Auftragsabwicklung, Auftragsspitzen, Entscheidungsfindung, Mitarbeitermotivation und Unternehmensberater
Sie und Ihr Team geben alles, doch es läuft nicht wirklich rund und wichtige Zukunftsthemen bleiben deswegen immer auf der Strecke? Dann ist es Zeit für eine zweite Meinung, am besten von einem im Handwerk erfahrenen Berater. Dafür gibt es jetzt sogar bis zu 2.800 Euro Zuschuss vom Staat.
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So erkennen Sie unseriöse Unternehmensberater(PDF, 66,04 kB)
An welchem Punkt entscheidet sich ein Unternehmer, die Hilfe eines Beraters in Anspruch zu nehmen? Iris Klute, Prokuristin beim Tapeten- und Bodenspezialisten Klute & Söhne in Wallenhorst, sieht im Umzug des Betriebs vor drei Jahren einen Schlüsselmoment: „Mein Schwiegervater, der noch ein wenig unterstützt hat, ist dann aus dem Betrieb ausgeschieden, die Arbeit wurde immer mehr und mein Mann steckte zusehends im Hamsterrad.“ Mit dem zunehmenden Arbeitsdruck wuchs auch das Konfliktpotenzial im 20 Mitarbeiter zählenden Team, der Umgangston wurde rauer und alle hatten „eine extrem kurze Zündschnur“, wie Iris Klute die Stimmung in dem seit 1907 bestehenden Familienbetrieb beschreibt.
Zeit für Gespräche finden
Als auch die rechte Hand ihres Mannes klar zum Ausdruck brachte, dass es so nicht weitergehen kann, nahmen sich Iris und Bernd Klute sowie René Gessner endlich einmal die Zeit, offen über notwendige Veränderungen zu sprechen. „Das war“, so Iris Klute, „ein richtig gutes Gespräch und wir waren uns alle einig, wirklich etwas verändern zu wollen.“ Doch schon die Diskussion über mögliche Lösungsansätze offenbarte ein Dilemma, vor dem die meisten Unternehmer in solchen Situationen stehen: Im laufenden Tagesgeschäft eingefahrene Prozesse und Arbeitsweisen neu zu gestalten ist auch mit extrem viel Motivation kaum zu schaffen. Schließlich fehlt nicht nur der dafür so wichtige neutrale Blick von außen, sondern auch das Know-how und die Werkzeuge, um neue Abläufe wirklich dauerhaft im Betrieb zu implementieren.
Den persönlichen Kontakt suchen
Die vermeintlich schwierige Lösung kam schließlich ganz unaufgeregt mit der klassischen Tagespost daher. In der Firmenbroschüre von Berater und Coach Florian Volkelt in München entdeckte Iris Klute ganz viele der Punkte, über die das Führungstrio erst kurz zuvor diskutiert hatte: „Es war schon fast gruselig, wie zutreffend die Beschreibung war.“ Obwohl niemand im Betrieb bisher mit einem Berater zusammengearbeitet hatte, entschlossen sich Iris und Bernd Klute, ein kostenfreies Erstgespräch bei Florian Volkelt und seinem Team zu buchen.
Der erste Kontakt verlief vielversprechend und nach einem zweiten Termin, bei dem Florian Volkelt einen Schritt-für-Schritt-Strategieplan zur Lösung der Schwierigkeiten vorstellte, entschloss sich das Unternehmerehepaar zur Buchung eines sechsmonatigen Beratungspakets. „Der Ansatz von Florian hat uns komplett überzeugt, auch die Mitarbeiter haben nach anfänglicher Skepsis bei der Umsetzung gut mitgezogen“, freut sich Iris Klute.
Das Team gleich mit einbeziehen
Das lag nach ihrer Einschätzung vor allem auch daran, dass der Coach den Mitarbeitern das neue Planungssystem und seine Vorteile persönlich vor Ort erklärt hat und das Team im Gegenzug die Möglichkeit bekam, in einer anonymen Befragung aufzulisten, was gut und was weniger gut im Betrieb läuft. Als Florian Volkelt dem Führungstrio die aufbereitete Wunschliste zumailte, mussten zwar alle ein wenig schlucken, doch der Auftrag der Mitarbeiter war klar: vor allem Kommunikation und Gehaltsstruktur müssen besser werden.
Unterstützt durch regelmäßige virtuelle Meetings und Telefonate mit Florian Volkelt, arbeitete die Führungscrew daran, Prozesse und Kommunikation so aufzustellen, dass Chefs und Mitarbeiter wieder Spaß an der Arbeit im Team haben und auch Zeit für regelmäßige Gespräche bleibt. Ein aufwendiger und anspruchsvoller Prozess, der die Erwartungen nach Einschätzung von Iris Klute klar erfüllt hat: „Alle sind aus dem Hamsterrad raus, die Stimmung ist gut und das Team ist motiviert, die neuen Prozesse konsequent anzuwenden.“
Weg von der 70-Stunden-Woche
Reicht es also im Handwerk, einfach ein paar Stellschrauben neu zu justieren, und schon ist der Betrieb zurück in der Erfolgsspur? „Wenn man die häufigsten strategischen Fehler kennt und daraus die richtigen Schlüsse zieht, kann sich jeder verbessern“, weiß Florian Volkelt. Der Coach und Sparringspartner ist in einer Handwerkerfamilie aufgewachsen, hat nach der Ausbildung zum Maschinenbaumechaniker noch Maschinenbau studiert und als Projektleiter knapp zehn Jahre internationale Großprojekte geleitet. Als Berater im Handwerk möchte er Unternehmern dabei helfen, die Ursachen möglicher Schwachstellen im Betrieb zu identifizieren und mit den richtigen Maßnahmen zu beseitigen: „Viele Chefs erzählen mir, dass sie endlich einmal weg von der 70-Stunden-Woche kommen wollen, sind aber nicht bereit, wirklich an den Ursachen zu arbeiten.“
Der Blick auf die vom Verband der KMU-Berater durchgeführte Umfrage zu den Beratungsthemen für 2023 zeigt, dass etwa die Gewinnung von Fachkräften mit einem Anteil von 60 Prozent ganz oben auf der Hitliste zu finden ist. Ein Thema also, bei dem es wenig bringt, wenn ein Berater zwar für tolle Stellenausschreibungen und perfekte Social-Media-Akquisevideos sorgt, die so gewonnenen Mitarbeiter dann aber schnell wieder abwandern, weil Arbeitsbedingungen und Betriebsklima nicht passen.
Wichtig: Nicht bis zur letzten Minute warten
Florian Volkelt checkt deshalb in den Erstgesprächen nicht nur, ob die Chemie passt, sondern auch, ob der Unternehmer wirklich zu Veränderungen bereit ist. Bei allem Verständnis dafür, dass manche Chefs sehr lange für eine Entscheidung brauchen, wünscht er sich oft etwas weniger Last-Minute-Mentalität: „Viele Chefs entscheiden sich sehr spät für eine Beratung, das erhöht den Druck und schränkt den Handlungsspielraum unnötig ein.“
Zumindest was den finanziellen Druck betrifft, hat die Bundesregierung mit dem neuem "Bundesprogramm zur „Förderung von Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)" für Entlastung gesorgt. So können Betriebe in den alten Bundesländern einen Zuschuss von maximal 1.750 Euro zu den Beratungskosten erhalten, in den neuen Ländern sind es sogar bis zu 2.800 Euro.
Fördermittel: Bis 2.800 Euro Zuschuss sind möglich
Seit Jahresbeginn 2023 gibt es ein neues Bundesprogramm zur „Förderung von Unternehmensberatungen für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)“. Je nach Standort können Betriebe maximal bis zu 80 Prozent der förderfähigen Beratungskosten ersetzt bekommen.
- Was wird gefördert?
Unterstützt werden Einzelberatungen zu allen wirtschaftlichen, finanziellen, personellen und organisatorischen Fragen der Unternehmensführung. Die Beratung muss konzeptionell angelegt sein und eine am Beratungsauftrag orientierte Betriebsanalyse genauso enthalten wie eine Auflistung der Schwachstellen und individuelle Handlungsempfehlungen zur Beseitigung in der Betriebspraxis. Der Beratungsumfang darf fünf Tage (40 Stunden) nicht überschreiten, zudem muss der Berater die Beratungsleistung schriftlich nach den Vorgaben der Richtlinie zusammenfassen und dem Unternehmer aushändigen.
- Wer kann Anträge stellen?
Förderberechtigt sind gewerbliche Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die maximal 250 Mitarbeiter und 50 Millionen Jahresumsatz haben. Der vom Unternehmen ausgewählte Berater muss bei beim Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) registriert sein, pro Jahr sind maximal zwei in sich abgeschlossene Beratungen förderfähig.
- Wie viel Geld gibt es?
Die Förderung besteht aus einem nicht rückzahlbaren Zuschuss von 80 Prozent (maximal 2.800 Euro) in den neuen Bundesländern (mit Lüneburg und Trier, ohne Land Berlin und Region Leipzig) sowie 50 Prozent (maximal 1.750 Euro) in den alten Bundesländern (mit Land Berlin und Region Leipzig, ohne Lüneburg und Trier). Die maximal förderfähigen Beratungskosten liegen bei 3.500 Euro, bis Ende 2026 können maximal fünf in sich abgeschlossene Beratungen pro Betrieb gefördert werden.
- So läuft der Antrag
Wer einen Zuschuss bekommen will, muss vor dem Abschluss eines Vertrags mit dem Berater seine Firmendaten online auf der Antragsplattform der BAFA (bafa.de) hinterlegen und eine Leitstelle auswählen. Für Handwerker ist das der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) in Berlin. Die Leitstelle prüft die formalen Fördervoraussetzungen und erteilt dann schriftlich das Einverständnis. Erst danach darf der Beratervertrag unterschrieben werden.
Andreas Werner von der Leitstelle für freiberufliche Beratung beim Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) in Berlin sieht nicht nur wegen der deutlichen Erhöhung der Fördersätze eine Verbesserung zur Vorgängerregelung. Auch die Tatsache, dass jeder Betrieb pro Jahr zwei Beratungen gefördert bekommen kann, wertet der Experte positiv: „Wir sehen in dem Bundesprogramm zur Beratungsförderung ein funktionsfähiges Förderprogramm, das KMU in der derzeit schwierigen wirtschaftlichen Situation Impulse gibt, externe Beratungsleitungen in Anspruch zu nehmen.“
Beraterauswahl: Reden und aufs Bauchgefühl hören
Bleibt also nur die Frage, wie beratungswillige Chefs den passenden Experten und Coach für ihren Betrieb finden. Beim Ehepaar Klute in Wallenhorst haben das Informationsmaterial des Beraters und zwei kostenfreie Gespräche für das notwendige gute Gefühl gesorgt, den richtigen Sparringspartner gefunden zu haben. Je nach Erfahrung und Netzwerk können auch Kollegen, Geschäftspartner oder die Experten der Handwerkskammern und Fachverbände bei der Suche unterstützen. Dass sich das Hinzuziehen eines externen Beraters auf alle Fälle lohnt, kann Iris Klute nur bestätigen: „Ich kann jedem Unternehmer nur raten, die Prozesse zu optimieren, die Investition hat sich für uns klar gerechnet.“
Checkliste: So finden Sie den passenden Berater
Egal, um welche Themen es geht: Beratung ist in erster Linie Vertrauenssache. Lassen Sie sich bei der Auswahl deshalb nicht nur von harten Fakten wie Fachwissen und Handwerkskompetenz leiten, sondern hören Sie auch auf Ihr Bauchgefühl.
- Veränderungsbereitschaft prüfen: Sind Sie wirklich bereit, Routinen zu hinterfragen und Dinge anders zu lösen, als Sie es in der Vergangenheit getan haben? Nur wenn Sie diese Frage mit einem überzeugten „Ja“ beantworten können, lohnt es sich, in einen Berater zu investieren.
- Beratungsziel festlegen: Sie und Ihr Team stehen ständig unter Stress, finden keine neuen Kollegen und bei den Abläufen herrscht oft Chaos? So offensichtlich die Schwachstellen sind, so komplex können mögliche Lösungen sein. Schließlich nutzt der beste Berater zur Fachkräfteakquise wenig, wenn die mühsam gewonnenen Mitarbeiter den Betrieb wegen schlechter Arbeitsbedingungen gleich wieder verlassen. Überlegen Sie deshalb in Ruhe, welche Themen Sie noch angehen müssen.
- Kandidaten finden: Nutzen Sie Ihr privates Netzwerk und erkundigen Sie sich persönlich oder via Social Media bei Kollegen, Geschäftspartnern oder Lieferanten nach geeigneten Dienstleistern. Unter bisnet-handwerk.de können Sie nach Experten aus der Handwerksorganisation suchen, die für eine kostenfreie Erstberatung zur Verfügung stehen. In den Datenbanken des Bundesverbands Deutscher Unternehmensberater (bdu.de) oder bei den auf Klein- und Mittelbetriebe spezialisierten KMU-Beratern (kmu-berater.de) lassen sich über die Stichwortsuche ebenfalls die passenden Spezialisten finden.
- Kompetenz prüfen: Da längst nicht alle „Mittelstandsberater“ auch Handwerkskompetenz haben, sollten Sie nur solche in die engere Wahl nehmen, die bereits Branchenkompetenz besitzen und entsprechende Referenzen benennen können. Das wird zwar oft mit Hinweis auf den Datenschutz verweigert, ist aber bei seriösen Beratern üblich, viele veröffentlichen sogar entsprechende Beispiele auf ihrer Website.
- Referenzen befragen: Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit, um sich bei den angegebenen Unternehmerkollegen nach ihren Erfahrungen mit dem jeweiligen Berater zu erkundigen. Nach diesen Gesprächen – zwei Referenzen sollten es mindestens sein – haben Sie ein gutes Gespür dafür, ob der Berater auch für Sie passen könnte.
- Berater auswählen: Entscheiden Sie sich für den Berater, der fachlich und vor allem auch menschlich am besten zu Ihnen, Ihrem Unternehmen und dem Team passt. Hier können Sie sich auch ein wenig von Ihrem Bauchgefühl leiten lassen, sollten aber immer auch die fachliche Eignung im Blick haben.
- Honorar und Inhalte klären: Bitten Sie Ihren Wunschkandidaten dann um ein Angebot und klären Sie mit ihm im Vorfeld den gewünschten Beratungsumfang und das Honorar. Wichtig: Bevor Sie den Vertrag mit dem Berater unterschreiben, sollten Sie prüfen, ob die Beratung gefördert werden kann (Details siehe rechte Seite). Ist das möglich, dürfen Sie den Beratervertrag erst unterschreiben, wenn Sie von der für Sie zuständigen Leitstelle das Okay für die Förderung erhalten haben.