DATEV-Software E-Rechnung: Steuerberater hilft

Mit der E-Rechnung über das Programm „Unternehmen online“ hat die Datev in Nürnberg ein neues, sicheres und schnelles Verfahren eingeführt, das praktisch automatisch abläuft. Die so erstellten Rechnungen erkennen die Finanzämter beim Vorsteuerabzug an.

So funktioniert Datev E-Rechnung

Eingangsrechnungen. Empfängt der Betrieb eine elektronische Rechnung (etwa von einem Lieferanten), muss er diese lediglich - wie bisher eine Papierrechnung - inhaltlich und formal prüfen. Damit ist die Arbeit schon erledigt. Durch das Speichern der Rechnung in ein bestimmtes Verzeichnis wird sie mit dem Tool Belegtransfer an das Datev-Rechenzentrum übermittelt. Dabei prüft das System die Signatur und archiviert alle relevanten Dokumente automatisch (Rechnung inklusive Signatur und Prüfprotokoll).

Ist das Ergebnis der Signaturprüfung im Datev-Rechenzentrum negativ, weil die Signatur der Rechnung fehlerhaft ist, benachrichtigt die Datev den Betrieb sofort per E-Mail. Danach kann der Betrieb den  Rechnungssteller kontaktieren und eine ordnungsmäßige Rechnung anfordern.

Ausgangsrechnungen. Der Betrieb erstellt die Rechnung als PDF-Datei und speichert diese in ein bestimmtes Verzeichnis. Das Tool Belegtransfer übermittelt die Datei automatisch ans Datev-Rechenzentrum, dort wird sie elektronisch signiert. Danach lädt der Betrieb  die signierte Rechnung herunter und leitet sie an den Rechnungsempfänger weiter.

Archiv. Elektronische Eingangs- und Ausgangsrechnungen werden im Datev-Rechenzentrum mit Signatur und Prüfprotokoll revisionssicher archiviert. Bei Bedarf greift der Betrieb oder der Steuerberater auf den im Rechenzentrum gespeicherten Datenbestand online zu.

Voraussetzungen. Der Betrieb kommt ohne spezielle Hard- und Software aus. Erforderlich ist lediglich ein Internet-Zugang, ein Vertrag für Unternehmen online und für Datev eRechnung sowie einen freigeschalteten „Datev mIDentity“. Fürs Prüfen und Signieren der Rechnungen braucht die Datev zudem noch eine Vollmachtserklärung des Betriebes, die sich automatisch erstellen lässt, während der Betrieb die Funktion eRechnung aktiviert.

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