Digitale Technologien können das Handwerk revolutionieren, doch der Weg dorthin ist oft steinig. Sarah Tietjen, Head of Marketing bei pds, zeigt, wie hybride Prozesse aus digitalen und analogen Lösungen den Übergang zur Digitalisierung erleichtern und erfolgreich in den Betriebsalltag integrieren.
Die Digitalisierung bietet Handwerksbetrieben große Potenziale. Die Einführung digitaler Technologien gestaltet sich jedoch oft schwierig. Im Gespräch mit Sarah Tietjen, Head of Marketing bei pds, einem Softwareunternehmen, das spezialisierte Lösungen für Handwerksbetriebe anbietet, wird deutlich, dass pds den Ansatz für hybride Prozesse verfolgt. Digitale und analoge Lösungen werden kombiniert, um die Technologien schrittweise und erfolgreich in den Betriebsalltag zu integrieren.
Welche digitalen Technologien halten Sie für die wichtigsten, um das Handwerk in der Zukunft wettbewerbsfähig zu machen?
Es gibt mehrere Schlüsseltechnologien, die das Handwerk entscheidend voranbringen werden. Ein zentrales Thema sind Apps, die schon seit Jahren die Baustelle und das Büro miteinander verbinden. Sie erleichtern die Arbeitsabläufe erheblich, indem sie Zettelwirtschaft minimieren und die Kommunikation verbessern. Für die Mitarbeiter bedeutet das, dass Auftragsbelege und Zeiterfassungen nicht mehr manuell übertragen werden müssen. Gleichzeitig haben Monteure und Projektleiter direkten Zugriff auf relevante Auftrags- und Materialinformationen.
Ein weiteres wichtiges Thema ist die Cloud-Technologie, die Handwerksbetrieben Skalierbarkeit, flexibles ortsunabhängiges Arbeiten mit modernen Arbeitszeitmodellen, Sicherheit und Flexibilität in der IT ermöglicht, ohne dass sie sich selbst um ihre Server kümmern müssen. In der Software selbst sehen wir außerdem großes Potenzial in Bereichen wie Workflows und Künstlicher Intelligenz, um Prozesse weiter zu automatisieren und zu vereinfachen.
Was sind die größten Herausforderungen für Handwerksbetriebe bei der Einführung digitaler Technologien?
Die größte Herausforderung ist wohl die Zeit. Die Einführung digitaler Lösungen erfordert Schulungen und Anpassungen, und dafür muss den Mitarbeitenden die nötige Zeit eingeräumt werden. Besonders wichtig ist, dass alle Mitarbeiter verstehen, wie sie von der Digitalisierung profitieren, und dass sie die Veränderung nicht als Bedrohung, sondern als Chance sehen. Die Überzeugungsarbeit, dass digitale Technologien die Arbeit erleichtern, ist dabei entscheidend.
Haben Sie mit Handwerkern zu tun, die der Digitalisierung skeptisch gegenüberstehen?
Ja, es kommt vor, dass einige Mitarbeiter die Digitalisierung zunächst ablehnen, beispielsweise beim Thema Apps. Oft sind es die jüngeren Außendienstmitarbeiter, die die Vorteile der digitalen Lösungen schneller erkennen, während andere Mitarbeiter noch an traditionellen Arbeitsweisen festhalten. Aber das Schöne ist, dass man diese Technologien auch für hybride Prozesse einsetzen kann – teils digital, teils analog. Im Laufe der Zeit überzeugen sich viele dann von den Vorteilen. Es ist ein Prozess, aber eine reine digitale Lösung lässt sich oft nicht von heute auf morgen vollständig durchsetzen.
Wie kann Digitalisierung helfen, Prozesse im Handwerk effizienter zu gestalten?
Digitalisierung kann an vielen Stellen helfen. Ein Beispiel ist die Vernetzung von Büro und Baustelle, die die Kommunikation vereinfacht und Arbeitsabläufe beschleunigt. Monteure haben ihre Aufträge direkt digital auf dem Tablet, können mit wenigen Klicks auf Materialien zugreifen und haben eine Historie vergangener Arbeiten zur Hand. Ein weiterer Bereich ist der Einkauf. E-Commerce und digitale Bestellungen an Großhändler sparen Zeit und minimieren Fehler. Besonders spannend ist dabei auch die E-Rechnung in Kombination mit digitalen Bestellprozessen bzw. digitalen Lieferscheinen, was den gesamten Verwaltungsaufwand erheblich reduziert sowie Prüf- und Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen beschleunigt. Hierbei werden bestehende analoge Prozesse in digitale Prozesse überführt.
Welche Rolle spielt die Weiterbildung von Handwerkern in der Digitalisierung?
Weiterbildung ist essenziell, denn Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Die Handwerksbetriebe müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden mit den neuen Technologien Schritt halten können. Hier gibt es unterschiedliche Ansätze: Einige Betriebe bevorzugen Schulungen vor Ort, andere setzen auf Online-Plattformen oder E-Learning. Wichtig ist, dass für jeden Mitarbeiter das passende Angebot zur Verfügung steht, damit er sich die notwendigen digitalen Fähigkeiten aneignen kann.
Wie wirkt sich die Digitalisierung auf die Kundengewinnung und Kundenbindung im Handwerk aus?
Die Digitalisierung hat einen spürbaren Einfluss. Natürlich bleibt die handwerkliche Leistung entscheidend, aber durch digitale Tools können Handwerksbetriebe ihre Kunden besser betreuen. Monteure können etwa mit Tablets alle relevanten Informationen zur Baustelle einsehen, ohne den Kunden danach fragen zu müssen. Auch der Einsatz von Online-Konfiguratoren ermöglicht es, Kunden schneller und präziser zu beraten. Zudem sorgt die digitale Dokumentation dafür, dass Kunden klare, gut strukturierte Berichte und Rechnungen erhalten, was das Vertrauen und die Bindung stärkt.
Welche digitalen Werkzeuge und Plattformen haben sich in der Praxis als besonders hilfreich für Handwerksbetriebe erwiesen?
Es gibt viele nützliche Tools, die speziell auf die Bedürfnisse von Handwerksbetrieben zugeschnitten sind. Besonders hilfreich sind Softwarelösungen, die eng mit den Arbeitsabläufen der Handwerksbranche verknüpft sind, etwa für den Einkauf, die Auftragsabwicklung oder die Kommunikation mit Architekten. Eine gut vernetzte Handwerker-Software kann alle relevanten Prozesse abbilden und vereinfacht die Arbeit erheblich. Schnittstellen zu Plattformen wie DATEV oder zu Großhändlern für den digitalen Einkauf sind ebenfalls sehr wertvoll.
Wie kann die Digitalisierung dazu beitragen, den Fachkräftemangel im Handwerk zu bekämpfen?
Digitalisierung kann in mehreren Bereichen dazu beitragen, den Fachkräftemangel zu mildern. Ein digitaler Arbeitsplatz ist oft attraktiver für die Generation, die an effiziente Arbeitsweisen gewöhnt ist. Wenn Mitarbeiter feststellen, dass sie durch digitale Tools ihre Arbeit schneller und komfortabler erledigen können, steigert das die Attraktivität des Unternehmens. Zudem ermöglichen digitale Lösungen flexiblere Arbeitsmodelle, wie etwa die 4-Tage-Woche oder Homeoffice-Optionen für Büroangestellte, was das Unternehmen für potenzielle Mitarbeiter noch attraktiver macht.
Was sind die größten Chancen der Digitalisierung für Handwerksbetriebe in den nächsten fünf Jahren?
Die größten Chancen sehe ich in der weiteren Automatisierung von Prozessen und der Integration neuer Technologien wie Künstliche Intelligenz und nahtlos miteinander über REST-API Schnittstellen verbundene Cloud-Lösungen. Ein Beispiel ist die E-Rechnung, die in den kommenden Jahren zur Pflicht wird. Sie bietet eine enorme Chance, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren und gleichzeitig die Effizienz zu steigern. Eine weitere Möglichkeit liegt in benutzer- und rollenzentrierten Softwarelösungen, die mit individuell anpassbaren Dashboards auf die spezifischen Bedürfnisse der Nutzer eingehen. Auch in der Buchhaltung können digitale Lösungen viel Zeit sparen, insbesondere durch die automatisierte Übermittlung von Daten an Steuerberater. Der Übergang zu vollständig digitalen Prozessen wird die Handwerksbetriebe nicht nur effizienter machen, sondern auch ihre Wettbewerbsfähigkeit langfristig sichern.
Wird die Digitalisierung bzw. hybride Prozesse für Handwerksbetriebe auch eine kostengünstige Lösung sein?
Grundsätzlich ist der Digitalisierungsprozess mit Kosten und Zeitaufwand verbunden. Langfristig gesehen, kann die Digitalisierung jedoch eine sehr lohnenswerte Lösung für Handwerksbetriebe aller Größen sein. Flexible und moderne Modelle, wie Software as a Service (SaaS) in Kombination mit Learning as a Service (LaaS), erleichtern den Einstieg in die Digitalisierung erheblich. Sie eliminieren hohe Erstinvestitionen, die beim klassischen Kaufmodell anfallen, und passen sich flexibel an die Unternehmensgröße an. Besonders vorteilhaft sind Cloud-Lösungen, da sie die Anschaffung und Wartung eigener Server überflüssig machen und so Kosten sparen. Durch den Einsatz von Softwarelösungen und die Digitalisierung der Prozesse lässt sich der Arbeitsaufwand deutlich reduzieren, was am Ende auch zu einer Einsparung bei den Betriebskosten führen kann.
Expertin Sarah Tietjen
Sarah Tietjen ist seit 2013 Teil der pds GmbH und verantwortet seit 2017 als Head of Marketing den gesamten Markenauftritt der Unternehmensgruppe. Dazu gehören Messe- und Eventmanagement, Online-Marketing, Öffentlichkeitsarbeit & PR, Kunden- und Partnerkommunikation sowie Employer Branding. Die pds GmbH ist seit 1974 ein führender Anbieter cloud-fähiger Handwerkersoftware und Apps und steht für innovative Lösungen im Handwerk.
