Tipps zur Archivierung: Richtig umgehen mit E-Rechnungen

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Schätzungsweise jedes dritte Unternehmen arbeitet alternativ zu Papierrechnungen bereits mit elektronischen Rechnungen. Auch hier achtet das Finanzamt strikt darauf, dass die Dateien bei der Archivierung nicht manipuliert werden können. Was es bei E-Rechnungen zu beachten gilt.

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Übermittlung

ehrere Wege führen zum Ziel. Für den Fiskus ist es egal, ob die E-Rechnung als PDF-Datei im E-Mail-Anhang, per Computer-Fax oder über Fax-Server, per Web-Download oder via E-Post und De-Mail ankommt. Alle diese Rechnungen sind elektronisch über zehn Jahre zu archivieren, ein Ausdruck auf Papier genügt nicht.

Zustimmung

Der Empfänger muss dem digitalen Verfahren zustimmen. So sieht es das Umsatzsteuergesetz vor. Dies kann dadurch passieren, dass er die Rechnung bezahlt. Auf Nummer sicher geht, wer vorher schriftlich das Okay einholt.

Echtheit

Auf eine elektronische Signatur kann inzwischen verzichtet werden. Wichtig ist aber, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält. Zudem darf der Rechnungsinhalt nicht verändert werden, und sie muss lesbar sein. Die Echtheit der Herkunft muss gewährleistet sein – etwa über ein innerbetriebliches Kontrollverfahren. Im Zweifel gleicht der Empfänger die Absenderadresse mit der Bankverbindung oder Steuernummer ab.

Archivierung.

Auf der sicheren Seite sind Firmen, die über ihren Steuerberater mit dem Programm der Datev online mit der Belegverwaltung arbeiten. Elektronische Rechnungen, digitale Belege und sonstige Daten lassen sich damit einfach entsprechend den Vorgaben des Fiskus archivieren. Grundsätzlich gilt: Die Rechnungen sind inhaltlich unverändert nach einem einheitlichen Schema abzulegen – zum Beispiel nach Rechnungsdatum und Rechnungsnummer. Aufbewahrt werden sollte auch die Mail zum Anhang, wenn sie relevante Informationen zur Rechnung enthält.

Wichtig: Nicht alle Speichermedien wie CDs oder DVDs sind in zehn Jahren noch lesbar. Deshalb kann sich für Handwerksunternehmen auch eine elektronische Archivierung anbieten.