Fahrtenbuch: So halten Sie sich digital und analog an alle Vorgaben

Wer ein Fahrtenbuch führt, muss strenge Vorgaben einhalten – sonst kann das Finanzamt es ablehnen. Wie Handwerksunternehmer ihre Wegstrecken regelkonform aufzeichnen. Franz Vogel, Juniorchef der Tischlerei Dietmar Vogel in Wandlitz bei Berlin. Der Wagen war alt, längst abgeschrieben und außerdem wurde er nur relativ wenig privat genutzt. „Die Ein-Prozent-Methode war für mich unterm Strich eine ziemlich kostspielige Sache“, erklärt Franz Vogel, Juniorchef der Tischlerei Dietmar Vogel in Wandlitz bei Berlin mit vier Mitarbeitern. Als er sich dann vor rund zwei Jahren ein neues Auto zulegte, sprach ihn sein Steuerberater darauf an. „Er empfahl mir, besser ein Fahrtenbuch zu führen, statt monatlich pauschal ein Prozent vom Bruttolistenpreis des neuen Fahrzeugs zu versteuern“, sagt Vogel. Im ersten Moment fand er die Idee gar nicht gut: „Als ich ein Jugendlicher war, lag im Auto meiner Eltern immer ein Tonbandgerät. Vater oder Mutter sprachen bei jeder Fahrt rein, wo sie wann aus welchem Anlass gewesen sind. Zu Hause hörten sie sich alles noch einmal an und trugen die jeweiligen Fahrten dann in eine Kladde ein. Den Stress und Aufwand wollte ich nicht haben.“ Aber dann fragte Vogel seinen Steuerberater, ob er nicht ein digitales Fahrtenbuch führen könnte. „Ich recherchierte im Netz, welcher Anbieter und welche Lösung für mich infrage kommt. Mein Steuerberater nickte meine Wahl dann ab“, sagt Vogel. Stecker rein und es geht los mit dem elektronischen Fahrtenbuch Die Installation war simpel. „Im Prinzip musste ich nur einen Stecker unterhalb des Armaturenbretts einstecken. Der Adapter zeichnet jetzt alle Wegstrecken auf. Per Handy oder per Computer dokumentiere ich, wohin ich warum gefahren bin“, kommentiert Vogel. Im Turnus von zwei Tagen macht er das, sodass bei ihm nichts liegenbleibt. „Der Aufwand hält sich für mich insgesamt in Grenzen. Ein elektronisches Fahrtenbuch zu führen ist kein Hexenwerk, und für mich ist es sicherlich steuerlich die günstigere Möglichkeit, meinen Privatanteil zu versteuern“, zieht Vogel Bilanz.Wann Chefs der Ein-Prozent-Methode ein Fahrtenbuch vorziehen sollten? Grundsätzlich ist es immer dann besser, jede Fahrt aufzuzeichnen, statt die privaten Strecken pauschal zu versteuern, je niedriger der Privatanteil ist. Da das Finanzamt auch bei einem Gebrauchtwagen mit dem Bruttolistenpreis eines Neuwagens rechnet, kann sich auch bei einem älteren Wagen die Führung eines Fahrtenbuchs anbieten, etwa wenn er bereits abgeschrieben ist. „Unternehmer haben die Möglichkeit, jedes Jahr neu zu wählen, ob sie pauschal oder per Fahrtenbuch abrechnen wollen“, erklärt Steuerberater Jens Mascher, Partner der Kanzlei Mascher & Partner in Hamburg. Im Zweifel ist es immer wieder ein Rechenexempel, ob sich ein Fahrtenbuch auszahlt. Für viele Handwerksunternehmer dürfte dabei unter dem Strich eine Ersparnis herauskommen. EU-Vergleich: Deutsche Firmen im Vorteil In keinem anderen EU-Land erhalten Unternehmen beim Kauf großer SUV-Dienstwagen mehr steuerliche Vorteile als in Deutschland, was die Betrachtung der Netto-Gesamtsteuern über vier Jahre belegt. Dänemark66.942 EuroVereinigtes Königreich29.889 EuroFrankreich26.261 EuroNiederlande25.625 EuroÖsterreich24.699 EuroBelgien12.280 EuroPolen 3.961 EuroDeutschland 2.753 EuroHinweis: Die Berechnung umfasst Zulassungssteuer, Kfz-Steuer, Geldwerter Vorteil Arbeitnehmer und Arbeitgeber, Vorsteuerabzug, Abschreibungen Quelle: T & E Berechnungen basierend auf nationalen Quellen, April 2025; Studie von Environmental Resources Management. Finanzämter machen klare Vorgaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch Die Sache hat einen Haken: Das Finanzamt hat klare Vorstellungen davon, wie ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch auszusehen hat. Dabei ist es für Handwerker egal, ob sie eine moderne digitale Variante oder altmodisch eines in der Papierform wählen. Sinn und Zweck des Fahrtenbuchs ist es, die privaten und die geschäftlichen Fahrten auseinanderhalten zu können. Folglich ist jedes Fahrtenbuch lückenlos zu führen. Die Betriebsprüfer wollen jeden gefahrenen Kilometer, den Kilometerstand zu Beginn und zum Ende der Strecke, den Zweck, den Namen und die Adresse des jeweiligen Kunden sowie die Route wissen. Eine Straße ohne Hausnummer anzugeben genügt oft genauso wenig wie die richtige Adresse ohne den Namen des Kunden zu nennen. Auch reicht es nicht, nur den Namen zu dokumentieren, nicht aber die Adresse. Gut zu wissen: Wenn man privat unterwegs war, reicht die Kilometer-Angabe. Das sind viele Informationen, die festgehalten werden müssen. Steuerberater Mascher meint: „Die meisten Fahrtenbücher in Papierform sind nicht richtig geführt, weil die Unternehmer eben doch schon mal die eine oder die andere Angabe im Tagesgeschäft vergessen.“ Er kennt die Praxis vieler Handwerkschefs: „Man plant regelmäßig einen Bürotag ein, an dem unter anderem das Fahrtenbuch vervollständigt wird. Aber aller Erfahrung nach wird die Arbeit in der Hektik dann doch öfter verschoben, womit das Fahrtenbuch dann nicht mehr ordnungsgemäß geführt ist.“ Passiert das einmal, handelt es sich um einen kleineren Mangel. „Kommt dies häufiger vor, kann es sein, dass die Betriebsprüfer das Fahrtenbuch verwerfen“, warnt Mascher. Das Fahrtenbuch muss insgesamt hinreichend die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Angaben gewährleisten, sodass sich der Privatanteil ermitteln lässt. "Die Anwendung soll bequem sein" Steuerberater Jens Mascher mit eigener Kanzlei in Hamburg erklärt, wie Handwerksunternehmer mit einem Fahrtenbuch die private Nutzung günstig versteuern. Jens Mascher, Steuerberater und Partner der Kanzlei Mascher & Partner in Hamburg. Gerade wer wenig mit einem Firmenwagen der Oberklasse privat unterwegs ist, stellt sich in der Regel mit einem Fahrtenbuch besser als mit der Ein-Prozent-Methode. Wie werden die privaten Strecken dann versteuert? Mascher: Ohne ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geht das Finanzamt von einem fiktiven Gewinn in Höhe von einem Prozent des Bruttolistenpreises aus, plus 0,03 Prozent pro Kilometer für die Strecke von der eigenen Wohnung zum Betrieb oder zur ersten Tätigkeitsstätte. Wer mit dem Fahrtenbuch unterwegs ist, erfasst sämtliche Kosten des Firmenwagens. Gleichzeitig wird anhand der Angaben im Fahrtenbuch ermittelt, wie viele Kilometer betrieblich und wie viele privat gefahren wurden. Bei einer Aufteilung 80 Prozent zu 20 Prozent, zählen letztere als Entnahme. Diese Kosten sind privat zu tragen, sie sind nicht absetzbar. Für die Fahrtstrecke von zu Hause zur Arbeit akzeptiert das Finanzamt bei einem Einzelunternehmer 30 Cent pro Entfernungskilometer. Man darf dafür in der Einkommensteuererklärung die übliche Pauschale absetzen. Ein Fahrtenbuch kann aber recht aufwändig zu führen sein, vor allem in der Papierform. Was passiert, wenn die Betriebsprüfer es aufgrund formaler Fehler nicht anerkennen? Dann findet häufig die Ein-Prozent-Methode Anwendung, wenn von einer privaten Nutzung auszugehen ist. Soweit Handwerkschefs einen Werkstattwagen haben, besteht da zwar kein Risiko. Aber bei einer schönen Limousine dürfte es schwieriger sein, den Fiskus vom Gegenteil zu überzeugen. Im Zweifel zahlt der Unternehmer Steuern nach. Früher war das fatal, weil das Finanzamt Zinsen in Höhe von satten sechs Prozent per anno kassierte. Inzwischen ist diese Höhe vom Tisch. Aber der Fiskus will immer noch 1,8 Prozent im Jahr auf die Steuernachzahlung. Ein digitales Fahrtenbuch finden Sie für die meisten Handwerksunternehmer besser. Worauf sollte man bei der Auswahl achten? Wir geben ausdrücklich keine Empfehlung für den einen oder den anderen Anbieter. Das Finanzamt vergibt auch keine Zertifizierung. Handwerksunternehmer sollten prüfen, ob die Vorgaben des Finanzamts eingehalten werden. Man kann konkret danach fragen, wie zum Beispiel gewährleistet wird, dass jeder Kilometer erfasst wird oder dass Manipulationen ausgeschlossen sind. Ansonsten sollte die Anwendung für den Handwerksunternehmer bequem und entsprechend mit wenig Aufwand verbunden sein. Und natürlich darf der Server des Anbieters nicht ständig abstürzen, damit man stets an sein Konto kommen kann. Vorteile der digitalen Fahrtenbuch-Varianten Digitale Fahrtenbücher sind auf jeden Fall einfacher zu handhaben. Die Technik erfasst in der Regel die gefahrenen Kilometer, das Ziel und die Uhrzeit automatisch. Damit sind wesentliche Daten, die das Finanzamt haben will, bereits registriert. Das digitale Fahrtenbuch der Firma Vimcar etwa hat die renommierte Kanzlei KPMG geprüft und attestiert, dass die Hard- und Software den geltenden Standards des Fiskus entspricht. Der Steuerberaterverband empfiehlt diese Lösung. „Jede Bewegung wird registriert und dokumentiert. Man kann nichts falsch machen“, erläutert Felix Schmidt, Chief Product & Technology Officer von Shiftmove/Vimcar. Der Unternehmer oder seine Mitarbeiter müssen selbst nur den Namen des jeweiligen Kunden oder Geschäftspartners angeben und per Klick den betrieblichen Anlass am Smartphone kategorisieren. Solche ergänzenden Daten dürfen – so das Finanzamt – innerhalb von sieben Tagen eingetragen werden. Das Fahrtenbuch von Vimcar etwa schickt immer Erinnerungen. „Alle Strecken ohne weitere Angaben ordnet die Software nach sieben Tagen obligatorisch den Privatfahrten zu“, so Schmidt. Wer zu spät kommt, hat dann einfach Pech. No way für Manipulationen Aus gutem Grund: Manipulationen müssen ausgeschlossen sein. „Bei elektronischen Fahrtenbüchern dürfen die Dateien daher nicht exportiert, verändert oder importiert werden, ohne dass dies dokumentiert ist“, so Mascher. Wie schmal der Grat zwischen einem finanzamtkonformen und einem mangelhaften Fahrtenbuch ist, zeigen diverse neuere Urteile. Der Bundesfinanzhof (Aktenzeichen VI B 27/23) entschied, dass es den Anforderungen nicht genügt, wenn weitere Listen oder Aufzeichnungen vom Systemadministrator abgefragt werden müssen (Bundesfinanzhof, VI B 27/23). Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden: „Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offengelegt werden“, so die Richter. Damit bestätigten sie ein Urteil des Bundesfinanzhofs vom 16.11.2005 (VI R 64/04). In einem anderen Verfahren (BFH, VI R 44/20) nutzten Mitarbeitende die Firmenwagen privat mit. Ihr Arbeitgeber schätzte die Verbrauchswerte der Fahrzeuge und die Treibstoffpreise. Hintergrund: Man tankte an Zapfsäulen ohne Angabe von Menge und Preis. Damit fehlten Belege für die gesamten Kosten. Klar für die Richter: Wenn Aufwendungen geschätzt werden, ist das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt – die Ein-Prozent-Methode findet Anwendung. Fahrtenbuch anzweifeln? Der Bundesfinanzhof entschied, dass die Angaben in einem Fahrtenbuch nicht allein deshalb verworfen werden dürfen, weil es nicht ordnungsgemäß geführt ist. Es ging um einen Selbstständigen, der mehrere Fahrzeuge hatte. Zwei große Autos hielt er im Betriebsvermögen, zwei noch bessere waren privat. Er führte ein Fahrtenbuch für die beiden Firmenwagen. Dieses war nach Meinung des Finanzamts nicht ordnungsgemäß, weil teilweise nachträglich eingetragen wurde und außerdem die handschriftlichen Einträge teilweise nicht lesbar waren. Für die obersten Finanzrichter lag aber kein Grund vor, einfach von einer Privatnutzung auszugehen: Auch bei Fehlerhaftigkeit müsste ein solches Fahrtenbuch berücksichtigt werden, um zu klären, ob eine Privatnutzung vorgelegen hat (BFH, Aktenzeichen VIII R 12/21. Generell sollten Chefs wissen: Geschäftswagen, die zu mehr als 50 Prozent geschäftlich unterwegs sind, zählen obligatorisch zum Betriebsvermögen. Umgekehrt bleibt das Auto privat, wenn es weniger als zehn Prozent für die Firma im Einsatz ist. Unternehmer können wählen, wenn die betriebliche Nutzung zwischen zehn Prozent und 50 Prozent ausmacht. Ein Fahrtenbuch wird nur relevant, wenn der Wagen im Betriebsvermögen gehalten wird. Dann lassen sich sämtliche Kosten inklusive Abschreibung steuerlich geltend machen. Die Umsatzsteuer beim Kauf wird erstattet, genauso wie die aus den laufenden Kosten. Aber: Wird der Wagen später aus dem Betriebsvermögen heraus verkauft, ist der Veräußerungsgewinn komplett steuerpflichtig (Bundesverfassungsgericht, Aktenzeichen BvR 2161/20). Überblick: Subventionen für Dienstwagen Mit über 13 Milliarden Euro subventioniert Deutschland jedes Jahr Verbrenner-Dienstwagen. Je größer das Auto, desto höher die Entlastung. Geldwerter Vorteil6,9 Mrd. EuroVorsteuerabzug2,8 Mrd. EuroTankkarten3,9 Mrd. Euro Steuervorteile: Dienstwagenfahrer profitieren Sehen Sie hier die Höhe der Subvention pro Jahr für geleaste Autos bei einer Haltedauer von 3,5 Jahren und einer privaten Nutzung von 80 Prozent. VW Up3.563 EuroOpel Corsa4.015 EuroVW Golf5.862 EuroVW Passat6.707 EuroAudi A6/S68.040 Euro Quelle: T & E-Analyse basierend auf ERM-Report, 2024 Checkliste: Fahrtenbuch richtig führen Handwerksunternehmer müssen beim Fahrtenbuch einiges an Bürokratie leisten. Das Finanzamt erwartet vollständige, lückenlose und zeitnahe Angaben. Im Fachjargon heißt das „ordnungsgemäß geführt“. Haben Sie an diese Punkte gedacht? Zeichnen Sie zeitnah, laufend und in einer geschlossenen Form – also gebunden – auf? Sind Nachträge bzw. Veränderungen erkennbar? Können Dritte die Angaben einfach nachvollziehen? Vermerken Sie für jede betriebliche Fahrt:- Datum - Kilometerstand Anfang und Ende der Reise - Ziel der Fahrt mit Straße und Hausnummer - den Reiseanlass - den Ansprechpartner - die Zeiten- Anlässe für Umwege? Führen Sie ein Kundenverzeichnis, das dem Fahrtenbuch beigefügt wird? Dort sind die Angaben zum Kunden erfasst. Hintergrund: Sie müssen dann nur noch die jeweilige Nummer eintragen, wenn Sie wieder zu diesen Kunden gefahren sind. Haben Sie für Ihre privaten Fahrten die gefahrenen Kilometer vermerkt? Haben Sie ebenso die zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gefahrenen Kilometer vermerkt? Wird beim elektronischen Fahrtenbuch innerhalb von sieben Kalendertagen gespeichert, ob es sich um eine geschäftliche oder eine private Fahrt handelt? Fahrtenbuch und Recht: Was die Richter sagen Die Finanzrichter klären häufig kritische Fragen rund ums Fahrtenbuch. Hier eine Sammlung wichtiger Urteile, die Handwerkerchefs kennen sollten. Vor allem geht es um ordnungsgemäße Führung des Fahrtenbuchs und was als Mangel anzusehen ist. Kleine Fehler : Der Bundesfinanzhof stellt klar, dass kleinere Mängel nicht dazu führen, ein Fahrtenbuch zu verwerfen. Wichtig ist, dass es trotz allem noch sowohl die Vollständigkeit als auch die Richtigkeit gewährleistet (BFH, Az: VI R 38/06). Notizzettel : Für die Richter wird das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß geführt, wenn der Unternehmer zwar fortlaufend und zeitnah auf Zetteln alles notwendige notiert und später alles in seinem Fahrtenbuch einträgt. Das ist auch dann nicht o.k., wenn die Notizen mit den Einträgen übereinstimmen (BFH, Az: VI R 27/05). Geo-Daten : Das Finanzamt hat es nicht akzeptiert, dass ein elektronisches Fahrtenbuch die Fahrten nur mit den Geo-Daten archivierte. Es fehlten Angaben zu den angesteuerten Kunden in der Datenbank. Weiteres Manko: Die tatsächlichen Kilometer waren nicht mit den Tachoständen abgeglichen. Es ging den Richtern ums Bewegungsprofil sowie um die Fahrtanlässe. Wenn ein Fahrtenbuch Änderungen noch lange Zeit zulässt, ist es nicht ordnungsgemäß geführt. (Finanzgericht Niedersachsen, 3 K 107/18). Beim Bundesfinanzhof ist derzeit die Revision anhängig (Az: VI B 25/19).

Probleme mit Finanzamt vermeiden Fahrtenbuch: So halten Sie sich digital und analog an alle Vorgaben

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