnahm en, d ie in puncto Dat enschutz getroff en werd en müss en, um Imageschäd en und Geldbuß en entgeg enzuwirk en. Hi er werd en also Tools, Dokum entation, Informationstexte sow ie technische Vorkehrung en demonstr iert und als digitale Kop ier vorlage ausgegeb en.
  2. Effektive Kommunikation: Im zweit en Teil schau en wir uns eine s ynchrone Gestaltung für eine effekti vere Kommunikation an. D enn durch Schnellantwort en und eig ene Bots kann d ie K ommunikation eines Unternehm ens deutlich attrakti v er gestaltet werd en. Und nicht nur das, d ie s er Them enbereich schaut sich auch Textbaust eine, Stick er oder versch ied ene Schriftart en an. Alle d ie se Punkte müss en hinsichtlich ihr er Gestaltung beisp ielsweise synchron mit d er Signatur in ein er Mail s ein. Mehr noch, es müss en kl eine Marketing- Anker beim Kommunikationspartn er od er dem Kund en gesetzt werd en.
  3. Marketing, Organisation und Dokum entation: Angekomm en im dritt en und letzt en Them enfeld konz entr ier en wir uns dann auf Labels, ver besser t e Organisation, Dokum entation, Kommunikationssicherung sow ie cle vere Lösung en d er Digitalis ierung. D ies sind alles w ichtige Aspekte von WhatsApp und WhatsApp Business. Außerdem kann mittlerweile via WhatsApp bezahlt werd en, auch das gesch ieht schnell und effektiv.

1. EU-Dat enschutzgrund verordnung und Geldbuß en

Warum hab en d ie DSGVO und WhatsApp ein Problem, was sag en d ie Dat enschutzbehörd en und w ie teu er kann d er Einsatz von WhatsApp werd en? D er Bußgeldrech n er zeigt klar auf, welche Strafe bei welchem Vergeh en droht. Wird also beisp ielsweise das normale WhatsApp im Betr ieb eingesetzt, kann bei einem kl ein en Betr ieb mit ca. 700.000 Taus end Euro Umsatz, ein Bußgeld von etwa 2.000 – 4.000 Euro aufgeruf en werd en. Einem größer en Betr ieb mit einem Jahresumsatz von ca. 5 Million en würde laut dem Bußgeldkatalog eine Strafe von rund 20.000 – 40.000 Euro droh en. G enerell ist es ab er so, dass b ei WhatsApp derartige Verstöße ständig an fall en . D enn WhatsApp greift auf Kontaktdat en aus dem Adressbuch zu und bez ieht dadurch person enbezog ene Dat en – w ie eb en auch d ie Handynumm er zum Nutzerabgleich bei Facebook verw endetwird. So findet h ierbei also sehr oft eine unerlaubte Verarbeitung statt und eine Anzeige bei d er Dat enschutzbehörde könnte ges tellt werd en. Stand heute hat noch k ein Betr ieb Straf en für d ie Nutzung von WhatsApp bezahl en müss en. D ennoch zeigt d er Bußgeldkatalog klar auf, was komm en wird und w ie d ie Behörd en 2020 einschreit en werd en. D ie Dat enschutzkonfer enz (DSK), das Abstimmungsgremium d er deutsch en Dat enschutzbehörd en, hat nun ihr Konzept zur Bußgeldbemessung bei Verstöß en geg en d ie DSGVO vom 14. Oktob er 2019 veröff entlicht. Da heißt es: „In einem m odern en Unternehm enssanktionsrecht“ garant iere das vorgelegte Konzept „ eine nachvollz iehbare, transpar ente und einzelfallgerechte Form d er Bußgeldzumessung“. Entwickelt wurde das Konzept vom Arbeitskreis Sanktion en d er DSK.

D ie einfachste Maßnahme um WhatsApp gemäß d er DSGVO einzusetz en , werd en im Workshop aufge zeigt als auch getestet: WhatsBox, BOXY und d ie API Solution sind h ierbei d ie relevant en Baust eine. Zusätzlich geht es noch um Informationspflicht en geg enüb er dem Chatpartner. Und auch Dokum entation en sp iel en hi er mit r ein und m ein en das Verzeichnis von Verarbeitung en, TOM, Risikofolgeabschätzung en sow ie d en Auftragsdat en verarbeitungs vertrag mit WhatsApp. D ies sind alles Dinge, welche für eine eig ene Umsetzung im Betr ieb   verständlich und praxisgerecht vorges tellt werd en. D ie beste Möglichkeit WhatsApp Business im Betr ieb als neues Kommunikations-Tool anzub iet en ist via BOXY. Im Workshop lern en d ie Teilnehm er d ie BOXY k enn en und werd en dabei schnell merk en w ie effizi ent, einfach und wirtschaftlich das Arbeit en mit ihr ist. Mittlerweile werd en BOXYs jedem Teilnehm er mit einem kl einem Bildschirm als Testgerät zur Verfügung ges tellt. Geg en ein kl eines Entgelt kann d ie BOXY dann am Ende auch behalt en werd en und d ie effektive als auch innovative neue Betr iebsk ommunikation beginn en – ohne Geldbuß en befürcht en zu müss en!

2. Marketingeffekte durch bessere Kommunikation

Hinsichtlich d er marketingtechnisch en Möglichkeit en konz entr ier en wir uns im Workshop auf d ie Broadcast-Liste, eine Funktion, d ie sowohl in WhatsApp als auch in What s App Business vorhand en ist. D iese ermöglicht es uns eine Nachricht an mehrere Kontakte gleichzeitig zu verschick en. Ähnlich einem Verteil er eines regulär en Mailsystems, kann auch ein Newslett er vers endet werd en. Allerdings ist hi er auch Vorsicht gebot en, d enn bei falsch er Nutzung ist auch d ie Sperrung eines Accounts möglich.

Von v iel en Handwerkern wird bereits d ie Status- Funktion b ei WhatsApp rege g enutzt , um Kund en und Kolleg en üb er lauf ende Projekte zu inform ier en. Und d ie s ist – w ie ich finde – eine smarte Art um auf sich aufmerksam zu mach en. Sticker, Schriftart en, Formati e rung en sow ie Vorschaubild er von Webseit en könn en dabei besondere Darstellungsmöglichkeit en in WhatsApp s ein , um so beim Kund en als auch beim Mitarbeit er Impulse zu setzt en. D enn durch Darstellung erzeugt man Aufmerksamkeit, kann auf w ichtige Inhalte hinweis en od er mittels Stick er Emotion en weck en. So erhält zum Beisp iel jed er Teilnehm er drei Stick er mit dem eig en en Gesicht in WhatsApp, wodurch Emotion en nicht nur p er Emoticons, sondern auch üb er ein echtes Gesicht mitecht er Mimik ge zeigt werd en könn en. Abschl ieß end ist bei d ie sem Them enfeld des Workshops d ie neue Katalogfunktion nicht zu vergess en, d enn Produkte werd en in d er digital en Welt imm er wichtig er für das Handwerk werd en.

3. Schnell er und bess er als Mail und Telefon

Im dritt en Teil des Workshops widm en wir uns vor allem dem Thema Effizi enz . D enn anstatt jede Nachricht selbst zu tipp en, sind jetzt Schnellantwort en in WhatsApp Business   sow ie d ie  Integration eines Bot s möglich – als Beisp iel d enke ich hi er an d en „Berufecheck er des Handwerks“. Bish er lass en sich Termine noch nicht üb er WhatsApp verwalt en, dafür ermöglicht ab er d ie Integration ander er geeignet er Tools jedem Handwerksunternehm en Telefonate und Besprechung en deutlich bess er zu organis ier en und zu struktur ier en, um so am Ende Zeit zu spar en. Und ab d ie sem Jahr wird es dann auch möglich s ein via WhatsApp zu b ezahl en.  Schon bald kann jed er Monteur beim Kund en vor Ort d ie Zahlung vornehm en. Ab er das ist noch längst nicht alles: WhatsApp Service s tellt weitere spann ende Tools vor , d ie in jedem Handwerksbetr ieb Fahrt en zum Kund en reduz ier en od er Mitarbeitern noch bess er Information en verfügbarmach en könn en. Mit www.wirsindhandwerk.de wurde außerdem ein Bewertungs-Bot für WhatsApp erschaff en , welch er dem Kund en als auch dem Mitarbeit er nach einem abgeschloss en en Projekt ermöglicht, via WhatsApp eine Bewertung üb er d en jeweilig en Betr ieb abzugeb en. D enn d igitales Feedback wird zunehm end wichtiger , um sowohl d en Fachkräftemangel als auch d ie Suche nach dem richtig en Kund en bzw. d en richtig en Projekt en noch bess er unterstütz en zu könn en.

12 Punkte in WhatsApp, d ie Ihn en wirklich etwas bring en:

Uns er Workshop hat sich auf d ie Fahne geschr ieb en, d ie digitale K ommunikation neu zu d enk en und dabei neue Möglichkeit en d er Effizi enz aufzuzeig en. Dabei di en en einfache Vorlag en, Tricks sow ie zusätzliche B aust eine , welche für d en Us er aus WhatsApp Business ein digitales Werkzeug mach en. Und zwar ein Werkzeug, das d en Kund en begeistert, d en Mitarbeit er motiv iert und auch d ie Materialb eschaffung wes entlich v er einfacht. D enn mittlerweile b iet en imm er mehr Unternehm en an, eine Bestellung via WhatsApp aufzugeb en, ab er auch Antwort en sow ie Hilfestellung en zu d en Produkt en, zu erhalt en.WhatsApp verändert also nicht nur d ie K ommunikation (und zwar zum Gut en), sondern bei richtigem Einsatz führt es auch zu wichtig en Zeitersparniss en im täglich en Geschäft und lässt uns Z iele noch bess er erreich en. Desweg en: in m einem Workshop präs ent iere ich 12 Punkte in WhatsApp, d ie  Ihn en wirklich etwas bring en.

S ie sind am neu en WhatsApp- Workshop von Michael Elbs interess iert? Dann erfahr en S ie hi er alle weiter en Information en dazu . HINWEIS: Aufgrund d er Entwicklung en im Rahm en d er Coronavirus-Krise steh en alle Seminartermine unt er Vorbehalt. Infos zum aktuell en Stand find en S ie ausschl ießlich auf d er Website von handwerk magazin seminar: handwerk-magazin.de/seminare