Auftragsabwicklung, Büroorganisation, Digitalisierung und IT-Trends
Digitalisierung benötigt Software, aber nicht nur: Gregor Müller, Gründer und Geschäftsführer der Handwerker-Lösung "Das Programm" erklärt, wie wichtig es ist, zunächst die Abläufe im eigenen Betrieb zu kennen.
Immer noch gibt es Handwerkschefs, die ihrer täglichen Arbeit ganz ohne Software nachgehen. Wie lange können sie die Digitalisierung noch vor sich hinschieben?
Das Handwerk hat es Jahrhunderte lang ohne Computer geschafft. Warum sollte Digitalisierung auf einmal so wichtig sein? Immer wieder lese ich, dass Betriebe ohne Digitalisierung vor dem Aus stehen. Das halte ich für Unsinn. Viel wichtiger ist doch, wie gut die Abläufe und Prozesse im Unternehmen sind. Ob jeder weiß, was wann zu tun ist, und wie eingespielt die Zusammenarbeit ist. Sind diese Voraussetzungen gegeben, kann die Digitalisierung den Turbo einschalten. Die entscheidende Frage ist daher, welches Potential die Digitalisierung für das Handwerk hat und wie Technologien einen Mehrwert für den Betrieb, Mitarbeiter und Kunden haben können.
Kann Digitalisierung denn ohne Software auskommen?
Nein, Digitalisierung benötigt Software aber mit Software allein ist der Betrieb noch lang nicht digitalisiert. Eine Software bietet lediglich Funktionen, wie das Erstellen eines Angebots oder die Nachkalkulation eines Auftrags. Bei Digitalisierung geht es um die Abläufe im Unternehmen. Genauer: Digitalisierung ist eine Reise, bei der kontinuierlich neu verhandelt wird, welche Aufgaben von Menschen und welche von Rechnern abgearbeitet werden. Zum Beispiel: Wie können mit Hilfe von Apps und Cloud-Technologien jedem Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt die Informationen zur Verfügung gestellt werden, die er benötigt? Wie können alle im Betrieb jederzeit und überall Informationen erfassen, die für nachfolgende Schritte benötigt werden? Mit diesem Denkansatz wird klar, dass Technologien eingesetzt werden müssen, die Informationen überall und immer zur Verfügung stellen und nicht nur dann, wenn jemand im Büro vor dem Computer sitzt. Es geht darum, alle Mitarbeiter zu involvieren.
Nun könnte man sagen: Die Informationen wurden ja bisher – ohne Digitalisierung – auch erfasst.
Aber nicht schnell genug. Amazon, Facebook und Co. kommunizieren in einem atemberaubenden Tempo mit ihren Kunden. Bei einer Bestellung gibt es mit jedem neuen Schritt eine E-Mail und die ersten Lieferdienste erlauben ein Echtzeit-Tracking des Fahrzeugs. Diese Geschwindigkeit sind wir gewohnt und wird mittlerweile von modernen Verbrauchern erwartet. Gute Software unterstützt den Handwerksbetrieb dabei, in hoher Reaktionsgeschwindigkeit mit dem Kunden zu kommunizieren. Wurde das Aufmaß oder die Begehung digital beim Kunden erstellt, kann dank Cloud-Technologien im Büro oder im Home-Office nahtlos weitergearbeitet werden. Der Kunde ist begeistert von einem zeitgemäßen Auftreten, wenn der Betrieb kann ihm das Angebot schneller zusende kann.
Wie erkennt man eine gute Software?
Gute Software lässt den Anwender nicht warten, ist leicht zu bedienen und macht im Idealfall sogar Spaß. Gute Software unterstützt eine vernetzte Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten. Erlaubt eine App den Zugriff auf das Leistungsverzeichnis eines Auftrags, ist dem Mitarbeiter vor Ort sofort klar, was zu tun ist oder er kann im Zweifel einen Nachtrag anlegen und diesen vom Kunden unterschreiben lassen, wenn die Leistung ursprünglich nicht vereinbart wurde.
Und von welcher Software wiederum sollten Handwerker besser die Finger lassen?
Einer der größten Effizienzdiebe im modernen Betrieb sind Insellösungen. So sprechen wir mit vielen Betrieben, die die Arbeitszeiten auf dem Papier oder mit einer separaten App erfassen, für die Kommunikation einen Messenger nutzen, die Bilder mit dem Handy aufnehmen und die Angebote auf einem Computer im Büro erstellen. Jeder Arbeitsschritt beginnt mit der Suche nach den benötigten Informationen. Oft werden Daten vom Papier in diverse Exceldateien kopiert. Diese Arbeit ist zeitaufwendig, mühevoll und fehleranfällig. Laufen aber alle Daten in einer cloudbasierten Software zusammen, können zum Beispiel Arbeitszeiten direkt für die Nachkalkulation eines Auftrags erfasst werden und gleichzeitig auf das Stundenkonto des Mitarbeiters laufen. Ist eine Chatfunktion in der Software vorhanden, muss man nicht mehr nach der richtigen Gruppe im Messenger suchen, sondern hat alles auf einen Blick beisammen.
Alles im Blick zu haben – lässt sich so die Digitalisierung beschreiben?
Gute Digitalisierung erlaubt es dem Unternehmer im Handwerk vom "Feuerwehr spielen“ ins aktive Spiel zu kommen. Nehmen wir das heikle Thema Rechtssicherheit: Wenn ein Abnahmeprotokoll oder ein Arbeitsbericht mit wenigen Klicks inklusive Fotos und die finale Unterschrift vom Kunden auf dem Tablet als fester Bestandteil verankert ist, gelingt es diesen Abnahmeprozess konsequent rechtssicher auszuführen. Oder nehmen wir die Nachkalkulation: Liegt diese auf Knopfdruck vor, hat der Unternehmer Zeit sich Gedanken über die Bedeutung der Zahlen zu machen. Mit der so gesparten Zeit hat der Unternehmer mehr Zeit, um die bei seiner Arbeit täglich anfallenden kleinen und großen Katastrophen zu lösen.
Zur Person:
Gregor Müller entwickelt mit seinem Start-up Synatos digitale Anwendungen wie die Handwerker-Software "Das Programm" gegründet. Zuvor hat er viele Jahre bei SAP als Software- Berater gearbeitet.