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Organisationsfrage Büro-Digitalisierung Interview mit Andreas Köninger: "Kaufen Sie nur Software, die für Ihren Betrieb wirklich nötig ist"

Viele Handwerkschefs kämpfen mit der Umstellung von analog auf digital, beobachtet Andreas Köninger. Der Vorstand der Web-Agentur SinkaCom rät, im Kleinen anzufangen und nur dort neue Software anzuschaffen, wo es sich wirklich lohnt.

Topic channels: TS Ausstattung, TS Digitalisierung und TS Büroorganisation
Viele – insbesondere kleinere – Handwerksbetriebe tun sich schwer, ihren Betrieb zu digitalisieren und mit helfender Software auszustatten. Woran hakt´s?

Andreas Köninger: Handwerker denken bei der Digitalisierung häufig in Technologien und Software, doch ist es in erster Linie ein organisatorischer Akt. Weil das vielen Betriebschefs nicht bewusst ist, shoppen sie – genauso wie sie Utensilien wie Nägel und Schrauben beim Großhändler einkaufen – Software von der Stange und versuchen dann damit ihren Betrieb zu digitalisieren, nach dem Motto: Wenn ich ein Angebot digital erstellen will, brauche ich eben eine Angebotssoftware. Dieser schnelle lösungsgetriebene Einkauf ist zwar verständlich, denn ein Handwerker ist ja kein Kaufmann, sondern will sich auf seine Leistung konzentrieren. Doch sollte er sich die Zeit nehmen, nicht im Unternehmen, sondern am Unternehmen zu arbeiten.

Was bedeutet das konkret?

Der Handwerkschef muss sich überlegen, wie der Wertschöpfungsprozess in seinem Betrieb verläuft. Wenn er die einzelnen Arbeitsschritte zerlegt hat, die in seinem Backoffice ablaufen, dann erkennt er, auf welche Bereiche er seinen Fokus bei der Digitalisierung richten muss. Die wichtigsten fünf Säulen dabei sind die Interessentengewinnung, die Angebotserstellung, die Auftragskalkulation, die Beauftragung und Projektabwicklung sowie die Abrechnung. Bei jeder Säule gilt es zu prüfen, ob der eigene Betrieb dort gut aufgestellt ist oder ob es Entwicklungsbedarf gibt. Falls ja, geht es darum zu überlegen, wie sich dieser Bereich am besten mithilfe von Digitalisierungsmaßnahmen optimieren lässt. Dies ist dann die echte digitale Transformation.

Um dann beispielsweise für die Angebotserstellung eine Software zu kaufen?

Wie gesagt, mündet so ein eindimensionales Vorgehen meist in einer Sackgasse. Um die richtige Digitalisierungsstrategie zu ergreifen, geht der Betriebschef idealerweise ganzheitlich vor und nimmt dazu die Charakteristik des eigenen Geschäfts ins Visier. Mit der Software sollte er nicht nur ein Problem lösen, sondern gleich mehrere Lösungen erzielen. Auf diese Weise vermeidet er, dass ihn digitale Lösungen im Betrieb mehr Zeit und Geld kosten, als sie ihm einsparen sollten. Weil es bei der Digitalisierung nun mal verschiedene Stoßrichtungen gibt und jeder Software-Entwickler auf Konferenzen oder im persönlichen Gespräch natürlich seine eigene Lösung als Heilsbringer bewirbt, passiert es leicht, dass Prozesse im Betrieb nicht reibungslos ineinandergreifen. Beim Beispiel der Angebotssoftware tritt dann etwa der Fall ein, dass ein Handwerker 45 Minuten für das Schreiben eines Angebots benötigt, was ihn zuvor nur eine halbe Stunde gekostet hat. Der Grund liegt meist darin, dass sich Daten nicht automatisiert übertragen, da die Software nicht mit anderen Lösungen kompatibel ist und daher nicht synchronisiert läuft. Die Folge: Anstatt mehr Zeit zur Verfügung zu haben, gibt es lästige Mehrarbeit. An dieser Stelle stehen derzeit viele kleinere Betriebe: Sie verbrennen viel Geld, während ihr Frust an der Digitalisierung steigt. Viele geben dann erst mal auf, weil der Sinn hinter ihrer digitalen Strategie fehlt, und arbeiten wieder analog.

Wie muss der Handwerkschef vorgehen, um diesen digitalen Super-Gau zu vermeiden?

Zunächst darf er nicht jedem Trend hinterherjagen und jedem Vertriebler, der eine Software verkauft, zuhören. Wenn er einen kleinen Betrieb hat, rate ich auch erst einmal, abzuwarten und sorgfältig zu prüfen, welche Software wirklich nötig ist. Das ist für jede Branche ganz verschieden und vom Geschäftsmodell abhängig. Es gibt Dinge, die ein Betrieb nicht digitalisieren muss, weil es schlichtweg keinen Sinn macht. Manche kleinere Firmen brauchen zum Beispiel nicht einmal eine Zeiterfassung, wenn sie – wie es oft üblich ist – eine externe Arbeitskraft beschäftigen, die einmal pro Monat für ein paar Stunden die erfassten Zeiten der Mitarbeiter in eine Excel-Tabelle einpflegt. Das ist weitaus günstiger und effektiver als eine Software. Dann gibt es Betriebe, die ein gut überschaubares Lager besitzen, bei dem sie genau wissen, welche Waren sie vorrätig haben. Solche Betriebe benötigen daher kein eigenes Warenwirtschaftssystem, das ihnen nur Arbeit macht, indem sie es pflegen müssen.

Wann raten Sie einem Betrieb zu einem Warenwirtschaftssystem?

Für diesen Entschluss rate ich genau hinzusehen. Ein SHK-Betrieb zum Beispiel, der immer beim gleichen Hersteller oder Großhändler einkauft, kann dessen Warenwirtschaftssystem ganz einfach über eine Schnittstelle ans eigene Unternehmen anschließen. Über dieses Vendor-Login kann er dann etwa die Software für die Angebotskalkulation über einfache Tools anschließen – alles ist integriert und funktioniert. Kauft er dagegen verschiedene Produkte bei diversen Herstellern und Händlern ein, sollte er sich über ein eigenes unabhängiges Warenwirtschaftssystem Gedanken machen. Doch auch dann gibt es preisgünstige Alternativen. Mein persönlicher Tipp ist, einen Online-Shop auf der Website zu erstellen und diesen mit den Produkten und Ersatzteilen verschiedener Hersteller zu befüllen. Das gelingt über eine Punch-out-Schnittstelle, über die auf das Sortiment des jeweiligen Anbieters zugegriffen werden kann. Die darüber erzeugten Warenkörbe lassen sich dann auch wieder ins eigene Kundensystem übertragen. Letztlich läuft der Bestellprozess so viel einfacher ab, als wenn man die Artikelnummer ins Warenwirtschaftssystem eingeben muss. Auf solche smarten Lösungen zu kommen setzt allerdings voraus, dass man sein Geschäft mitsamt seinen Anforderungen gut verstanden hat und auch bereit ist, in Organisationsstrukturen zu denken, die innovativ und kreativ sind.

Was ist mit Trendtechnologien wie Augmented Reality (AR) – ist das ein Hype, dem man lieber nicht hinterherjagen sollte?

Auch hier gilt: Technologien wie AR sollten nur dann eingesetzt werden, wenn sie einen echten Mehrwert bieten. Das ist bei der Badplanung klar der Fall, aber auch bei der Planung des Dachs stößt Augmented Reality zunehmend auf Begeisterung. Velux hatte vor Jahren einen Konfigurator für Dachfenster und Rollos angeboten. Eine tolle Idee, denn über ganz einfache Methoden konnte man experimentieren, was es gibt und wie es aussieht. Jedoch war dies erst mal kein Erfolg, da die Zielgruppe, die Dachfenster kaufte, ein solches Spielzeug nicht kaufen wollte. Ein Fensteranbieter bietet in seinem Digitallabor jetzt eine echte AR-Applikation, mit der Fenster in Wänden virtuell eingebaut werden können. Ein Modell mitsamt seiner jeweiligen Länge, Höhe und Breite lässt sich platzieren und in seiner Wirkung darstellen. Der Kundenkreis, der voll darauf abfährt, wird täglich größer. Bei jeder Technologie kommt es daher auf den Reifegrad der Anwendung an sowie auch auf die Zielgruppen, die es wertschätzen. Dabei den richtigen Zeitpunkt zu treffen, spielt eine große Rolle. Wer zu früh ist, verbrennt meist viel Geld.

Zu lange abwarten ist auch nicht gut.

Den Digitalisierungsfans, die jeden Trend mitmachen, sollten sich Handwerkschefs keinesfalls anschließen. Letztlich geht es bei der digitalen Transformation nicht darum, den Abakus-Rechenschieber durch einen Taschenrechner oder den Zollstock durch einen Laser-Entfernungsmesser zu ersetzen, sondern es geht darum, Schwachstellen im Betrieb mithilfe von Software sinnvoll zu beseitigen. Viel Arbeit ersparen sich Handwerkschefs auch, indem sie die Sicherheit ihrer internen Betriebsdaten in die Hände von IT-Experten geben. Das heißt, anstatt nur dem Server im eigenen Betrieb zu vertrauen, der regelmäßig fachmännisch gewartet und gesichert werden muss, ist es besser eine Cloud-Lösung wie zum Beispiel von Sage, Lexware oder Teamleader zu nutzen. Mit wenigen Euro pro Lizenz hat der Betriebschef damit sein juristisches Haftungsrisiko etwa für den Schutz von Kundendaten outgesourct. Das ist eine Investition, zu der ich jedem Betrieb rate.

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