Außenstände, Forderungsmanagement und Liquiditätsmanagement
Das richtige Forderungsmanagement entscheidet über den Erfolg jedes Handwerksbetriebs. Wie Unternehmer die notwendigen Massnahmen dafür richtig umsetzen und was sie im Vorfeld beachten sollten, erklärt Legial-Experte Florian Mirlach.
Erfolgreiches Forderungsmanagement im Handwerk umfasst eine Vielzahl von Schritten. Florian Mirlach, Leiter des Forderungsmanagements Versicherungskunden für die Legial AG in München, beantwortet dazu die wichtigsten Fragen.
1. Was ist eine Forderung?
Eine Forderung ist üblicherweise ein auf Leistung oder Zahlung gerichteter Anspruch, der sich aus dem Gesetz oder aus einem Vertrag ergibt. Grundlage einer vertraglichen, auf Zahlung gerichteten Forderung kann beispielsweise ein Kauf-, Werk- oder Dienstleistungsvertrag sein. Die Forderung entsteht, wenn an den Kunden geleistet wurde und dieser die Gegenleistung noch nicht erbracht, also im Regelfall die Rechnung nicht bezahlt hat.
Solange die Forderung offensteht, befindet sich der Unternehmer in der Rolle des Gläubigers, der Kunde in der Rolle des Schuldners.
2. Was ist Forderungsmanagement genau?
Forderungsmanagement ist die Gesamtheit der notwendigen Maßnahmen zur Absicherung und Realisierung von Forderungen aus der geschäftlichen Tätigkeit. Ziel von professionellem Forderungsmanagement ist es, Außenstände zu minimieren, die Liquidität des eigenen Betriebes zu sichern, die eigene Bonität positiv zu gestalten und dadurch aktiv die Existenz des Unternehmens nachhaltig zu sichern.
3. Bonitätsprüfung: Mit welchen Kunden mache ich Geschäfte?
Erfolgreiches Forderungsmanagement setzt bereits vor Vertragsabschluss an, um einen späteren Forderungsausfall zu vermeiden. Wirksamstes Mittel hierzu ist – zumindest bei Geschäften mit einem höheren finanziellen Volumen – die Beschaffung von Informationen über die Vermögens- und Ertragslage des zukünftigen oder auch aktuellen Geschäftspartners: die Bonitätsprüfung.
Notwendige Informationen, um eine Abschätzung des wirtschaftlichen Risikos eines Geschäfts treffen zu können, sind neben Branche und Rechtsform insbesondere Daten zu Liquiditätsstatus, Umsätzen und Zahlungsweise des Unternehmens.
Da die eigenständige Informationsbeschaffung im Regelfall zu aufwendig und intern nicht darstellbar ist, empfiehlt sich die Inanspruchnahme einer Wirtschaftsauskunftei als Dienstleister. Diese bietet die oben genannten Informationen in unterschiedlicher Detailtiefe an und erstellt üblicherweise auch bereits eine Analyse in Form einer Einschätzung des Bonitätsrisikos, zum Beispiel mittels Übermittlung eines sogenannten Scoringwerts.
4. Wie gestalte ich meine Verträge?
Ein wichtiger Ansatzpunkt für eine später erfolgreiche Durchsetzbarkeit der Forderung ist die Vertragsgestaltung. Neben der möglichst konkreten Beschreibung der zu erbringenden Leistung sollten auch Vereinbarungen zu den Zahlungsmodalitäten (Regelung, wie eine Zahlung zu erfolgen hat) und Zahlungskonditionen (Regelung, wann eine Zahlung zu erfolgen hat) Bestandteil des Vertrags sein. Dies kann entweder individualvertraglich oder als Bestandteil der zum Vertrag gehörenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) geschehen.
Zudem können – auch unter Einbeziehung des Ergebnisses der Bonitätsprüfung – mittels weiterer vertraglicher Klauseln ergänzende Regelungen zu unternehmerischen Sicherheiten (Eigentumsvorbehalt, Sicherungsabtretungen) oder Gerichtsstandsvereinbarungen getroffen werden.
5. Wie stelle ich eine korrekte Rechnung?
In der Rechnung werden, für den Kunden nachvollziehbar und verständlich, alle erbrachten Leistungen zusammen mit den entsprechenden Zahlungsposten erfasst. Klar muss daraus hervorgehen, für welche Leistung welcher Betrag zu bezahlen ist.
Eine ordnungsgemäß erstellte Rechnung umfasst folgende Informationen:
- Name und Anschrift des Unternehmens und des Kunden
- Datum
- Rechnungsnummer
- Steuernummer des Unternehmens
- Aufstellung der erbrachten Leistungen mit den jeweiligen Nettopreisen ‒ sowie Umsatzsteuerbeträgen (inklusive zugrunde gelegter Steuersatzhöhe)
- Bruttobetrag der gesamten Forderung
- Angaben zu Zahlungsbedingungen (empfohlen)
Die Rechnung wird dem Kunden per Post, Fax oder elektronisch geschickt. Bei schwierigen Kunden empfiehlt sich die Übersendung per Einschreiben mit Rückschein, um den Zugang und damit die Fälligkeit der Rechnung später nachweisen zu können.
6. Debitorenbuchhaltung: Wie überwache ich betriebsintern meine ausstehenden Forderungen?
Zum Forderungsmanagement gehört die Führung und Verwaltung von Kundenkonten im Rahmen der Debitorenbuchhaltung. Dies geschieht im Regelfall über eine entsprechende Software, in der alle offenen Forderungen erfasst und dem Kunden mittels seiner Kundennummer zugeordnet werden.
Die Debitorenbuchhaltung umfasst zudem die Verwaltung von Reklamationen, Gutschriften und Zahlungseingängen. Damit stehen dem Unternehmen jederzeit aktuelle Informationen zum Forderungsstand des einzelnen Kunden zur Verfügung.
7. Internes Mahnwesen: Wie geht meine Firma vor, wenn mein Kunde nicht bezahlt?
Das Mahnwesen kümmert sich als Bestandteil des Forderungsmanagements um die Einbringung fälliger Forderungen bei säumigen Schuldnern.
Im Sinne des Erhalts einer guten Kundenbeziehung empfiehlt es sich für das Unternehmen, im ersten Schritt selbst tätig zu werden und den Kunden mittels eines Mahnschreibens an seine Zahlungspflicht zu erinnern. Dies setzt zudem den Schuldner in Zahlungsverzug.
Bleibt die erste Zahlungserinnerung ohne Erfolg, sind weitere schriftliche Mahnungen oder auch die telefonische oder persönliche Kontaktaufnahme durch Buchhaltung oder Vertrieb möglich. Auch diese Schritte sollten möglichst kundenerhaltend angelegt sein.
Art und Umfang des weiterführenden internen Mahnwesens sind individuell und richten sich nach dem jeweiligen Geschäftsmodell des Unternehmens. Zwei bis drei interne Mahnstufen sind aber üblich.
8. Externer Inkassodienstleister: Der Kunde reagiert auf meine Mahnungen nicht – wer hilft mir weiter?
Falls der Schuldner auch im Zuge der internen Mahnschritte des Unternehmers die offenstehende Forderung nicht begleicht, sollte ein Inkassounternehmen als externer Dienstleister mit der weiteren Durchführung beauftragt werden.
Inkassounternehmen sind Gewerbebetriebe, die als Rechtsdienstleister auf das Anmahnen und Einziehen von Forderungen für Dritte spezialisiert sind. Zum Leistungsumfang im außergerichtlichen Bereich eines Inkassodienstleisters zählt die Forderungsbeitreibung mittels schriftlicher Mahnungen, per Telefon oder – mittels eines Außendienstes – auch durch persönliches Aufsuchen des säumigen Zahlers. Im Falle der Zahlungswilligkeit des Schuldners werden gegebenenfalls Ratenzahlungen vereinbart und überwacht.
Sofern auch diese Maßnahmen nicht zum gewünschten Erfolg führen, kann der Inkassodienstleister – nach Absprache mit dem Unternehmer und Einholung von aktuellen Bonitätsdaten des Schuldners – das gerichtliche Mahnverfahren und nach Titulierung der Forderung Zwangsvollstreckungs-maßnahmen einleiten.
Zudem arbeiten viele Inkassodienstleister bei Bedarf mit Anwaltskanzleien zusammen, sodass streitige Forderungen zeitnah einem Klageverfahren zugeführt werden können.
Das mit der externen Beitreibung beauftragte Inkassounternehmen sollte sorgfältig ausgewählt werden. Entscheidungshilfen dabei sind Erfahrungen mit gleichartigen Forderungen, kundenerhaltende Beitreibungsprozesse, Serviceumfang und Zuverlässigkeit. Empfehlenswert sind in der Regel Inkassodienstleister, die dem Bund Deutscher Inkassounternehmen (BDIU) als Mitglied angehören.
9. Was mache ich mit nachhaltig uneinbringlichen Forderungen?
Können Forderungen in größerer Anzahl wegen schlechter Bonität des Schuldners auch im Wege der Zwangsvollstreckung langfristig nicht beigetrieben werden, besteht die Möglichkeit, derartige Zahlungsansprüche zu verkaufen (Factoring). Dabei werden im Regelfall jedoch nur geringe Prozentsätze der ursprünglichen Forderungshöhe erlöst. Die Restbeträge muss das Unternehmen spätestens zu diesem Zeitpunkt abschreiben.
10. Was sollte ich grundsätzlich im Umgang mit säumigen Zahlern beachten?
Rechnung korrekt stellen: Fehlen wesentliche Bestandteile (siehe Frage 5), vergeht wertvolle Zeit bis zum Zahlungseingang.
Sofort mahnen, wenn der Rechnungsempfänger nicht zahlt. Keine falschen Skrupel: Ihr Unternehmen hat die Leistung erbracht und ein Recht auf die Bezahlung, darüber hinaus laufen Ihre Kosten ständig weiter.
Professionelle Inkassodienstleister beauftragen. Seriöse Unternehmen verhelfen Betrieben zu ihren rechtmäßigen Zahlungen und haben dabei auch den Bestand der Kundenbeziehung im Blick.