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Entfernungspauschale & Dienstreisen Steuertipps für Vielfahrer

Unternehmer zahlen hohe Steuern auf Privatfahrten mit dem Firmenwagen. Auch bei Dienstreisen zeigt sich der Fiskus beim Absetzen von Aufwendungen knickrig. Wie Sie jetzt noch sparen.

Themenseiten: TS Dienstwagen und TS Steuerstrategien

Unternehmer zahlen hohe Steuern auf Privatfahrten mit dem Firmenwagen. Auch bei Dienstreisen zeigt sich der Fiskus beim Absetzen von Aufwendungen knickrig. Wie Sie jetzt noch sparen.

Doris Unger weiß, wie viel Stress der Fiskus rund um die Abrechnung von Fahrten mit einem Geschäftswagen sowie arbeitsbedingten Reisen machen kann. Gemeinsam mit ihrem Mann Werner führt sie die Firma WU Mechanische Werkstätte GmbH in Bechhofen im mittelfränkischen Landkreis Ansbach. Ihre Mitarbeiter fahren längere Strecken morgens von Zuhause zum Betrieb. Dafür nehmen sie ihr privates Auto – und das geht ins Geld. Sie rechnen die zurückgelegten Kilometer dann mit der Entfernungspauschale von 30 Cent ab, wenn sie eine Einkommensteuererklärung abgeben.

Dienstwagen immer teurer

So ist das üblich. Und dies gilt genauso für Handwerkschefs, die mit ihrem privaten Wagen in den Betrieb fahren. Unternehmer, die morgens den Geschäftswagen zum Betrieb lenken, versteuern ihren privaten Anteil mit einem Prozent vom Bruttolistenpreis bei Erstzulassung.

Das ist aber noch nicht alles: Darüber hinaus kassiert der Fiskus dann für jeden Entfernungskilometer von der Wohnung zur Firma mit. Das ärgert viele Handwerksunternehmer. Zum einen, weil bei stetig steigenden Listenpreisen die tatsächlichen Anschaffungskosten keine Berücksichtigung finden – und damit die Ein-Prozent-Lösung immer teurer wird. Zum anderen bewegt sich bei Dienstreisen oder eben auch bei Fahrten von Zuhause zum Betrieb bei der Kilometerpauschale von 30 Cent seit Jahren gesetzlich nichts. „Es wäre fair, wenn der Fiskus im Gegenzug eine Anpassung an die marktüblichen Preise vornehmen würde – um die Steuerzahler zu entlasten“, sagt Doris Unger, die auch 2. Vorsitzende des Bundesverbandes der Unternehmerfrauen im Handwerk (UFH) ist.

Fiskus berechnet teuren Zuschlag

Ob eine künftige Regierung nach der Bundestagswahl das Eisen anpackt, ist fraglich. Deshalb müssen Handwerkchefs für sich selbst sorgen – und alle möglichen Steuersparchancen rund um Entfernungspauschale und Dienstreisen geschickt ausnutzen. Nicht leicht, denn die Regeln sind recht kompliziert. Vor allem, wenn es um Besonderheiten bei den Fahrten von Zuhause zum Betrieb geht.

Wird die Strecke mit dem Geschäftswagen gefahren, berechnet der Fiskus einen Zuschlag zur Ein-Prozent-Methode von 0,03 Prozent des Listenpreises je Entfernungskilometer. So sieht es das Einkommensteuergesetz vor. Es gibt eine Ausnahme: Wird das Auto an weniger als 15 Tagen im Monat genutzt, müssen nur noch 0,002 Prozent des Listenpreises pro Entfernungskilometer versteuert werden. Dabei gehen die Fiskaldiener immer vom kürzesten Weg aus.

Entfernungspauschale nutzen

Relevant für den Fiskus ist hier stets die sogenannte erste Tätigkeitsstätte. „Wenn ein Handwerksunternehmer beispielsweise mehrere Filialen führt, handelt es sich in der Regel um jene, an der er sich zu mehr als einem Drittel seiner Arbeitszeit aufhält“, erklärt Michael Weber-Blank, Fachanwalt für Steuerrecht der renommierten Bielefelder Sozietät Brandi mit Standorten in Paris und Peking. Weil die Steuern auf den Privatanteil so hoch sind, verzichten viele Handwerkschefs und fahren lieber mit ihrem privaten Wagen morgens in den Betrieb. Dann sieht es natürlich anders aus. Die Aufwendungen für den täglichen Weg zur Firma lassen sich in der Einkommensteuererklärung mit 30 Cent je Entfernungskilometer als Werbungskosten steuerlich geltend machen.

Die sogenannte Entfernungspauschale steht dem Chef dann genauso wie Arbeitnehmern zu. Nach der Statistik der Bundesagentur für Arbeit sowie des Bundesinstituts für Bau-, Stadt- und Raumforschung in Bonn pendeln in vielen Regionen des Landes mehr als die Hälfte der Erwerbstätigen. Spitzenreiter ist dabei Offenbach mit fast 70 Prozent (siehe Grafik Seite 63). Die Mehrheit der Deutschen legt also mehrere Kilometer jeden Morgen zurück. Viele haben sogar mehr als eine halbe Stunde Anfahrt zum Job.

Das geht ins Geld. Dabei ist es dem Fiskus egal, wie häufig die Strecke zurückgelegt wird. Er akzeptiert den Weg nur einmal und ohne Umwege. „Nur wenn eine längere Verbindung offensichtlich verkehrsgünstiger ist und auch regelmäßig von anderen Autofahrern genutzt wird, kann alternativ diese steuerlich geltend gemacht werden“, erklärt Klaus-Peter Reich, Steuerberater in der Metropole Frankfurt und Vorstandsmitglied der Steuerberaterkammer Hessen.

Weiteren, aber schnelleren Weg dokumentieren

Damit stellt sich die Frage, was die Fiskaldiener unter „offensichtlich verkehrsgünstiger“ verstehen. Der Bundesfinanzhof hat dies in einem Urteil schon vor mehr als 40 Jahren geklärt. Es gilt nur eine von mehreren verkehrsgünstigeren Routen. Verkehrsgünstiger kann ein Weg mit weniger Stau, weniger Ampeln oder weniger Baustellen sein. Am besten notiert der Unternehmer, wann und warum er diesen Weg genommen hat. „Außerdem kann er die Kilometerstände notieren, um gegenüber dem kritischen Fiskus bei Bedarf einen Nachweis zu haben“, rät Reich.

Besonderheiten gelten bei der Entfernungspauschale auch, wenn der Handwerksmeister gemeinsam mit dem angestellten Ehepartner zur Firma pendelt.

Doppelt profitieren als Fahrgemeinschaft

Dann heißt es im besten Fall doppelt Steuern sparen. Jeder darf in seiner Einkommensteuererklärung die Wegstrecke geltend machen – soweit der private Wagen genutzt wird. Mit einer Einschränkung: Das Finanzamt setzt eine Höchstgrenze im Jahr von 4.500 Euro für Fahrgemeinschaften. Sie betrifft aber den Mitfahrer. Der Handwerkschef als Fahrer profitiert immer in voller Höhe von der Entfernungspauschale. Ganz egal, wie viele Kilometer im Jahr zusammenkommen. Der Partner als Mitfahrer kann Aufwendungen bis zu 4.500 Euro per annum eintragen. Wer also einen besonders weiten Weg hat, profitiert von der Entfernungspauschale hier nur begrenzt. Ein Rechenexempel: Bei 220 Arbeitstagen ist die Grenze bei 69 Kilometer Entfernung von daheim zum Betrieb quasi ausgeschöpft.

Betrieb setzt Fahrtkostenzuschuss als Betriebsausgabe ab

Tipp: Der Unternehmer kann seiner angestellten Partnerin oder, falls Kinder im Betrieb mitarbeiten, genauso auch ihnen einen Fahrtkostenzuschuss gewähren. Er setzt diesen als Betriebsausgabe ab. Es handelt sich bei den angestellten Angehörigen um einen steuerpflichtigen Vorteil, den der Betrieb aber mit 15 Prozent pauschal lohnversteuern kann. Wichtig ist, dass der Zuschuss zusätzlich zum Lohn fließt. Es sind dann auch keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen. Er darf nicht höher als die Entfernungspauschale ausfallen. „Allerdings erscheint der Fahrtkostenersatz auf der Lohnsteuerbescheinigung. Das Finanzamt zieht den Betrag von den abzugsfähigen Aufwendungen später ab“, so Reich.

Deshalb kann es besser sein, einen Benzingutschein zu verteilen. Bis zu einem Wert von 44 Euro im Monat bleibt dieser steuer- und sozialversicherungsfrei. „Der Gutschein sollte allerdings besser nicht in voller Höhe gewährt werden. Wird nämlich die 44-Euro-Grenze auch nur um einen Cent überschritten, ist alles doch voll abgabenpflichtig. Es handelt sich um eine sogenannte Freigrenze und nicht um einen Freibetrag. Das kann beispielsweise passieren, wenn zusätzlich im Betrieb unentgeltlich Getränke zur Verfügung stehen“, warnt Michael Weber-Blank.

Profitieren von Dienstreisen

Den größten Steuervorteil erzielen ohnehin jene, die alle Fahrten als Dienstreisen steuerlich geltend machen können. So kann das funktionieren, falls es keine erste Tätigkeitsstätte gibt. Das betrifft etwa Monteure, die ausschließlich auf Baustellen arbeiten – und sich nur im Betrieb sehen lassen, um kurz zu be- oder entladen, den Wagen kurz umzurüsten oder die Stundenzettel abzugeben. Im Arbeitsvertrag ist keine erste Tätigkeitsstätte festgelegt und sie ergibt sich auch nicht daraus, dass der Betreffende dort öfters arbeitet. Diese Mitarbeiter geben in der Einkommensteuererklärung jeden gefahrenen Kilometer mit 30 Cent an.

Alternativ können sie die tatsächlichen Kosten ansetzen. Das ist aber so aufwendig, dass sich fast keiner die Mühe macht, sämtliche Belege zu sammeln. Zusätzlich erhalten sie je nach Dauer der Abwesenheit noch die Tagespauschalen zwischen zwölf und 24 Euro steuermindernd vom Fiskus.

Der Unternehmer braucht seinen Mitarbeitern für diese Fahrten von der Wohnung zum jeweiligen Einsatzort auch keinen Cent zu erstatten. Selbst dann nicht, wenn eine Baustelle sehr weit weg ist. Der Mitarbeiter zahlt die Wege von zu Hause zur Arbeitsstätte aus eigener Tasche und trägt seine Aufwendungen als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung ein. Der Handwerksunternehmer hat somit keine teuren Dienstfahrten zum Tätigkeitsort zu bezahlen. Im besten Fall vereinbart er das gleich so im Arbeitsvertrag.

Die Mitarbeiter von Doris Unger kommen dagegen jeden Morgen in den Betrieb, um den ganzen Tag dort zu arbeiten. Sie profitieren wie Millionen andere Steuerzahler von der Entfernungspauschale mit 30 Cent pro Entfernungskilometer, wenn sie eine Einkommensteuererklärung machen. „Dienstreisen sind bei uns die Ausnahme“, sagt Unger. „Die Aufwendungen bekommen sie in diesem Fall aber selbstverständlich erstattet.“

Musterrechnung

So rechnen Ehepaare die Entfernungspauschale ab. Handwerksunternehmer Meier und seine Gattin fahren an 220 Tagen im Jahr gemeinsam mit dem privaten Wagen in den Betrieb. Sie haben einen sehr weiten Weg von 80 Kilometern.

Der Handwerksunternehmer setzt an:
220 Arbeitstage x 80 Kilometer x 0,30 Euro = 5.280 Euro

Seine Gattin erhält als Mitfahrerin:
220 Arbeitstage x 80 Kilometer x 0,30 Euro = 5.280 Euro

Die Entfernungspauschale für Mitfahrer ist allerdings bei 4.500 Euro gedeckelt. Daher bleiben der Ehefrau als Mitfahrerin statt 5.280 Euro nur noch 4.500 Euro.

So rechnen Handwerksunternehmer und ihre ­Mitarbeiter Dienstreisen ab

Mit diesen drei Tipps optimieren Firmenchefs ihre betriebliche Steuererklärung bei Dienstfahrten ihrer Mitarbeiter und eigenen geschäftlichen Fahrten:

  1. Mehrere Filialen. Es kann nur eine Filiale die erste Tätigkeitsstätte sein. In der Regel sollte es jene sein, in der sich der Handwerkschef am meisten (mehr als ein Drittel der Arbeitszeit) aufhält. Kluge Firmenchefs und deren Mitarbeiter halten fest, wenn sie morgens eine andere Filiale angesteuert haben. Sie können dann 30 Cent pro Kilometer für die ganze Strecke absetzen. Wer erst zu einem Kunden fährt, kann ebenfalls alles absetzen. Wichtig: Wer einen Firmenwagen nutzt, braucht hier für diesen Tag keinen geldwerten Vorteil zu versteuern.
  2. Erste Tätigkeitsstätte. Bei Mitarbeitern bestimmt sich diese zumeist aus dem Arbeitsvertrag oder aus mündlichen Absprachen. Für den Fiskus ist maßgeblich, was der Chef festlegt. Der Unternehmer kann also die von Zuhause am weitesten entfernte Filiale einsetzen. Dann kann der Mitarbeiter viel absetzen. Am besten ist es, gar keine erste Tätigkeitsstätte zu haben. Dann rechnet der Arbeitnehmer immer Dienstfahrten mit dem Fiskus direkt ab.
  3. Abwesenheitszeiten. Wer als Handwerksunternehmer oder Mitarbeiter zwischen acht und 24 Stunden unterwegs ist, dem steht eine Pauschale von zwölf Euro zu. Bei einer Abwesenheit von mehr als 24 Stunden, erhalten Chefs oder Angestellte sogar 24 Euro.
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