Mahnbescheid und Klage: Wenn Kunden nicht zahlen

Offene Rechnungen sind ein leidiges Thema. Doch wer konsequent vorgeht, schafft es am ehesten, dass säumige Kunden doch noch zahlen. Nützt das nichts, helfen Mahnbescheid und Klage, das Geld einzutreiben.

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Mehr Druck auf säumige Kunden

Wenn Kunden ihre Rechnungen nicht begleichen, zögern viele Handwerker, gleich geharnischte Mahnungen zu schreiben und andere bewährte Werkzeuge einzusetzen. Viele wollen ihre Auftraggeber nicht verprellen. „Doch allzu viel Rücksicht schadet“, warnt Peter David, früher Richter am Oberlandesgericht München. „Durch langes Warten signalisiert der Betrieb, dass es so eilig nicht ist, der säumige Kunde wartet ab, schiebt nach der dritten Mahnung eine Mängelrüge vor und schaut, wie lange der Unternehmer Geduld hat“, so der Experte.

Deshalb sollten Handwerker sensibel, aber konsequent vorgehen. Tischlermeister Torsten Utz, Geschäftsführer der Utz GmbH in Norderstedt und Hamburg, zeigt wie das am besten funktioniert: Bei Neukunden, die Möbel bestellen, vereinbart der Betrieb generell eine Vorauszahlung. Erst wenn das Geld da ist, fängt die Tischlerei mit dem Auftrag an. „Meine 26 Mitarbeiter und ich sorgen zunächst dafür, dass unsere Kunden mit ihren meist individuellen Vorstellungen und hohen Qualitätsansprüchen zufrieden sind“, so Utz.

Der richtige Ablauf: von der Rechnung bis zur Mahnung

Nach Abschluss des Auftrags, fragt die Firma, ob der Kunde tatsächlich zufrieden ist. Bejaht er dies, folgt ein Tag später die Rechnung. Im Durchschnitt nur 1,2 Prozent Skonto animieren zur zügigen Überweisung innerhalb der Frist von 14 Tagen. Etwaigen Reklamationen geht der Handwerksbetrieb sofort nach. Nutzt der Kunde keinen Skonto, und bezahlt die Rechnung nicht innerhalb der genannten Frist, ruft die Sekretärin von Torsten Utz, Sigrun Mohr an und erinnert höflich an die Rechnung .

Passiert danach vier bis fünf Tage lang nichts, geht die erste Mahnung raus, danach mit dem jeweils gleichen Zeitabstand die zweite und dritte. Mit der letzten Mahnung erhebt der Betrieb zehn Euro Mahnkosten, die in der zweiten bereits angedroht sind. „Unsere Debitorenlaufzeit hat sich durch diese Kontrolle innerhalb drei Jahren von 22 auf 13 Tage verkürzt“, freut sich Utz.

Peter David empfiehlt sogar nur eine Mahnung. „Je nachdem, ob es sich um Bekannte, Geschäftspartner oder um einen voraussichtlich einmaligen Kunden handelt, der partout nicht zahlt, sollte der Brief im Ton abgestuft sein“, so der Experte. Mit dabei ist der Hinweis auf die Folgen der Säumnis wie Verzugszinsen und ein bis auf Datum und Unterschrift ausgefüllter Überweisungsbeleg. „Wichtig ist, dass hinter Mahnungen ein vernünftiges System steckt“, sagt Christian Kärgel, Rechtsanwalt in Berlin.Und für den sicheren Nachweis, dass die Mahnungen auch beim Kunden angekommen sind, sorgen etwa ein Fax, Einwurfeinschreiben oder die Zustellung durch einen Mitarbeiter.

Seite 2: Was tun wenn der Kunde nach der 3. Mahnung nicht zahlt? Mahnbescheid oder Klage?

Mahnbescheid oder sofort klagen?

Zahlt der Kunde daraufhin nicht, kann der gerichtliche Mahnbescheid helfen. „In 60 bis 80 Prozent der Fälle zahlen die Kunden nach Eingang des Mahnbescheids ihre Rechnungen“, ermuntert Peter David. Schiebt der Kunde aber Mängelrügen vor, rät David vom gerichtlichen Mahnverfahren ab. „Denn bis der Vollstreckungsbescheid zugestellt wird, ist der Kalender des Richters mindestens sechs Wochen weiter - in dieser Zeit könnte die Klage längst laufen.“ Aus diesem Grund gilt: Beim säumigen, aber einsichtigen Kunden Mahnantrag stellen. Beim Kunden, der erkennbar nicht zahlen will sofort klagen .

Wer so vorgeht, kann die Außenstände wie Torsten Utz niedrig halten. Das verschafft dem Unternehmen so viel Liquidität, dass es seine Lieferanten mit erheblichem Preisvorteil innerhalb von zehn Tagen bezahlen kann.