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Datenschutz So kommunizieren Sie rechtlich abgesichert via WhatsApp

WhatsApp kann die Kommunikation von Handwerkern mit Kunden erheblich erleichtern: Aufträge können auf diese Weise generiert, Einsatzzeiten abgeklärt oder Nachfragen beantwortet werden. handwerk magazin erklärt, was Sie dabei datenschutzrechtlich beachten müssen.

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Grundsätzlich lassen die Nutzungsbedingungen von WhatsApp die Nutzung nur für private Zwecke zu. Allerdings sehen die Nutzungsbedingungen auch vor, dass WhatsApp Firmen gestattet, über WhatsApp mit Kunden zu kommunizieren, z. B. bezüglich Bestellungen, Transaktionen und Terminen oder Liefer- und Versandbenachrichtigungen. Immer mehr Handwerksbetriebe nutzen deshalb WhatsApp. Dabei gilt es, das Datenschutzrecht zu beachten.

Warum ist das Datenschutzrecht so wichtig?

Personenbezogene Daten: Bei der Kommunikation über WhatsApp werden personenbezogene Daten verarbeitet. Zwar hat WhatsApp nach eigenen Angaben auf den Inhalt der Kommunikation, also die Text- und Sprachnachrichten, Bilder, Videos, etc., aufgrund der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung keinen Zugriff, aber dennoch erhält WhatsApp personenbezogene Daten. Unter anderem folgende:

  • Telefonnummern: Telefonnummern aller Kontakte des Adressbuchs, sofern der Zugriff auf das Adressbuch nicht gesperrt wurde.
  • Nutzungsinformationen: Informationen darüber, wer mit wem wann via WhatsApp kommuniziert hat.
  • Gerätespezifische Informationen: Informationen bezüglich Modell des Mobiltelefons, Gerätenummer, Mobilfunknetz und Standortdaten.
Diese Informationen werden auf Servern von WhatsApp gespeichert, die sich auch in den USA befinden. WhatsApp teilt die personenbezogenen Informationen mit anderen Unternehmen, unter anderem zur Verbesserung des Dienstes oder zur Vermarktung. Da WhatsApp Teil der Facebook-Unternehmensgruppe ist, werden die Daten auch innerhalb der anderen Facebook-Unternehmen genutzt.

Abgleich von personenbezogenen Daten: In Deutschland durfte der Abgleich von Daten deutscher WhatsApp-Nutzer zwischen WhatsApp und Facebook bislang aufgrund einer Anordnung des Hamburgischen Datenschutzbeauftragten nicht erfolgen; diese Anordnung wird aber mittlerweile vor Gericht überprüft, so dass unsicher ist, ob dieses Verbot Bestand haben wird.

Mit der EU-Datenschutzgrundverordnung drohen hohe Bußgelder

Wer personenbezogene Daten rechtswidrig verarbeitet, dem drohen Bußgelder. Diese steigen ab dem 25. Mai 2018, da ab diesem Tag die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten wird. Es können Bußgelder bis zu 20 Millionen Euro oder bis zu vier Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahrs verhängt werden. Auch wenn es unwahrscheinlich ist, dass Bußgelder in dieser Höhe gegenüber Handwerksbetrieben verhängt werden, kann bereits ein geringes Bußgeld von 5.000 Euro pro Verstoß sehr schmerzhaft sein.

Datenschutzrechtliche Einwilligung des Kunden nötig

Bei der Nutzung von WhatsApp ist es rechtlich bislang nicht eindeutig geklärt, ob der jeweilige Kommunikationspartner, z. B. ein handwerklicher Betrieb, oder nur WhatsApp für die Einhaltung des Datenschutzrechts verantwortlich ist. Um das Risiko von Bußgeldern zu minimieren, sollten die Kunden deshalb möglichst umfassend aufgeklärt und eine datenschutzrechtliche Einwilligung eingeholt werden. Die Einwilligung muss folgenden fünf Anforderungen genügen:

  1. Bevor der Kunde seine Einwilligung erklärt, muss er vom Handwerker ausführlich über die Datenverarbeitung informiert worden sein.
  2. Der Kunde muss vor der Einwilligung darüber informiert werden, dass er jederzeit seine Einwilligung widerrufen kann.
  3. Der Kunde muss die Einwilligung freiwillig erklären; es sollte deshalb davon abgesehen werden, die handwerkliche Leistung nur zu erbringen, wenn der Kunde in die Nutzung von WhatsApp einwilligt.
  4. Die Einwilligungserklärung muss den Betrieb des Handwerkers als verantwortliche Stelle angeben und die konkreten Zwecke der Datenverarbeitung nennen.
  5. Der Kunde muss seine Einwilligung aktiv erklären.

In welcher Form muss die Einwilligung erfolgen?

Bislang verlangt das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), dass die Einwilligung schriftlich erklärt werden muss. Ab Geltung der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), also ab dem 25. Mai 2018 ist dies nicht mehr erforderlich, d.h. die Einwilligung kann dann grundsätzlich auch mündlich oder elektronisch erklärt werden. Der Handwerker muss aber im Streitfall beweisen können, dass sein Kunde in die Nutzung von WhatsApp eingewilligt hat. Deshalb empfiehlt es sich, die Einwilligung schriftlich einzuholen und diese Erklärung zur Dokumentation in der jeweiligen Kundenakte aufzubewahren.

Achtung: Die Einwilligung sollte dabei auf einem separaten Schriftstück eingeholt werden. Wenn die Einwilligung in den AGB des Handwerkers "versteckt" wird, ist es sehr wahrscheinlich, dass diese Erklärung von den Behörden und Gerichten als unwirksam betrachtet wird.

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Kommentare
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jenna

doch Finger weg von Whatsapp?

Guten Tag Herr Elbs,
ich habe noch ein bisschen weiterrecherchiert, bin kein Heilpraktiker, aber bin zufällig auf diese Seite gestoßen: https://www.heilpraktikerrecht.com/2017/07/20/whatsapp-nutzung-durch-therapeuten/
Da wird explizit erwähnt (von einem Gericht), lieber Finger weg von Whatsapp wegen juristischen Unwägbarkeiten. Denn mit der Einholung des Einverständnisse einer Person ist es demnach nicht getan, weil... Zitat:

„Wer den Messenger-Dienst „WhatsApp“ nutzt, übermittelt nach den technischen Vorgaben des Dienstes fortlaufend Daten in Klardaten-Form von allen in dem eigenen Smartphone-Adressbuch eingetragenen Kontaktpersonen an das hinter dem Dienst stehende Unternehmen.“

„Wer durch seine Nutzung von „WhatsApp“ diese andauernde Datenweitergabe zulässt, ohne zuvor von seinen Kontaktpersonen aus dem eigenen Telefon-Adressbuch hierfür jeweils eine Erlaubnis eingeholt zu haben, begeht gegenüber diesen Personen eine deliktische Handlung und begibt sich in die Gefahr, von den betroffenen Personen kostenpflichtig abgemahnt zu werden.“

Die Zone ist ziemlich grau.
Beste Grüße

jenna

danke

Fantastisch! Vielen Dank, Herr Elbs. Beste Grüße Jenna D.

elbs@e4buero.de

Antwort zu "Einwilligung schriftlich einholen"

Hallo Jenna,
ja, der beschriebene Ablauf kann eingesetzt werden. Das ist auch Thema unseres WhatsApp Workshops https://www.handwerk-magazin.de/whatsapp-erfolgreich-im-betrieb-nutzen/150/381/369455
Gern lade ich ein, meinen Zugang zu WhatsApp zu testen. https://www.e4buero.de/whatsappmichaelelbs
Auch ein Video demonstriert die Schritte. https://youtu.be/ezBy5VDquFc

jenna

Frage zu "Einwilligung schriftlich einholen"

Hallo, leider wurde auf meine Email an info@datenschutzkanzlei.de nicht beantwortet. Neuer Versuch hier. Ich würde gerne wissen, ob es wirklich zwingend notwendig ist, die Einwilligung in schriftlicher Form einzuholen (also eine Unterschrift des Kunden). Meine Idee wäre diese: Ich baue auf meiner Homepage eine Seite ein, die den Text der "Datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung für die Kommunikation über WhatsApp" anzeigt. Darunter ist Online-Formular, in das der Kunde Namen einträgt (evtl. noch anderes wie zB erste 5 Stellen der Handynummer oder so) und eine Pflicht-Checkbox hat, wo man ein Häkchen setzen kann ("Ich habe die Erklärung gelesen und akzeptiert" oder "Ich stimme ...zu"). Mit dem Senden dieses Formulars bekomme ich und der Kunde dann dieselbe Email und der Kunde auch mitsamt Text der Erklärung und seinen Eintragungen.
Wäre das so akzeptabel (also eine rechtsgültige Einwilligung) - auch ohne formale Unterschrift? So könnte man die Einholung der Einwilligung unkompliziert und ausschließlich online handhaben und ich hätte ja einen "Nachweis" ("Der Handwerker muss aber im Streitfall beweisen können, dass sein Kunde in die Nutzung von WhatsApp eingewilligt hat."). Zur Anmerkung: Bei mir wäre whatsapp wirklich nur zur Kommunikation mit dem Kunden (kein Newsletter u.dergl.) - als Alternative zum Email-Verkehr.
Danke.

jenna

Frage zu "Einwilligung schriftlich einholen"

Hallo, leider wurde auf meine Email an info@datenschutzkanzlei.de nicht beantwortet. Neuer Versuch hier. Ich würde gerne wissen, ob es wirklich zwingend notwendig ist, die Einwilligung in schriftlicher Form einzuholen (also eine Unterschrift des Kunden). Meine Idee wäre diese: Ich baue auf meiner Homepage eine Seite ein, die den Text der "Datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung für die Kommunikation über WhatsApp" anzeigt. Darunter ist Online-Formular, in das der Kunde Namen einträgt (evtl. noch anderes wie zB erste 5 Stellen der Handynummer oder so) und eine Pflicht-Checkbox hat, wo man ein Häkchen setzen kann ("Ich habe die Erklärung gelesen und akzeptiert" oder "Ich stimme ...zu"). Mit dem Senden dieses Formulars bekomme ich und der Kunde dann dieselbe Email und der Kunde auch mitsamt Text der Erklärung und seinen Eintragungen.
Wäre das so akzeptabel (also eine rechtsgültige Einwilligung) - auch ohne formale Unterschrift? So könnte man die Einholung der Einwilligung unkompliziert und ausschließlich online handhaben und ich hätte ja einen "Nachweis" ("Der Handwerker muss aber im Streitfall beweisen können, dass sein Kunde in die Nutzung von WhatsApp eingewilligt hat."). Zur Anmerkung: Bei mir wäre whatsapp wirklich nur zur Kommunikation mit dem Kunden (kein Newsletter u.dergl.) - als Alternative zum Email-Verkehr.
Danke.

Michael Elbs

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PS:
⚠ = warnen
⬛👨‍🎨= schwarz malen

Michael Elbs

Nicht nur ⚠ und ⬛👨‍🎨 sondern Lösungen anbieten...

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