Kolumne „Eigels Erfa-Erkenntnisse“ KI für Handwerksbetriebe: Wie kann ich ChatGPT und Co. im Unternehmensalltag einsetzen, Frau Eigel?

Andrea Eigel leitet zahlreiche Erfa-Gruppen – und ist somit ganz nah dran am Handwerk. In ihrer neuen Kolumne beantwortet die erfahrene Beraterin Fragestellungen aus der Praxis. Folge 12: KI für Handwerksbetriebe.

Geben Sie’s zu: Auch Sie hat der Hype um Künstliche Intelligenz bereits dazu gebracht, sich in einer stillen Stunde auf ein Rendezvous mit einem intelligenten Chatbot zu verabreden. Vielleicht haben Sie dabei versucht, mit dem KI-Werkzeug Ihrer Wahl – z. B. Gemini, Microsoft Copilot oder ChatGPT – Ihre Rede für die Firmenveranstaltung statt mit Blut, Schweiß, Tränen und stundenlanger Formulierungsarbeit in Nullkommanichts und auf Knopfdruck von Ihrem digitalen Gegenüber erstellen zu lassen. Vielleicht waren Sie vom Ergebnis, den das KI-Tool dann lieferte, so enttäuscht, dass dies Ihr einziges Tête-à-Tête mit der schlauen Maschine geblieben ist.

Was soll ich sagen? Geben Sie der Sache eine zweite Chance. Denn um es – abgewandelt – mit dem Bonmot des Autors Ossi Urchs zu formulieren: KI ist wie die Digitalisierung kein Schnupfen, der irgendwann einmal wieder weggeht. KI wird bleiben und kann Ihnen nützen – ohne große Einarbeitungszeit und (noch) ohne große Kosten. Viele Kolleginnen und Kollegen in Handwerksbetrieben machen dies bereits vor und setzen die geläufigen KI-Werkzeuge zur Arbeitserleichterung und Effizienzsteigerung ein. Beispiele gefällig?

Mit Künstlicher Intelligenz den Handwerker-Schriftkram vereinfachen

Kluge Einsatzmöglichkeiten von KI erlebe ich in meinen Erfa-Gruppen reichlich. Besonders an einer Stelle setzen die Nutzenden an: Handwerkerinnen und Handwerker schreiben meist nicht gern. Doch ohne Verschriftlichung kommt man im Arbeitsalltag nicht aus.

So hat der Werkstattleiter eines Metallbaubetriebs die Sprachfunktion der neueren ChatGPT-Versionen für sich entdeckt. Er nutzt diesen Chatbot als App auf seinem Smartphone und kommuniziert mit ihm direkt via Spracheingabe – vor allem, um so in kürzester Zeit Protokolle von Kunden- oder Mitarbeitergesprächen erstellen zu lassen. Stichwortartig erzählt er dem KI-Tool, was Thema der Besprechung war und zu welchem Ergebnis man gekommen ist. Die KI macht daraus in Sekunden ein sauber formuliertes schriftliches Protokoll. Die Zeitersparnis für den Werkstattleiter ist enorm – und die Freude darüber, eine ungeliebte Aufgabe delegiert zu haben, noch größer.

Beeindruckt hat mich auch die Anwendung von KI, die die Büroleiterin eines Baubetriebs eingesetzt hat. Sie ließ sich vom Chatbot einen auf ihr Unternehmen individualisierten Hitzeschutzplan gemäß den Richtlinien der BG Bau erstellen – mit den Vorgaben, besonders verständlich für alle Mitarbeitenden zu formulieren und besondere Spezifikationen des Betriebs gleich mit einzubauen. Auch sie hat sich damit viel Arbeit erspart und vor allem einen sehr überzeugenden Hitzeschutzplan erhalten.

Handlungsanweisungen wie diese sind ein ideales Einsatzgebiet für KI-Tools – genauso wie Stellenbeschreibungen, Handlungsprofile für Mitarbeitende, Bautageberichte oder Baustellenprotokolle. Doch auch beim Verfassen von Angebotstexten oder Arbeitszeugnissen kann man sich sehr gut von den intelligenten Chatbots helfen lassen. Immer schont der Dialog mit der KI das Zeitbudget, bringt organisatorische Erleichterungen und kann darüber hinaus durchaus für Inspirationen sorgen. Wie schaffen Sie den Einstieg ins Arbeiten mit KI für konkrete (Text-)Anwendungen für Ihren Betrieb?

Drei Tipps für den Einsatz von KI für Handwerksbetriebe

1. Präzise prompten: Damit die KI optimale Ergebnisse liefert, ist es wichtig, die richtigen Prompts, also Anweisungen an den Chatbot, zu verwenden. Weisen Sie dem Chatbot zunächst eine Rolle zu, das heißt: Sagen Sie, aus welchem Blickwinkel heraus die KI agieren soll. Geben Sie dann wichtige Informationen (Textart, Textlänge, Adressaten des Texts, Tonalität und gewünschte Inhalte) vor. Je genauer die Anweisung, desto besser wird das Ergebnis. Ein wenig Übung und Experimentierfreude sind hier gefragt. Vorschlag: Einfach einmal damit spielen – das bringt nicht nur faszinierend gute Resultate, sondern auch viel Spaß.
   
   
2. Spracheingabe nutzen: Wenn Ihnen die schriftliche Kommunikation mit dem Chatbot nicht liegt, verwenden Sie alternativ die Spracheingabe. Sie ist mittlerweile bei vielen KI-Tools Standard. Sie geben damit Ihre Infos mündlich an die KI weiter – und sie macht daraus das gewünschte Schriftstück, z. B. Besprechungsprotokolle oder Bautageberichte.
   
   
3. Kritisch bleiben: Prüfen Sie mit KI erstellte Texte stets auf ihre inhaltliche Richtigkeit. Achten Sie auch darauf, keine persönlichen Daten wie Namen mit dem Chatbot zu teilen. Denn die Unternehmen, die hinter den KI-Anwendungen stehen, speichern den Dialog mit Ihnen. Diese Daten werden – zumindest vorübergehend – archiviert und analysiert, um die KI-Fähigkeiten des Bots weiter zu trainieren.

Fazit: KI kann für Handwerksbetriebe schon heute ein nützlicher Alltagshelfer sein

Die Digitalisierung steckt voller Effizienzchancen fürs Handwerk, und Künstliche Intelligenz spielt dabei eine zentrale Rolle. Mit frei verfügbaren KI-Tools können auch kleine Handwerksbetriebe ihre Kommunikations- und Organisationsaufgaben einfacher gestalten, ohne dafür viel Zeit oder Geld zu investieren. Obgleich KI ein wertvoller Helfer ist, hat sie auch ihre Grenzen. Die Qualität der Ergebnisse hängt stark von der Qualität der eingegebenen Daten und Prompts ab. Zudem müssen KI-generierte Inhalte immer auf Richtigkeit kontrolliert werden – „Kollege Chatbot“ ist nicht allwissend. Doch die Technologie hat in jedem Fall Potenzial, den handwerklichen Arbeitsalltag zu erleichtern. Probieren Sie es für sich persönlich aus!

Für welche Aufgaben nutzen Sie KI? Welche Vorteile erschließen Sie sich damit? Wo sehen Sie weiteres KI-Potenzial für Ihren beruflichen Alltag? Schreiben Sie mir gern eine E-Mail!

Über Kolumnistin Andrea Eigel:

Andrea Eigel unterstützt Unternehmerinnen, Unternehmer und Führungskräfte im Handwerk dabei, Kunden und Mitarbeitende zu gewinnen und nachhaltig zu binden – und dabei auch selbst bei Lust und Laune zu bleiben.

Sie hält Vorträge, macht Workshops und Coachings, moderiert Veranstaltungen und leitet seit vielen Jahren Erfa-Gruppen. Nebenberuflich ist sie Dozentin an der Dualen Hochschule Baden-Württemberg.