Elektronisches Fahrtenbuch: So dokumentieren Chefs private Strecken

Der Fiskus will es genau wissen. Unternehmer müssen sich an die Regeln halten, wenn sie ein Fahrtenbuch führen. Was es zu beachten gilt – auch wenn Sie ein elektronisches Fahrtenbuch führen. Benutzen Chefs Dienstfahrzeuge auch privat, verlangt das Finanzamt eine detaillierte Aufzeichnung der jeweiligen Fahrten – auch durch ein elektronisches Fahrtenbuch. Das Finanzamt reagiert immer scharf, wenn private und betriebliche Interessen sich vermischen. Das ist auch beim Firmenwagen so, falls er privat mitgefahren wird. Unternehmer müssen nachweisen, wie viele Kilometer sie geschäftlich und wie viele sie aus privaten Gründen unterwegs waren. Man kann dem nur mit der teuren Ein-Prozent-Methode entgehen, was viele Handwerksunternehmer nicht wollen. Die Dokumentation erfolgt via Fahrtenbuch. Dazu der aktuelle Stand: Wie prüft das Finanzamt, ob ein elektronisches Fahrtenbuch konform geht? Die richtige Farbe: Zunächst wird das Deckblatt des Fahrtenbuchs angesehen, falls dies noch in der Papierform geführt wird. Hintergrund: Die Hersteller von Papierfahrtenbüchern wechseln in der Regel jährlich ihre Deckblätter. Findet also beispielsweise eine Betriebsprüfung für die Jahre 2020 bis 2022 statt und das Papier-Fahrtenbuch ist erst 2023 oder später auf den Markt gekommen, ist klar, dass die Aufzeichnungen erst nachträglich erstellt wurden. Das wird peinlich. Plausible Angaben: Im zweiten Schritt prüfen die Beamten des Finanzamtes die Aufzeichnungen im Fahrtenbuch – egal, ob Papier oder elektronisches Fahrtenbuch – auf Plausibilität. „Wurde beispielsweise für zwei Fahrzeuge jeweils ein Fahrtenbuch geführt, wird geprüft, ob beide Fahrzeuge vom Unternehmer nach den Aufzeichnungen jeweils am selben Tag gefahren wurden“, erklärt Christoph Lorenz, Fachverantwortlicher für das Fahrtenbuch beim Softwareanbieter Lexware in Freiburg. Im Zweifelsfall verwirft das Finanzamt beide Fahrtenbücher. „Der Fiskus checkt sogar, ob es möglicherweise Einträge an Tagen gibt, an denen der Unternehmer krank war“, so Lorenz. Korrekte Kilometerstände: Zudem gleichen die Beamten die Kilometerstände des Fahrtenbuchs mit jenen der Werkstattrechnungen an einem bestimmten Tag ab. „Hier zeigt sich, ob die Aufzeichnungen korrekt sind. Denn wird ein Fahrtenbuch nachträglich erstellt, wird darauf meist nicht geachtet“, weiß Lorenz. Zeitnaher Eintrag: Im dritten Schritt checkt der Prüfer des Finanzamts, ob die Aufzeichnungen zeitnah geführt wurden und ob alle Angaben plausibel enthalten sind. Konkret geht es um die Route, die Kilometerangabe, den Grund der Fahrt, den Namen des aufgesuchten Kunden. Tipp: Bei einem finanzamtkonformen elektronischen Fahrtenbuch sind nachträgliche Änderungen entweder nicht möglich oder diese sind transparent nachvollziehbar. Deshalb fallen Fahrtenbücher per Exceltabelle in der Regel durch. Denn diese gelten als manipulierbar. Änderungen sind immer möglich, ohne dass sie erkennbar sind. „Beim elektronischen Fahrtenbuch lassen sich Prüfer die Bedienungsanleitung aushändigen oder verlangen Antworten oder eine Bescheinigung des Fahrtenbuch-Herstellers“, so Lorenz. Worauf sollten Handwerksunternehmer bei der Auswahl des Anbieters achten? Ein elektronisches Fahrtenbuch gilt als die bessere Alternative. „Neben den steuerlich-regulatorischen Anforderungen empfiehlt es sich, bei der Anbieterauswahl darauf zu achten, dass das Produkt einfach zu installieren und zu bedienen ist“, rät Experte Lorenz. Das Lexware Fahrtenbuch wird zum Beispiel mit einem Stecker geliefert, der standardmäßig in jeden Dienstwagen ab dem Baujahr 2004 passt. Darüber hinaus erfüllt der Stecker alle technischen Sicherheitsstandards und besitzt das geforderte E-Zertifikat des Kraftfahrt-Bundesamts. Mit welchen Kosten ist zu rechnen? Das variiert. Man kann ein elektronisches Fahrtenbuch ab wenigen Euro pro Monat bekommen. Die Kosten halten sich allerdings immer in Grenzen. Für rund 25 bis 30 Euro im Monat netto findet man eine vernünftige Lösung. Es darf nicht manipulierbar sein. Das ist bei einigen Anbietern ein Knackpunkt. Gut ist, wenn das elektronische Fahrtenbuch empfohlen wird – etwa vom Steuerberaterverband, der Datev oder der Kanzlei KPMG, die es geprüft hat. Das ist bei Lexware oder Vimcar der Fall. Welche Voraussetzungen sind für ein elektronisches Fahrtenbuch gefragt? "Voraussetzung für die Nutzung des Fahrtenbuchs ist in der Regel eine funktionstüchtige OBD-Schnittstelle. „Alle Fahrzeuge mit Ottomotor ab dem Baujahr 2001 oder Dieselmotor ab dem Baujahr 2004 müssen laut einer EU-Verordnung mit einer genormten OBD-Schnittstelle ausgerüstet sein. In diesen kann das Fahrtenbuch problemlos mit dem mitgelieferten Stecker in Betrieb genommen werden“, sagt Lorenz. Es gibt hier lediglich folgende Ausnahmen: BMW-Modelle ab dem Baujahr 2014 mit der Sonderausstattung SA302 (Diebstahlwarnanlage (DWA)) sowie die Modelle VW Tiguan (ab Baujahr 2016) und Porsche 991 Targa (ab Modelljahr 2017) benötigen eine besondere Konfiguration des Fahrtenbuchsteckers. Alle Fahrzeuge mit reinem Elektroantrieb (auch Hybrid-Fahrzeuge) sowie der Jaguar F-Type sind mit dem Lexware-System aktuell wohl nicht kompatibel. An einer Lösung wird gearbeitet. Wo liegen Fehlerpotenziale? Normalerweise wird das Fahrtenbuch automatisch geführt. Insofern sollte es in der Handhabung keine Fehler geben. Es kann aber passieren, dass der Stecker kaputt geht oder dass es zu einer fehlerhaften Konfiguration kommt.

Das Finanzamt prüft genau Elektronisches Fahrtenbuch: So dokumentieren Chefs private Strecken

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