Umsatzsteuervoranmeldung Betriebsvermögen: Private Nutzung nicht ausgeschlossen

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Unternehmer setzen betrieblich genutzte neue Wirtschaftsgüter in der Regel steuerlich ab. Das funktioniert auch, falls das gute Stück privat mitbenutzt wird. Allerdings sind hier strenge Vorgaben zu beachten. Wie Sie Neuanschaffungen richtig zuordnen.

Von Eva Neuthinger

Baut der Handwerker in seinem Einfamilienhaus ein privates Arbeitszimmer ein, sollte er es idealerweise bereits in der Umsatzsteuervoranmeldung deklarieren.
Baut der Handwerker in seinem Einfamilienhaus ein privates Arbeitszimmer ein, sollte er es idealerweise bereits in der Umsatzsteuervoranmeldung deklarieren. – © nyul – stock.adobe.com

Betriebliche Gegenstände gehen auf das Konto der Firma, soweit sie nur in der Firma eingesetzt werden. Dann ist der Vorsteuerabzug gesichert. So steht es im Paragraf 15 Umsatzsteuergesetz: „Wird eine Leistung ausschließlich für unternehmerische Tätigkeiten bezogen, ist sie vollständig dem Unternehmen zuzuordnen.“ Steuerexperten sprechen vom Zuordnungsgebot.

„Bei einer Leistung, die ausschließlich für nichtunternehmerische Tätigkeiten bezogen wird, ist eine Zuordnung zum Unternehmen hingegen ausgeschlossen“, heißt es im Paragrafen weiter. Es handelt sich im Fachjargon um ein Zuordnungsverbot.

Unternehmerische Mindestnutzung

Interessant wird es im dritten Part: „Erreicht der Umfang der unternehmerischen Verwendung eines einheitlichen Gegenstands nicht mindestens 10 Prozent unternehmerische Mindestnutzung, greift das Zuordnungsverbot“, so das Gesetz. Das bedeutet im Umkehrschluss: Soweit das Wirtschaftsgut weitgehend privat, aber zu mehr als 10 Prozent auch betrieblich mitgenutzt wird, kann es dem Betrieb zugeordnet werden.  Das hat den Vorteil, dass trotz Privatanteil Vorsteuern geltend gemacht werden können. Ein Nachteil des Vorsteuerabzugs: Die private Nutzung unterliegt anschließend der Umsatzsteuerpflicht – gegebenenfalls anteilig der Nutzung.

„Allerdings muss man sich hier schon frühzeitig festlegen“, sagt Oliver Hubl, Steuerberater in Alfter bei Bonn. Der Firmenchef kann das Objekt entweder komplett dem Unternehmen zuordnen oder nur anteilig der Nutzung, wie der Europäische Gerichtshof entschieden hat. „Notwendig ist es aber, dem Finanzamt die Entscheidung zeitnah mitzuteilen und zu dokumentieren. Andernfalls geht der Fiskus davon aus, dass es sich um ein privates Gut handelt“, so Hubl.

Voller Vorsteuerabzug in der Umsatzsteuervoranmeldung

Zum Beispiel können Handwerkschefs dazu in der nächsten Umsatzsteuervoranmeldung den vollen Vorsteuerabzug angeben. „Dann ist dem Finanzamt die betriebliche Zuordnung klar“, so Hubl. Falls dies nicht passiert ist, muss spätestens mit der fristgerechten nächsten Umsatzsteuererklärung das Wirtschaftsgut dem Betrieb zugeordnet werden (Bundesfinanzhof, Aktenzeichen V B 109/16).

Hier ist zu unterscheiden: In der Regel geben Handwerkschefs eine monatliche oder zumindest eine vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung ab. Dann sollte die Zuordnung in der Umsatzsteuervoranmeldung für den Monat oder des Quartals der Anschaffung erfolgen, in dem das Objekt hier in der Voranmeldung mit aufgeführt wird. Bei Jahreszahlern ist es ratsam, die Zuordnung dem Finanzamt mit einem gesonderten Schreiben zu erklären und zu dokumentieren. Man muss auch wissen: Mitunter erhalten Unternehmer Fristverlängerungen für die Abgabe ihrer Umsatzsteuerjahreserklärung. Auch dann bleibt es dabei, dass innerhalb der eigentlichen Frist die Zuordnung erfolgen muss. Wer zu spät kommt, erhält keinen Vorsteuerabzug mehr.

Dazu ein Urteil (Aktenzeichen IX R 29/21, XI R 3/19): Der Kläger war ein Gerüstbauer. Er wollte ein Einfamilienhaus bauen, mit einem ausschließlich betrieblich genutzen Planungsbüro. In seiner verspäteten Umsatzsteuer-Jahreserklärung machte er das Zimmer geltend. Zuvor in den Voranmeldungen passierte das nicht. Das Finanzamt ließ den Vorsteuerabzug nach einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung nicht zu.

Er klagte mit der Begründung, dass es zur Dokumentation nicht auf die Umsatzsteuererklärung ankäme. Vielmehr ergäbe sich aus den Bauzeichnungen und der tatsächlichen ausschließlich unternehmerischen Nutzung des Zimmers ausreichende Anhaltspunkte für die Zuordnung. In den Bauplänen war das Zimmer mit „Arbeiten“ definiert. Er habe seit 15 Jahren kein externes Büro unterhalten. Es sei daher nicht zweifelhaft, dass sein Büro im Einfamilienhaus unternehmerischen Zwecken diene. Der Bundesfinanzhof erklärte im Mai 2022 dazu: Liegen innerhalb der Dokumentationsfrist objektiv erkennbare Anhaltspunkte für eine Zuordnung vor, können diese der Finanzbehörde auch noch nach Ablauf der Frist mitgeteilt werden. „Für die Zuordnung zum Unternehmen kann bei Gebäuden die Bezeichnung eines Zimmers als Arbeitszimmer in Bauantragsunterlagen jedenfalls dann sprechen, wenn dies durch objektive Anhaltspunkte untermauert wird“, so der Bundesfinanzhof. In diesem Fall allerdings ist die Sache noch offen, da die obersten Finanzrichter den Fall an das Sächsische Finanzgericht zurückgewiesen haben. Die tatsächlichen Feststellungen reichten nicht aus, um hier abschließend zu entscheiden.