IT -

WhatsApp-Kolumne von Michael Elbs, 3. Folge Ist WhatsApp jetzt wirklich verboten?

Seit dem 25. Mai 2018 ist jetzt fast ein Monat vergangen und die Politik möchte eine Abmahn-Welle per Gesetz verhindern. Unser WhatsApp-Experte Michael Elbs macht sich daher im 3. Teil seiner Kolumne Gedanken, ob man zu dem Schluss kommen könnte, dass WhatsApp jetzt verboten ist.

Themenseiten: TS Datenschutz, TS IT-Trends, TS Social Media, TS Smartphone und TS Kolumne Michael Elbs

Seit dem 25. Mai 2018 ist jetzt schon fast ein Monat vergangen, es sind kaum Abmahnungen aufgekommen und auch die Datenschutzbehörden haben keine Meldungen herausgegeben, dass Onlinebeschwerden gegen die Nutzung von WhatsApp eingegangen sind. Dennoch will die CDU/CSU-Bundestagsfraktion vor der Sommerpause des Bundestags noch schnell einen Schnellschuss zur Verhinderung von DSGVO-Abmahnungen aufgrund des Wettbewerbsrechts anschieben.

Dazu hat Continental seinen 36.000 Mitarbeitern den Einsatz von WhatsApp verboten. Wenn jetzt, wie eine Umfrage der Brabbler AG ergibt, 49 Prozent auf ihrem Diensthandy WhatsApp installiert haben, müssten jetzt massenhaft Abmeldungen bei WhatsApp eingehen. Brabbler hatte 701 Personen im Alter von 20 bis 60 Jahren befragt. Der Aktienkurs von Facebook und das Rating der App WhastApp ist davon aber kaum beeinflusst worden. Genaue Nutzerzahlen werden für das 2. Quartal erwartet und führen eventuell auch zu Nachbesserungen im Datenschutz bei Facebook und somit auch bei WhatsApp.

So nutzen Sie als Handwerker WhatsApp trotz DSGVO weiter

Bevor wir WhatsApp betrieblich einsetzten, müssen wir uns mit dem Datenschutz auseinandersetzten. Das muss sowieso nahezu jeder Unternehmer. Denn wir, das Handwerk, haben natürlich ständig mit personenbezogenen Daten von Kunden und Mitarbeitern zu tun. Es kristallisiert sich momentan folgende Handlungsreihenfolge für einen Handwerker ab, um die DSGVO zu erfüllen (Reihenfolge nach Wichtigkeit und daher ein Abarbeitungsvorschlag):

  1. Datenschutzerklärung auf der Website prüfen: Der Begriff "Datenschutz" muss wie das Impressum von jeder Seite erreichbar sein und alle verwendeten Webtools müssen aufgeführt sein. Unbedingt Vorlagen-Generatoren oder einen Fachmann einschalten.
  2. Prüfen, ob ein Datenschutzbeauftragter nötig ist: Wenn ja: Ist ein externer oder interner Datenschutzbeauftragter die beste Lösung? Wenn Sie einen Datenschutzbeauftragten gefunden haben, gleich bei der zuständigen Behörde anmelden. Sollten mehr als zehn Personen des Betriebs regelmäßig mit personenbezogenen Daten in Berührung kommen ist ein Datenschutzbeauftragter erforderlich. Da das Handwerk meist mit privaten Kunden zu tun hat und die Monteure in die Privatsphäre eindringen, ist das sehr schnell der Fall. Sollte sich momentan, extern, kein Datenschutzbeauftragter finden lassen, dann dokumentieren Sie die Suche.
  3. Alles dokumentieren: Dokumentieren Sie alle im Zusammenhang mit dem Datenschutz stehende Maßnahmen, Schulungen und Vorfälle. Hierfür eignen sich auch Fragenkataloge im Interview-Charakter, um für das Thema zu sensibilisieren und um beim Unternehmen ein Datenschutzbewusstsein zu schaffen.
  4. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten anlegen: Hier werden die Prozesse der Verarbeitung von personenbezogenen Daten dokumentiert, wie zum Beispiel Kundenkommunikation, Personal oder Finanzbuchhaltung. Die Auflage ist ähnlich wie bei Punkt 2: Zehn Personen, die mit Personendaten zu tun haben.
  5. Technisch, organisatorische Maßnahmen (TOMs) durchführen: Dabei geht es um eine Checkliste der Umgebungsbedingung. Dinge wie Feuerlöscher, Zugangssicherung bis hin zur Mitarbeiterunterweisung, um eben alles zu unternehmen, damit die Daten der Schutzbedürftigen sich gespeichert sind.
  6. Separates Smartphone für WhatsApp anschaffen: Separates Handy mit WhatsApp Business und Zugang über Website und aus der Mail. Wie das genau funktioniert, beschreibe ich unter "So mache ich das!".
  7. DSGVO-Verwaltung installieren: SecureContact ist heute bereits auf dem IPhone verfügbar, ab August auf Android und ab Juli werde ich mit UPDATU der kompletten Informationspflicht nachkommen. UPDATU schaltet sich als DSGVO-konformer Auftragsverarbeiter ein und bildet die Informationspflichten nach DSGVO Art. 13/14 ab. Ich halte Euch da auf dem laufenden und danke dafür herzlich Anke Hofmeyerfür die Unterstützung bei diesen DSGVO Themen.

WhatsApp-Umstellung auf DSGVO: So mache ich das!

Zunächst habe ich zwischen dem 25. und 28. Mai 2018 versucht, WhatsApp den Zugriff auf die Kontakte zu verbieten. (Einstellungen/Apps/WhatsApp/Berechtigung). Es funktioniert, aber WhatsApp lässt sich kaum noch bedienen. In WhatsApp werden nur noch Telefonnummern angezeigt, ich kann nur noch angeschrieben werden und auch Kontakte konnte ich nicht mehr in WhatsApp weiterleiten.

Also habe ich mich dazu entschlossen, alle Kontakte zu löschen, die nicht WhatsApp verwenden und nutze, bewusst des Risikos und des Aufwands, WhatsApp ausschließlich geschäftlich. Einträge in den Einstellungen von WhatsApp Business und das Firmenprofil mit Link zu meiner Firma und zu allen WhatsApp-Links, die die DSGVO betreffen, erfüllen nahezu die Informationspflicht.

Die Einwilligung zu WhatsApp-Nutzung geht immer vom Kunden aus

Der Zugang geht ausschließlich über Einwilligung auf der Website und Mail mit unterschiedlichen Vorschlagstexten über die WhatsApp API (DSGVO Art 6a). Ich schreibe keinen Kontakt an – die Aktion geht immer vom Kunden aus und bevor WhatsApp verwendet wird, kommt die Einwilligung. Diese Einwilligung muss kopplungsfrei sein und kann digital erfolgen. Kopplungsfrei bedeutet, dass die Einwilligung nicht an andere Vorteile wie Rabatte oder Gewinnspiele gekoppelt ist.

Gerne können Sie den Weg unter https://www.e4buero.de/whatsappmichaelelbs testen, bitte dann auch den Vorschlagstext senden. Wenn Sie sich wieder von meinem WhatsApp verabschieden wollen, senden Sie einfach "ALLES LÖSCHEN" und ich entferne Sie aus meinen Kontakten und lösche den Chat. Ab August 2018 werde ich mit securecontact meine Kontakte schützen, welche kein WhatsApp verwenden.

WhatsApp-Einwilligung 1
WhatsApp-Einwilligung 2
WhatsApp-Einwilligung 3

WhatsApp-Einwilligung 4

Neuerungen in WhatsApp abseits der DSGVO:

Neben den Datenschutzproproblemen bringt WhatsApp auch wieder Neuerungen in die App: Über "Account-Info anfordern", sendet WhtaApp nach drei Tagen einen Bericht aller gespeicherter Daten. Das sind die oft angesprochenen Metadaten, welche WhatsApp, nach eigenen Angaben, speichert und verarbeitet. Da sind nun auch alle Handynummern enthalten, welche ich in WhatsApp habe. Die Handynummern von Kontakten, welche WhatsApp nicht nutzen sind laut https://www.basicthinking.de/blog/2018/06/14/whatsapp-daten-erkenntnis/ aber nicht enthalten. Ich kann es selbst ja nicht mehr kontrollieren, da ich nur noch WhatsApp-Kontakte auf meinem Smartphone habe. Mit dieser Liste kann jetzt durch einen Abgleich mit einem Export der Adressen aus der AdressApp geprüft werden, ob es Kontakte gibt, welche WhatsApp nicht nutzen. Diese Funktion, "Account-Info anfordern", ist momentan aber leider nur im normalen WhatsApp verfügbar, logischer hätte ich es gefunden, wenn eine solche Funktion in der Business Version enthalten ist. Vermutlich kommt das bald, hoffentlich gleich mit der Anzeige, welche Kontakte nicht mehr WhtaApp verwenden, um dann die sofortige Löschung möglich zu machen. Oder es kommt noch komfortabler und WhatsApp warnt uns, wenn ein Kontakt WhatsApp deinstalliert. Es bleibt also weiter spannend.

Weitere Neuerungen sind die Konferenztelefonie (Drei Personen mit Bildübertragung und zuviert nur Ton), also eine kleine Telefonanlage und fast schon Skype in WhatsApp, die Organisation der Bilder und der Dateien werden verbessert und es ist einstellbar, welche Bilder in der Galerie gespeichert werden sollen. So lässt sich der Bildermüll wohl etwas eindämmen. Und bald kommt auch bezahlen mit Google Wallet, aber dazu nächsten Monat mehr.

Mark Zuckerberg, mach endlich Deine Hausaufgaben!

Zum Schluss ein kleiner Ausblick: Solange wir keinen klaren Entscheid eines Gerichts haben und sich daraus keine resultierende Geldbuße ableiten lässt, können wir nur von einer Grauzone sprechen, welche sich durch Einwilligung und Datenschutzmaßnahmen hellgrauer gestalten lässt. Ein Bauernopfer, wie man im Schach sagt würde, würde wohl helfen. Mein Appell daher: Mark Zuckerberg, mache Du endlich Deine Hausaufgaben, damit wir Facebook, Instagram und WhatsApp weiter und mit weißer Weste einsetzten können! Denn, wie ich jüngst in einem Podcast von einem Datenschützer gehört habe, sind die Handwerker schlecht per Mail, Telefon oder Brief zu erreichen – aber mit WhatsApp hatte er dann innerhalb kürzester Zeit ein Angebot und konnte seine Renovierung umsetzen. Felix Stock, ein Handwerksunternehmer, hat bereits erste Bewerbungen per WhatsApp erhalten und ein start up macht sich gerade schon Gedanken über den Bewerbungsprozess in WhatsApp. WhatsApp ist eben besser wie ein Telefonat, denn dafür muss man die Arbeit nicht unterbrechen, den Hammer nicht weglegen und bekommt so sein Werk fertig ohne die ständige Telefonquasselei. Auch ist es besser wie die Mail: Mails am Handy mit rechtlich notwendiger Signatur, Bildanhang und Beschreibungen der Anhänge ist mobil, auf der Baustelle aufwendig und schwer umzusetzen.

Da also das Handwerk im Großen und Ganzen mobil und smart unterwegs ist – und sein muss, ist unser Werkzeug das Smartphone und der Messenger WhatsApp, die Kommunikationsapp um Kunden zu beraten, Mitarbeiter zu finden und die Belegschaft zu koordinieren. Eine App für dokumentierte und einfache Kommunikation. In einer komplexen, juristisch und technisch schwierigen Welt, sollte wenigstens die Kommunikation, so einfach wie möglich bleiben.

Weitere Downloads zu diesem Artikel
© handwerk-magazin.de 2018 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um diesen Artikel kommentieren zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen