Enterprise-Resource-Planning: Mit KI bieten ERP-Systeme jetzt noch bessere Unterstützung für Büro und Baustelle

Material bestellen, Mitarbeiter einplanen – und einiges mehr: Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP) erleichtert den Alltag der Handwerkschefs. Mit künstlicher Intelligenz soll das künftig sogar noch besser gelingen. Jan Reinke, Geschäftsführer Reinke Photovoltaik in Güstersloh, setzt seine ERP-Software in nahezu allen Bereichen seines Betriebs ein. Dazu zählt zum Beispiel der Vertrieb, die Buchhaltung, die Personalplanung sowie Dokumentationen auf der Baustelle. Wenn Jan Reinke ein Dach mit Solarpanelen ausstattet, geht ihm das Material nicht aus. Der Geschäftsführer von Reinke Photovoltaik im nordrhein-westfälischen Gütersloh verlässt sich dabei auf eine Enterprise-Resource-Planning-Software (ERP), die seine Projekte zuverlässig managt. Minutiös – so wie es ein Mitarbeiter kaum schafft – ordnet sie verschiedene Baustellen einzelnen Kostenstellen zu und stellt dabei automatisch das benötigte Personal sowie die einzelnen Bauprodukte zusammen. Das Beste für Reinke ist: Seitdem er das ERP-Tool vor sechs Jahren eingeführt hat, entwickelt es sich ständig weiter. „Die Software reagiert sehr dynamisch auf Marktanforderungen“, schildert der gelernte Elektrotechnikermeister. Jüngste Neuerung: künstliche Intelligenz (KI). Auch wenn KI bei ERP-Lösungen schon länger Einzug hält, ist sie durch die generative KI noch beliebter geworden. Nachdem ChatGPT Ende 2022 zum Tagesgespräch wurde, interessierten sich plötzlich alle dafür, wie sie über kurze Befehle – sogenannte Prompts – kleinere und größere Aufgaben delegieren können. Seither beschäftigen sich nicht mehr nur studierte Programmierer mit KI, sondern jeder, der einen Laptop oder ein Smartphone besitzt. Nutzen von Enterprise-Resource-Planning Für Unternehmen regeln Entreprise-Resource-Planning-Systeme den Daten- und Informationsfluss. Daher bringt die Software einen konkreten Nutzenbeitrag, um viele unterschiedliche firmeninterne Prozesse zu vereinfachen und zu beschleunigen. Vereinfachung und Beschleunigung der Prozesse65,1 %Schnelle und einfache Informationen57,4 %Korrekte und nützliche Informationen49,6 %Durchgängige Unterstützung der Prozesse42,2 %Durchgängige Rückverfolgbarkeit der Daten39,2 %Aussagekräftige Kennzahlen31,1 %Steigert Transparenz und Prozessverständnis29,5 %Reduziert Fehlerhäufigkeit und -folgen28,4 %Quelle: "ERP in der Praxis", Trovarit AG, Aachen 2024 ERP-Tools als Firmen-„Rückgrat“ So bestätigt es die Studie „ERP in der Praxis“ der IT-Beratung Trovarit, die Anwenderzufriedenheit, Nutzen und Perspektiven der Lösungen unter die Lupe nimmt. Für ihre Analyse haben die Berater 2024 rund 1.700 Unternehmen aus dem deutschsprachigen Raum zu mehr als 40 ERP-Systemen interviewt. Ein zentrales Ergebnis: Die Befragten schätzen an den Lösungen, dass sie interne Vorgänge beschleunigen und vereinfachen – indem Informationen schneller dort zur Verfügung stehen, wo sie benötigt werden. Daher werden die Tools häufig auch als „Rückgrat“ der Firmen bezeichnet. Um die benötigten Informationen bereitzustellen, kommt heute häufiger die Cloud ins Spiel: Alle Mitarbeiter können über internetfähige Geräte auf die Daten zugreifen – egal, wo sie sich befinden. „Gerade in Betrieben mit mehreren Baustellen oder mobilen Einsatzteams ein echter Vorteil. Updates, Wartung und Datensicherung übernimmt der Anbieter. Das entlastet die IT und reduziert die Komplexität“, urteilt Karsten Sontow, Geschäftsführer von Trovarit. Dabei unterstützt seit einigen Jahren auch die herkömmliche KI: Auf Basis vordefinierter Regeln und programmierter Logik sorgt sie dafür, dass sich Abläufe vereinfachen – etwa indem sie Eingangsrechnungen automatisiert erfasst und verbucht. Zudem unterstützt sie bei der Planung, schlägt Prozesse vor, erkennt Muster in Aufträgen und analysiert das Zahlungsverhalten von Kunden. Auch im Bereich der Materialbeschaffung – wie etwa die Bereitstellung der benötigten Panele für Solaranlagen – bringt KI echten Mehrwert. „Mittels Machine Learning analysieren die ERP-Systeme Verbrauchsmengen und Wiederbeschaffungszeiten, erkennen Trends oder warnen frühzeitig vor drohenden Lieferengpässen“, erklärt Sontow. „So lassen sich Bestellungen effizienter steuern und Lagerkosten senken.“ Die 8 wichtigsten ERP-Trends aus Sicht der Anwender Das Thema „Daten- und Informationssicherheit“ rangiert für die ERP-Nutzer auf Platz eins. Das liegt daran, weil die Software eine Vielzahl sensibler Daten wie Kunden-, Produktstamm- und Finanzdaten managt. Daten- und Informationssicherheit87,8 %Usability und Software-Ergonomie77,6 %Rechtliche Vorgaben und Compliance59,1 %Mobiler Einsatz der ERP-/Business Software55,2 %Schnittstellenmanagement45,5 %Nachhaltigkeit34,2 %Künstliche Intelligenz29,1 %Mobile Datenübertragung in Echtzeit28,5 %Quelle:„ERP in der Praxis“, Trovarit AG, Aachen, 2024 Entreprise-Resource-Planning: Grosser Sprung mit Generativer KI Generative KI geht noch einen Schritt weiter: Die Leistungsfähigkeit großer Sprachmodelle (Large Language Models) in Verbindung mit Generative Pre-Trained Transformers (GPTs) weckt bei vielen Teilnehmern der Trovarit-Studie klare Vorstellungen von sinnvollen Anwendungsszenarien – auch im ERP-Kontext. So ist das Tool mit generativer KI beispielsweise in der Lage, eigenständig Protokolle, Angebotsanschreiben oder E-Mails zu erstellen. Ebenso gefragt ist laut Trovarit-Studie die automatische Erstellung von Artikelbeschreibungen und Angebotstexten. Dabei hilft die sprachbasierte KI in Kombination mit programmierten Anwendungen. Als besonders wertvoll erachten die befragten Unternehmen auch vorausschauende Instandhaltung sowie intelligente Variantenkonfiguration. Die Studie prognostiziert daher, dass ERP-Tools künftig mit weiteren KI-Funktionen ausgestattet werden. Der IT-Anbieter Hero, zu dessen Kunden auch der Photovoltaik-Betrieb Reinke zählt, arbeitet bereits an neuen Szenarien auf Basis generativer KI. Eine Rolle spielen etwa Voice-Agenten, die Telefonate im Backoffice übernehmen, selbstständig Rückfragen beantworten und Termine vereinbaren. Ebenso helfen KI-gesteuerte Mailbox-Systeme dabei, E-Mails automatisch zu erfassen, zu priorisieren und teilweise zu beantworten. Angebotsagenten erstellen auf Basis vorhandener Daten automatisch professionelle Angebotsentwürfe – schnell und zeitsparend. „Künstliche Intelligenz hebt Automatisierung auf ein neues Level. KI denkt mit und sorgt damit nicht nur für mehr Tempo, sondern auch für mehr Entlastung und Weitblick“, sagt Michael Kessler, Gründer und CEO von Hero Software. Indem vorhandene Daten analysiert und daraus Muster abgeleitet werden, treffen Betriebe schneller fundierte Entscheidungen. Kessler: „Handwerksbetriebe werden schneller, besser – und vor allem smarter.“ Selbst Einfluss aufs Tool nehmen Dass KI die Hero-Software noch effizienter macht, erfährt Jan Reinke in seinem Arbeitsalltag. Der Geschäftsführer des 30-köpfigen Gütersloher Photovoltaik-Betriebs schätzt den direkten Austausch mit dem Hero-Team, wodurch er aktiv an der Weiterentwicklung des ERP-Tools mitwirken kann. „Besonders positiv sehen wir die Integration neuer Schnittstellen – etwa zu Microsoft 365 oder anderen branchenspezifischen Tools. So bleiben wir technologisch immer auf dem neuesten Stand“, freut sich der Handwerkschef. Die Lösung kommt in nahezu allen Bereichen seines Betriebs zum Einsatz: „Sie unterstützt uns im Vertriebsprozess, im Projektmanagement, bei den handwerklichen Tätigkeiten auf der Baustelle, in der Buchhaltung sowie bei der Personalplanung.“ Für das ERP-Tool fällt pro Mitarbeiter eine monatliche Lizenzgebühr im zweistelligen Bereich an, die Reinke gerne bezahlt: „Dank vordefinierter Prozesse und Vorlagen erledigen wir sich wiederholende Aufgaben deutlich schneller“, sagt der Handwerkschef. „Das spart nicht nur Kosten, sondern vor allem auch Zeit – und die ist einer der wichtigsten Faktoren, sowohl für uns als Arbeitgeber als auch für unsere Kundinnen und Kunden.“ Bleibt die Frage: Welche Software eignet sich für welches Gewerk? Die IT-Beratung Trovarit bietet mit SmartRFI ein Online-Tool, das ebenfalls auf KI basiert, um das passende ERP-System zu finden. Der Markt für Business-Software ist riesig. „Wer auf herkömmliche Methoden setzt, investiert oft Wochen oder Monate in Recherchen, Anbietervergleiche und aufwendige Ausschreibungen“, so die Software-Berater. Bei SmartRFI definieren Chefs ihre Anforderungen, und das Tool erstellt daraus einen bedarfsgerechten Verteiler an Software-Herstellern, die sich über strukturierte Anfragen (RFI) vergleichen lassen. „Als Handwerksbetrieb darf man getrost davon ausgehen, dass es wirklich für jede individuelle Bedarfslage mindestens zehn realistische ERP-Optionen gibt – in der Regel sogar weitaus mehr“, sagt Karsten Sontow. Entreprise-Resource-Planning: Relevanz von Anwendungsfällen für künstliche Intelligenz Unternehmer messen künstlicher Intelligenz eine deutlich höhere Relevanz bei als noch vor zwei Jahren. Daher soll die Technologie künftig in der betrieblichen ERP-Praxis noch stärker verankert werden. Automatische Korrektur/Aktualisierung/Vervollständigung von Kundenstammdaten47,8 %Automatische Anpassung von Dispositionsparametern43,3 %Automatische Übersetzung von Artikelbeschreibungen, Angebotstexten etc.41,8 %KI-gestützte Hilfe für die ERP-Bedienung31,6 %KI-gestützte Hilfe für die ERP-Anpassung/-Programmierung28,7 %Predictive Maintenance (Vorausschauende Instandhaltung)28,3 %Quelle: „ERP in der Praxis“, Trovarit AG, Aachen, 2024 Zeit für die Auswahl einplanen Betz Technik, ein Betrieb für Gebäudetechnik aus dem oberhessischen Nidda, hat sich für eine ERP-Software von pds entschieden, nachdem die Geschäftsführer Michael Weber, Tim Kaiser, Jonas Weber und ein Projektteam verschiedene Anbieter geprüft hatten. Dabei ließen sie sich Zeit: Zunächst dokumentierten sie alle bestehenden Abläufe in einem Lastenheft und leiteten daraus die Anforderungen an die Enterprise-Resource-Planning-Software ab. Zwei Jahre später wurde die Software erstmals bei einzelnen Key-Usern installiert, später dann in allen Unternehmensbereichen. Heute – weitere zwei Jahre später – profitiert das Team von vielen smarten Routinen und Schnittstellen. So werden etwa GAEB-Dateien von Ausschreibungen automatisch in das Tool eingelesen. Eine intelligente Zuordnung sorgt dafür, dass Positionen teilweise direkt mit Preisen versehen werden, was die Angebotskalkulation beschleunigt. Mithilfe eines automatischen Bestellbelegs kann das Team zudem später die digitale Eingangsrechnung direkt abgleichen. Zu jeder Zeit sind sämtliche projektrelevanten Informationen zentral in der jeweiligen Projektakte gebündelt. Ist der Auftrag erledigt, brauchen die Monteure keine Stundenzettel mehr zu schreiben – sondern sprechen ihre Arbeitszeiten und die verwendeten Materialien einfach ins Handy oder Tablet. Mithilfe der KI gelingt das ganz einfach per Spracherkennung.

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