E-Rechnung: Empfang und Versand sind auch für kleine Betriebe kein Hexenwerk

Viele Handwerksbetriebe tun sich trotz gesetzlicher Vorgaben noch schwer mit der Umstellung, eine E-Rechnung auch zu versenden. Dabei lassen sich Prozesse in der Buchhaltung mit ein wenig Aufwand neu aufstellen – und alle im Betrieb profitieren davon. Benjamin Elsen, Geschäftsführer der Elsco Haustechnik GmbH im niedersächsischen Moormerland, spielt in Sachen E-Rechnung auf Champions-League-Niveau. Benjamin Elsen ist Geschäftsführer der Elsco Haustechnik GmbH im niedersächsischen Moormerland und gilt als Vorreiter in Sachen Digitalisierung. Als Vorstandsmitglied des Fachverbands SHK Niedersachsen hält er Vorträge und ist quasi nie ohne sein Smartphone anzutreffen. „Ich war schon als kleiner Junge technikbegeistert“, erklärt er und fügt grinsend hinzu: „Aber Sie müssen nun nicht denken, ich würde mich auf Tik-Tok herumtreiben.“ Der rührige SHK-Unternehmer, der vor 15 Jahren mit zwei Mitarbeitern startete und inzwischen 19 Leute beschäftigt, hat vielmehr seine Zahlen permanent im Blick. Bei ihm sind alle Geschäftsdaten via App in der Cloud abrufbar: Umsatz, Kontostände, Monteurstunden, Materialeinkauf, Rechnungsein- und -ausgang – um nur einige zu nennen. 40.000 Euro, sechs Chef-Arbeitswochen und drei Schulungswochen für einen Mitarbeiter investierte der Handwerkschef im vergangenen Sommer, um seine Prozesse komplett zu digitalisieren – just als der Wärmepumpen-Absatz bei ihm im Betrieb aufgrund des Gebäudeenergiegesetzes (auch bekannt als Heizungsgesetz) und Änderungen bei den Förderungen einbrach. Zudem hatte er Rücklagen gebildet. „Jetzt spielen wir auf Champions-League-Niveau“, freut sich der Betriebsinhaber. Er kann E-Rechnungen versenden und empfangen. E-Rechnung: Das ist der Status quo Bis 31. Dezember 2026 können Chefs noch sonstige Rechnungen ausstellen. Die Frist verlängert sich für Betriebe mit weniger als 800.000 Euro Jahresumsatz bis Ende 2027. Ab 2028 müssen auch sie E-Rechnungen versenden können. Aktuell sind die Unternehmen so aufgestellt, ermittelte der Branchenverband Bitkom: Empfang von E-Rechnungen96 %E-Rechnung wird genutzt für ausgehende Rechnung55 %Geschäftspartnern wird freigestellt, ob Rechnungen per Post zugestellt werden93 %Geschäftsprozesse sind vollständig digitalisiert58 %Manueller Upload von Rechnungen durch Geschäftspartner via Portal 7 %Rechnungsversand per E-Mail (als PDF-Datei)99 %Versand per Briefpost59 %Quelle: Bitkom 12/2024 - Befragung von 1.103 Unternehmen ab 20 Beschäftigten in Deutschland Software: Optimierung inkludiert die Rechnungsstellung „Die neuen Prozesse betreffen auch die elektronische Rechnung“, sagt Unternehmer Elsen. Dass seine Leute ausnahmslos mit dem i-Pad zum Kunden gehen, hat auch für die Rechnungsstellung Riesen-Vorteile, wenn man dann die E-Rechnung versendet: „Es ist eine coole Sache, wenn die Monteure bereits vor Ort auf der Baustelle eingeben, welche Materialien sie verbaut und wie lange sie wofür gebraucht haben. Wir dokumentieren das je Projekt und so habe ich immer den Überblick, wie es um Aufwand, Kosten und Manpower bestellt ist. Die Rechnungen schreiben sich dann quasi automatisch. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das einfach prima.“ By the way läuft auch die Mitarbeiterführung inzwischen voll digital. Er kann einsehen, wie effektiv seine Leute arbeiten, alle haben Zugang zu ihrer digitalen Personalakte. Im Mitarbeitergespräch spricht er mögliche Defizite etwa beim Führen der Projektliste direkt an – mit Schwarz-auf-Weiß-Sicht in der Cloud. Elsen entschied sich nach reiflicher Überlegung für die Software des Anbieters Pds, das Ausspielen der E-Rechnung ist dabei ein Kernstück. Anders als Elsen haben sich längst nicht alle Unternehmerkollegen des Themas E-Rechnung bereits so vorbildlich angenommen (siehe Tabellen o. und u.). In den meisten Betrieben steht zwar der Empfang von elektronischen Rechnungen auf festen Füßen, aber bei der Rechnungsausstellung und dem Versenden der E-Rechnung hapert es. Christian Goede-Diedering, Datev-Fachreferent für das Thema E-Rechnung sagt: „Viele Chefs haben damals gedacht, ‚warten wir erst einmal ab“, was ja angesichts der Übergangsfristen durchaus möglich ist. Aktuell hätten sich die Betriebe etwa um barrierefreie Websites zu kümmern. Ganz zu schweigen von der Bürokratie. Sandra Job, Head of Software Consulting bei den pds-it-systemen konstatiert: „Die größte Hürde ist meist nicht die Technik, sondern das Priorisieren des Themas im laufenden Betrieb.“ E-Rechnungen: Gesetzliche Übergangsfristen Aber die Zeit läuft: Schon seit Jahresbeginn 2025 müssen Unternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen in einem standardisierten Format zu empfangen. Damit erhält die elektronische Rechnung rechtlich den Vorzug gegenüber der Papierrechnung. „Es handelt sich um einen echten Paradigmen-Wechsel – die E-Rechnung ist nun nach dem Gesetz der Regelfall, die Papier-Rechnung die Ausnahme“, erklärt Goede-Diedering. Für den Versand einer PDF-Rechnung braucht man seit Januar theoretisch sogar die Zustimmung des unternehmerischen Empfängers. Für den Übergang gibt es aber zunächst noch Fristen: So will der Gesetzgeber bei Betrieben bis 800.000 Euro Jahresumsatz erst einmal nicht mucken, wenn weiter Rechnungen in Papierform oder als PDF per Mail an den Empfänger gehen. Große Unternehmen können dies lediglich bis Ende 2026 in dieser Weise handhaben. Dann müssen sie E-Rechnungen versenden können. Rechnungsversand: Was hält Chefs von der Umstellung ab? Sevdesk, Anbieter einer Buchhaltungssoftware, ermittelte, warum Unternehmer in Deutschland mit der technischen Umsetzung in Sachen E-Rechnung noch nicht so weit sind: Kein Bedarf für meine Art von Rechnungen36 %Fehlende Informationen zur Umstellung30 %Zeitmangel26 %Technische Herausforderungen17 %Sonstiges 9 % Elektronischer Versand nach Branchen im Überblick Laut sevdesk sind 36 Prozent der Selbstständigen in der Lage, eine E-Rechnung zu versenden, 64 Prozent haben noch keine E-Rechnung versendet. Nutzung der E-Rechnung nach Branchen: Dienstleistung & Beratung40 %Handwerk39 %Handel28 %Sonstiges17 %Nicht definiert 9 %Quelle: sevdesk, E-Rechnung Studie 2025 E-Rechnung wird zum Standard: Paradigmenwechsel ab 2028 Ab 1. Januar 2027 sind dann zunächst Unternehmen mit Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro aufgefordert, elektronische Rechnungen nicht nur zu empfangen, sondern auch auszustellen und zu versenden. Ein Jahr später schließlich, ab 1. Januar 2028, müssen auch alle anderen Unternehmen dazu in der Lage sein. Für Rechnungen an Endverbraucher gilt: Handwerksbetriebe können sie weiterhin in Papierform oder als PDF-Datei verschicken. „Die Einführung der elektronischen Rechnung in Deutschland ist übrigens als Vorbereitung für ein nationales Einzelumsatz-Meldesystem zu sehen, das voraussichtlich 2030 verbindlich bedient werden soll,“ erklärt Goede-Diedering. Dabei sei auch der elektronische Rechnungsversand kein Hexenwerk und lasse sich schon mit weniger Aufwand realisieren: Goede-Diedering verweist für die Rechnungsbearbeitung auf das Datev-Tool Unternehmen online, das kleinen Betrieben die wichtigsten Schritte abnehme und dazu Vorgaben für eine ordnungsgemäße Buchführung überprüft und bei Fehlern Hinweise gibt. In Verbindung mit dem Modul Auftragswesen next können auch E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung geschrieben und versendet werden – via Mail oder für registrierte Nutzer der Datev-E-Rechnungsplattform über das sichere Traffiqx-Netzwerk. Im Zusammenspiel lassen sich mit den Lösungen also E-Rechnungen empfangen und versenden, nach EU-Norm 16931 für die elektronische Rechnungsstellung validieren und visualisieren und automatisch, sicher und virenfrei im passenden Format zu versenden. Das Bereitstellen in Unternehmen online erleichtert auch den Austausch mit dem Steuerberater und stellt die GobD-konforme Archivierung sicher. Software für die E-Rechnung: Sie erspart Zwischenschritte und Personal Elsen hatte wie viele seiner Kollegen ursprünglich unterschiedliche Programme im Einsatz. Auch er war zunächst genervt von der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung. „Ich wusste gar nicht, dass meine Programme bereits in der Lage waren, eine E-Rechnung zu erstellen und dann zu versenden“, amüsiert er sich jetzt. Zudem habe er den Mehrwert einer E-Rechnung damals gar nicht wahrgenommen – dass das System sie standardisiert generiert, ohne dass großartige Prüfungen durch qualifiziertes Personal im Nachgang nötig sind. Seine neue Software erleichtere überdies viele andere Schritte, gleiche etwa die Material-Positionen mit den Katalog-Angeboten der Grossisten ab. Einmal die Woche exportiert seine Mitarbeiterin die E-Rechnungen und übermittelt sie via Plattform an den Steuerberater. E-Rechnung: Handwerker-Software kann auch Rechnungen stellen Sandra Job von pds macht Unternehmern ebenfalls Mut: „Viele Handwerksbetriebe starten mit dem Empfang von E-Rechnungen, bevor sie selbst eine E-Rechnung versenden. Hat der Betrieb bereits eine Handwerkersoftware im Einsatz, die E-Rechnungen verarbeiten und versenden kann, geht die Umstellung oft schnell – hier genügt meist die Aktivierung der Funktion oder aber die Einrichtung der bereits vorhandenen Schnittstellen und eine kurze Schulung.“ Ein geübter Anwender sei danach in der Lage, eigenständig den Empfang und Versand von E-Rechnungen vorzunehmen. Müsse hingegen erst eine neue Software eingeführt werden, sollte man je nach Betriebsgröße mit mehr Vorlauf rechnen. „Ein sinnvoller Fahrplan beginnt dabei mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Systeme und einer gemeinsamen und realistischen Zeitplanung mit dem Softwareanbieter,“ sagt Job. Software-Umstellung für die E-Rechnung: Wie sieht es mit den Kosten aus Doch ist das nicht alles furchtbar teuer? Job und Goede-Diedering winken ab. „Für kleine Betriebe ist eine skalierbare Lösung ideal. Viele Hersteller bieten Basisfunktionen zu attraktiven Einstiegspreisen, die sich je nach Bedarf erweitern lassen“, sagt Job. Wichtig sei, dass die Software E-Rechnungen nach geltenden Standards (etwa XRechnung, ZUGFeRD) unterstütze und in bestehende Abläufe integrierbar ist. Auch die Datev-Plattformen seien für geringe Monatsbeiträge nutzbar und böten sogar die Überführung in die gewünschten Formate. Umstellung auf die E-Rechnung: Mehrwert durch Anleitungen Elsen durchläuft alle Prozesse erst einmal selbst. So hat er für jeden einzelnen Schritt Anleitungen geschrieben, auf die er und seine Mitarbeiter jederzeit zugreifen können. Praktisch: Sie dienen gleichzeitig als Teil der Verfahrensdokumentation, was ihm im Austausch mit der Finanzbehörde Punkte bringt. Auch beim Onboarding-Prozess neuer Monteure leisten sie gute Dienste.

Rechnungsstellung digitalisieren E-Rechnung: Empfang und Versand sind auch für kleine Betriebe kein Hexenwerk

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