Mitarbeiter -

WhatsApp-Kolumne von Michael Elbs, 7. Folge Wie wird WhatsApp DSGVO konform(er)?

Viele Kunden und Mitarbeiter wünschen sich die einfache Kommunikation mit WhatsApp. Doch wenn Facebook keine Änderungen und Verbesserungen an der App und den AGBs vornimmt, könnte es hinsichtlich der DSGVO kritisch werden. Spannende Beispiele aus der Praxis ermöglichen es Unternehmern, den Messenger auch weiterhin nutzen zu können.

Themenseiten: TS Kolumne Michael Elbs und TS Smartphone

Das Problem von WhatsApp: Die App liest nach wie vor alle Handynummern aus der Kontaktliste aus. Eine Tatsache, die sich mit den DSGVO-Bestimmungen nicht vereinbaren lässt. Hinzu kommt die Tatsache, dass dieses Jahr eine Änderung der AGBs von Facebook dazu führte, dass eine Fanpage am Datenraub seiner Besucher als mitschuldig erklärt wurde. Damit Sie als Handwerker Dienste betreiben und bereitstellen können, gewähren Sie WhatsApp eine weltweite, nicht-exklusive, gebührenfreie, unterlizenzierbare und übertragbare Lizenz  zur Nutzung, Reproduktion, Verbreitung, Erstellung abgeleiteter Werke, Darstellung und Aufführung der Informationen (einschließlich der Inhalte), die Sie auf bzw. über die Dienste hochladen, übermitteln, speichern, senden oder empfangen. Auch das ist mit den DSGVO-Bestimmungen nicht vereinbar.

Zwar hat Facebook kurz darauf den AGBs eine weitere Formulierung zugefügt, welche die Betreiber von vielen Fanpages direkt umgesetzt haben. Jedoch könnte ein ähnlicher Fall in ein bis zwei Jahren auch bei WhatsApp passieren. Wie soll es hinsichtlich der DSGVO-Bestimmungen im Bezug auf den Messenger weitergehen? Eine mögliche Lösung: WhatsApp kann mit Werkzeugen, also anderen Apps, nahezu DSGVO-konform, effizient und mit viel Komfort verwendet werden. Wie funktioniert's?

Praxisbeispiel - Handwerksbetrieb unter 20 Mitarbeitern

Auf der Suche nach einem Kommunikationskonzept wendete sich ein Unternehmer mit zehn Mitarbeitern auf der Baustelle, sowie einer Sekretärin an mich. Das Ziel: Ein Konzept für seinen Betrieb finden, welches Telefon, WhatsApp und Kundenkontakt miteinander vereint. Während die zehn Arbeiter auf der Baustelle in Vollzeit arbeiten, ist die Sekretärin halbtags im Büro beschäftigt. Die Strippen zieht der Chef, der alles organisiert.

Drei Vorarbeiter haben bereits ein Handy vom Betrieb erhalten, die anderen sieben nutzen ihr privates Mobiltelefon, um jederzeit erreichbar zu sein. Ebenso wird das Smartphone auf der Baustelle genutzt, um Bilder, Sprachnachrichten, Dateien und Texte über WhatsApp auszutauschen. Kontakt zu Kunden haben der Chef, die Vorarbeiter sowie die Sekretärin - auch dies geschieht in den häufigsten Fällen über die Mobiltelefone und WhatsApp. Die Festnetznummer wird hingegen nur noch selten verwendet - die wenigen Anrufe sind meistens nur noch Akquise-Telefonate. Durch die Teilzeit-Beschäftigung der Sekretärin nimmt oftmals der Anrufbeantworter die Anrufe entgegen. Im Mailpostfach kommt häufig auch nur noch Werbung, Spam und Anfragen von Kunden die Vergleichsangebote brauchen, an. Um dieser Kommunikationssituation jetzt technisch und juristisch etwas Struktur, Datenschutzsicherheit sowie eine angenehmere und mobile Nutzung zu verpassen, bietet sich folgendes Modell an:

Die Sektretärin erhält ein Handy, z.B. ein Samsung S8 mit DeX. Samung DeX ermöglicht es, aus einem Smartphone einen nahezu vollwertigen Arbeitsplatz zu machen, in dem es mit einem Kabel oder einer DeX-Station an ein externes Display angeschlossen wird. Über dieses Handy wird der Zugang zur Website sowie die Einwilligungen geschaltet. Worum es sich dabei handelt, können Sie im Teil 3 meiner Kolumne noch einmal nachlesen.

WhatsApp - Wenn der Bot für einen antwortet

Ein Bot sowie die Abwesenheitsnachricht vertrösten den Kunden außerhalb der Arbeitszeit der Sekretärin. Der Kunde erhält aber die Möglichkeit sein Anliegen bereits zu formulieren und in Bild-, Text- oder Nachrichtenform in WhatsApp zu hinterlassen. Wenn es ein Notfall ist, erhält er vom Bot auch die Handynummer, des momentanen Notfallmonteurs bzw. kann einen neuen Link erhalten, um den zugeteilten Mitarbeiter anzuschreiben. So bieten Sie Ihren Kunden einen exklusiven Service auch außerhalb der Geschäftszeiten an.

WhatsApp auf dem privaten Handy für die Arbeit nutzen

Im Praxisbeispiel bekommt der Chef auf sein Smartphone zwei Mal WhatsApp installiert. Einmal das normale WhatsApp für den privaten Gebrauch und zum anderen WhatsApp Business in einer sogenannten Sandbox, welche über eine weitere Simkarte geschaltet wird. Somit werden die Kontakte über die WhatsBox gesteuert und der Chef kann bestimmen, wer mit ihm per WhatsApp privat oder geschäftlich kommuniziert. . Das sind oft die Kunden die zuvor von der Sekretärin über WhatsApp oder eine Mail die Einwilligung aus WhatsSign erhalten haben. Durch Ihre Unterschrift haben sie den ' Kommunikationsweg WhatsApp' und den Zweck der Nutzung der Daten bestätigt.

WhatsSign für WhatsApp

In WhatsSign können neben der WhatsApp Einwilligung auch noch andere Unterschriften vom Kunden eingeholt werden, ein Auftrag bestätigt oder Mehraufwand akzeptiert werden. Die Vorarbeiter nutzen ebenfalls WhatsApp Business - teilweise in der Box und teilweise ohne. Je nachdem, ob sie ausschließlich WhatsApp-Kontakte in der Kontaktliste haben oder auch welche ohne Einwilligung und ohne WhatsApp. Zwei iPhones in der Firma arbeiten mit Secure Contact, da es die WhatsBox aktuell nur für Smartphones mit Android-System gibt. Jeder Mitarbeiter, Vorarbeiter und Arbeiter, hat eine Einwilligung abgegeben und eine Verschwiegenheitsverpflichtung nach DSGVO unterschrieben.

Praxisbeispiel - Betriebe aus dem Handwerk mit mehr als zehn Mitarbeitern

Containerlösung WhatsApp

Wer offen für Veränderungen ist und seine Kommunikationsformen umstellen möchte, sollte auf Smartphones umsteigen. Hier empfehle ich eine Mitarbeiterumfrage, bei der die Frage nach einem beliebigen Wunsch-Mobiltelefon gestellt wird. Ebenso sollte die Variante einer Containerlösung angeboten werden. Denn durch diese Lösung kann der Mitarbeiter Privates und Geschäftliches komfortabel, sicher und effizient trennen.

Containerlösung
Eine Containerlösung kann man sich vorstellen, als würde man zwei Smartphones in eines bauen und jede App kann privat und/oder beruflich verwendet werden. Die geschäftlichen Apps werden dann fern gewartet und auch die Zugriffe werden gesteuert. Der Mitarbeiter kann auf dem privaten Teil das Smartphons spielen, einkaufen und installieren was er möchte. Die Firma hat lediglich Zugriff auf den geschäftlichen Bereich. Das bietet viel Komfort für den Mitarbeiter, da er so Betriebliches und Privates strickt trennen kann. Fragen, Anregungen und Wünsche gern an mich richten.

Meine Empfehlung: Planen Sie und schlagen Sie Ihren Mitarbeitern vor, dass im nächsten halben Jahr jeder Mitarbeiter ein Mobiltelefon im Wert von ca. 300,00 € bekommt. Die neuen Smartphones werden angeschafft und mit einer Containerlösung und dem betrieblichen Konzept, einer mobilen Nutzung der Handys, versehen. Wer sich gegen ein Firmenhandy entscheidet, erhält die 300,00 € als kleine Belohnung ausbezahlt, muss dafür aber auf dem egeinen bestehenden Handy die Containerlösung aufspielen. Mit diesem Vorgehen sind auch diese Mitarbeiter mit an Bord.

Vorteile für die eigenen Mitarbeiter

Was hat der Mitarbeiter nun davon? Er wird begeistert sein, denn nun kann er Betriebliches und Privates klar trennen. Denn vor allem die Bilder, Filme, Zugänge zu Webseiten (Onlineaccounts) und vieles mehr sind nun getrennt und für den Mitarbeiter bequem zu händeln. Was privat auf dem Handy ist, wird nicht mit den betrieblichen Inhalten vermischt. Kontakte, Galerien mit Bildern, Favoriten der Webseiten und vieles mehr können ebenso getrennt werden.

Sollte dann vom Betrieb eine App benötigt, upgedatet oder entfernt werden, wird das aus der Ferne gemacht und das ganze Team ist so wieder auf dem gleichen mobilen und technischen Stand. Oder andersrum: Beim herbstlichen Grillabend mit den Kumpels will man die Bilder vom Urlaub zeigen und dann kommt einem kein Bild von einer Baustelle in die Quere. Somit ist es eine praktische Lösung zur Mitarbeiterbindung.

Betrieblichen WhatsApp-Traffic auswerten

Den Luxus eines Betriebshandys genießen meistens nur wenige Mitarbeiter in Handwerksfirmen, doch der positive Nebeneffekt: Wenn mit dem Smartphone die Arbeiten dokumentiert werden, können alle Bilder in Echtzeit, sofern mobile Daten vorhanden sind, übermittelt werden. Sogar der betriebliche Traffic kann ausgewertet werden. Wird jetzt dem Mitarbeiter, WhatsApp Business auf den geschäftlichen Bereich gespielt, kann er dadurch auch WhatsApp trennen. Die Kontakte werden zugewiesen und er kann nur Kontakte erhalten die mit WhatsSign eingewilligt haben.

Oftmals ist es der Fall, dass es in einem Businesstelefonvertrag nicht genutzte Durchwahlen gibt. Mit der intelligenten Containerlösung, kann jeder Mitarbeiter die Durchwahl auf seinem Firmenhandy für WhatsApp verwenden. Sollte ein Vorarbeiter auch Kontakte haben, welche WhatsApp nicht nutzen, kann dieser noch die WhatsBox hinzu kombinieren. Wird den Mitarbeitern ein Samung Handy S8 oder höher mit der DeX empfohlen, spart man sich zusätzlich das nächste Tablet oder Notebook. Und der Gedanke smart, mobile first ist höchst effizient und platzsparend für die Hosentasche umgesetzt. Damit spart man nicht nur Geräte, sondern auch Wartungskosten und Nerven, da weniger Geräte, weniger Konfiguration, weniger Schnittstellen auch weniger lernen und einarbeiten bedeutet.

Fazit für die Zukunft von WhatsApp im Handwerk

Ich denke, der Einsatz von WhatsApp ist mit überschaubarem Aufwand, förderfähiger Beratung und geringen Kosten umsetzbar. Die DSGVO Vorschriften werden soweit es möglich ist erfüllt und der Betrieb hat durch die konzeptionelle Steuerung der Kommunikation weitere effiziente Vorteile. Daraus lassen sich dann Organisationsideen ableiten wie “der Ludwig“ erzählt. Mit etwas Emojis und etwas Kreativität entsteht so eine einfache Lösung für viele Probleme des Betriebsalltags.

Übrigens: Bei WhatsApp wird es bald schwarz. Der Dark Mode für alle Schwarzseher – nein, es ist nachts angenehmer mit dunklem Hintergrund und heller Schrift, es schont den Akku und Designer finden es schöner - Geschmackssache. Der Dark Mode wird bereits ausgerollt.

Weitere Downloads zu diesem Artikel
© handwerk-magazin.de 2018 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um diesen Artikel kommentieren zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen

elbs@e4buero.de

Whatsapp und Datenschutz

Danke für den Kommentar

Ja, es ist ein gefährlicher Weg den Facebook, da beschreitet. Facebook will und muss Geld verdienen. Anleger sind nervös, Datenschützer trommeln und Konkurrenten oder Dienste sehen die Gefahr, welche über WhatsApp als Mitbewerber ausgeht.

1. Weg zu Geld
Werbung, wird kommen vermutlich ähnlich wie in Facebook für Unternehmen um Zielgruppen zu finden. Die Meldungen das WhatsApp die Verschlüsselung aufweicht stehen meist in Verbindung um Fakenews und Spam einzudämmen. Was zum einen angenehm und auch wichtig erscheint, ist auf der anderen Seite ein Datenschutzproblem. Daher sehe ich es als wichtig den Kunden durch die Einwilligung und durch Formulierungen darüber zu informieren. Es sollte doch jedem Menschen frei stehen, was er über welchen Kommunikationsweg postet, mailt, kommuniziert oder diskutiert.
2. Weg zu Geld
Die Kommunikation und dann auch Mehrwertdienste wie in WeChat. Bezahlen, Terminvergabe, Artikelsuche, Bewerbungen abgeben, Rezepte und Medikamente bestellen und vieles mehr wird möglich sein.

Ich halte den Datenschutz für wichtig und notwendig und vermutlich ist die DSGVO auch der Schlüssel zur Lösung. Wenn Facebook mit WhatsApp in Europa Umsatz generieren, dann muss Facebook einen Weg finden um das tun zu können.

https://www.datenschutz.rlp.de/de/themenfelder-themen/whatsapp/
WhatsApp ist nicht verboten, lediglich Vorkehrungen sind zu treffen.

Herzliche Grüße,

Michael Elbs

HubertDerHandwerker

Whatsapp und Datenschutz?

Leider kann man von WhatsApp nun bald bezüglich Datenschutz nicht mehr viel erwarten,
Das Chip-Magazin hat dazu kürzlich ein Interview mit dem ehemaligen WhatsApp-Inhaber veröffentlicht: https://www.chip.de/news/WhatsApp-veraendert-sich-in-ein-paar-Wochen-Messenger-greift-zu-harten-Massnahmen_149910463.html

Ab nächstem Frühjahr soll der Datenschutz gelockert werden, sodass sogar persönliche Chats auslesbar sind um personalisierte Werbung zu schalten. Wenn man dann noch bedenkt, dass es technisch möglich ist WhatsApp und die Facebook App zu verknüpfen, mag man nur vermuten wie die Datenkrake zunehmen wird!