Betriebsprüfung -

Kasse im Blick Kassensysteme: Manipulationskontrolle

Elektronische Registrierkassen und PC-Kassen sollen ab 2020 mit einem Schutz gegen Manipulationen ausgestattet sein. So halten Sie Ihre Kasse auf dem neuesten Stand und sind für Kassennachschau oder Betriebsprüfung gewappnet.

Topic channels: TS Betriebsprüfung, TS Digitale Belege archivieren und TS Kassensysteme

Wenn Friseurmeister Klaus Forstmeier morgens die elektronische PC-Kasse mit den üblichen 250 Euro Wechselgeld gefüttert hat, kann er in Ruhe sein Tagwerk beginnen: Durchschnittlich 35 Kunden pro Tag versorgen er und seine sechs Mitarbeiter mit Farbe, Frisuren und Schnitten. Die PC-Kasse dokumentiert indessen jeden Geschäftsvorfall durch einfaches Bedienen des Touchscreens. Abends hat Forstmeier die Kassenvorgänge der vergangenen zwölf Stunden und darüber hinaus im Blick. Ein gutes Gefühl für den Friseurmeister aus dem niederbayerischen Ergoldsbach, Landkreis Landshut, der auch noch eine Filiale im fünf Kilometer entfernten Neufahrn betreibt. Mit offener Ladenkasse müsste Forstmeier dagegen händisch jeden Geschäftsvorgang protokollieren, so wäre es nach dem Gesetz Pflicht.

Forstmeiers Steuerberater, Mathias Paintner aus Landshut, freut sich über jeden Mandanten mit elektronischer Registrierkasse oder PC-Kasse und IT-gestütztem Buchhaltungssystem: „Denn CSV-Dateien (Abkürzung für Comma-separated-values, Datei-Format zum Datenaustausch), die die elektronischen Registrierkassen und PC-Kassen unserer Mandanten ausgeben, lassen sich direkt ins DATEV-System einspeisen. Das erspart uns Tipparbeit.“

Keine PC-Kassen-Pflicht

Mandanten wie Forstmeier hätte der Ecovis-Steuerberater gern mehr. Viele machen den Kassensturz noch händisch und legen Belege im Ordner ab. Das ist nach dem Gesetz völlig in Ordnung, denn es besteht keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse oder PC-Kasse zu führen.

Zum 1. Januar 2020 jedoch sollen die über 1,5 Millionen elektronischen Kassensysteme in Deutschland über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die nachträgliche Veränderungen an Kassenaufzeichnungen unmöglich macht.. Der Gesetzgeber schiebt damit einen weiteren Riegel gegen Schwarzarbeit vor – und erleichtert Finanzbehörden und Betriebsprüfern den Alltag. Handwerker wie Forstmeier mit PC-Kassen oder elektronischen Registrierkassen warten derzeit auf die Zertifizierung ihres Kassensystems, damit sie den ab Januar geltenden Bestimmungen standhalten. „Meine Kasse ist auf dem neuesten Stand“, weiß Forstmeier, „aber die Zertifizierung fehlt mir noch.“ Wegen der Verzögerung im Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) beschlossen Bund- und Länderfinanzverwaltungen eine Übergangsfrist bis 30. September 2020.

Mitteilungs- & Belegausgabepflicht

Doch was tun mit älteren Kassen? Wer seine elektronische Registrierkasse nach dem 25. Oktober 2010 und vor dem 1. Januar 2020 angeschafft hat bzw. jetzt noch kauft, kann das System bis 31. Dezember 2022 nutzen, sofern es nicht nachgerüstet werden kann. Hier empfiehlt sich eine Bescheinigung des Herstellers. In jedem Fall sollte das System mindestens den Vorgaben aus dem BMF-Schreiben vom 26. November 2010 entsprechen. PC-Kassensysteme sind ausgenommen, da eine Nachrüstung immer erfolgen kann.

Laut Gesetz müssen Handwerker ab 1. Januar 2020 innerhalb von einem Monat nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems ihrem Finanzamt diverse Angaben machen: Neben Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen ist auch die Art der TSE durchzugeben, ebenso das verwendete elektronische Aufzeichnungssystem. Darüber hinaus Anzahl, Seriennummer und Anschaffungsdaten der verwendeten Systeme bzw. das Datum der Außerbetriebnahme. Die Mitteilung nimmt der Unternehmer selbst vor oder sein Steuerberater. Mit der Meldung muss auch eine Zuordnung der Kassensysteme zur jeweiligen Betriebsstätte erfolgen.

Achtung: Die Abgabe der Mitteilung hat getrennt für jede Betriebsstätte zu erfolgen. Für elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Januar 2020 angeschafft wurden, hat die Mitteilung laut Gesetz bis 31. Januar 2020 zu erfolgen. Ebenso wie die TSE-Zertifizierung wurde jedoch auch die Mitteilungspflicht verschoben, da die amtlichen Vordrucke noch nicht parat stehen, regelt ein BMF-Schreiben vom 6.11.2019. Im übrigen hat der Zentralverband des Deutschen Handwerks eine umfassende Handreichung erstellt, die alle Neuerungen enthält.

Was auf dem Beleg zu stehen hat

Zudem gilt für Chefs, die ein elektronisches Kassensystem einsetzen, eine Belegausgabepflicht. Danach müssen sie Kunden in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Kassenbeleg vorlegen – in Papierform oder elektronisch in einem standardisierten Datenformat. Der Beleg muss den Namen enthalten und die Anschrift des Unternehmers, das Datum der Belegausstellung und den Zeitpunkt des Vorgangsbeginns. Darüber hinaus listet er Menge und Art der gelieferten Gegenstände auf bzw. Umfang und Art der Leistung, nennt eine Transaktionsnummer, führt das Entgelt auf sowie den darauf entfallenden Steuerbetrag mit dem Steuersatz. Und zu guter Letzt muss er die Seriennummer des Aufzeichnungssystems bzw. des Sicherheitsmoduls enthalten.

Gesetzliche Vorgaben: Das müssen Sie beachten

Ab 1. Januar 2020 kommen auf Handwerker, die mit elektronischen Aufzeichnungssystemen arbeiten, neue Pflichten zu. Basis ist das im Dezember 2016 verabschiedete Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen. Derzeit warten Hersteller noch auf die TSE-Zertifizierungen aus dem Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Bund- und Länderfinanzverwaltungen einigten sich auf eine Übergangsfrist bis 30. September 2020.

  1. Elektronische Aufzeichnungssysteme, wie zum Beispiel elektronische Registrierkassen oder PC-Kassen, müssen zu Einzelaufzeichnungen in der Lage sein.
  2. Kassensysteme oder Registrierkassen sowie digitale Aufzeichnungen sind mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen Manipulationen zu schützen.
  3. Mit Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems besteht Belegausgabepflicht gegenüber dem Kunden.
  4. Wenn Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen verkauft werden, kann sich der Betriebsinhaber durch einen Antrag bei seinem zuständigen Finanzamt von der Belegausgabepflicht befreien lassen.
  5. Handwerker sind verpflichtet, dem Finanzamt mitzuteilen, welche Registrierkassensysteme sie im Betrieb einsetzen. Die festgeschriebene Meldung an das Finanzamt, welche und wie viele Aufzeichnungssysteme im Unternehmen zum Einsatz kommen, muss erst dann erfolgen, sobald ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung steht.

Was tun mit Alten Kassen?

Würde es sich lohnen, in den letzten Wochen des Jahres noch eine „alte Kasse“ zu kaufen? „Empfehlen kann man den Kauf solcher Kassen nicht“, sagt Steuerberater Paintner, obwohl es theoretisch ginge. Das weiß auch Dr. Alex Janzen, Fachanwalt für Steuerrecht aus Düsseldorf. Er gibt zu bedenken: „Handwerker, die jetzt noch eine Kasse kaufen, die nicht umrüstbar ist, können Zeit gewinnen, um ihre Kassenführung zu optimieren.“ Allerdings sollten sie dann die Herstellerangaben parat halten, dass die Kasse bauartbedingt nicht nachrüstbar ist, oder andere gleichwertige Nachweise der Systemdokumentation beifügen. „Diese Nachweise sind erforderlich, damit die Finanzverwaltung die Ausnahmeregelung für alte Kassen anwendet“, so der Anwalt. Steuerberater Paintner rät: „Wer jetzt auf eine elektronische Registrier- oder PC-Kasse umstellt, sollte auf die Zertifizierung achten oder ein System erwerben, das sich nachrüsten lässt.“

Kassennachschau im Blick

Schon vor dem Hintergrund einer Kassennachschau ist der Wechsel auf ein gesetzeskonformes System anzuraten. Forstmeiers Betrieb ist für die relativ junge Kassennachschau der Finanzverwaltungen bestens gerüstet: „Der Prüfer kann sich per USB-Stick jederzeit alle Daten aus meiner Kasse ziehen, ob X-Bon oder den Z-Bon des Vortags“, freut sich der Friseurmeister. Tom Neubert, IT-Fachprüfer des Landes Sachsen-Anhalt aus Halle/Saale, rät Handwerkern, die Verfahrensdokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. „Kann ein Handwerkerchef sie mir bei einer Kassennachschau nicht vorlegen, werde ich aufmerksam,“ warnt er.

Verfahrensdokumentation

„Die Verfahrensdokumentation sollte ohnehin Teil eines internen Kontrollsystems sein,“ sagt Neubert. Er weiß aus der Praxis: „Sachverhalte, die der Unternehmer nicht aufklären kann, gehen zu seinen Lasten.“ Er fügt hinzu: „Noch fehlt die Verfahrensdokumentation in vielen Unternehmen. Dabei kann sie vor Strafverfahren schützen.“ Er rät Handwerkern, das Thema anzugehen, „auch wenn das einen halben oder ganzen Tag Arbeit verschlingt.“ Kernpunkt sollte eine Beschreibung des Betriebs und seiner Organisationsstrukturen sein. Hier listet der Unternehmer auf, welche Systeme zum Einsatz kommen. Die Anwender- und technische Systemdokumentation liefert der Hersteller des Systems bzw. der Software. Sie beinhalten Datensatzbeschreibung, Programmier- und Bedienanleitung, ebenso das ER-Diagramm (englisch: Entity-Relationship), das Datenbankbeziehungen abbildet. Die Betriebsdokumentation antwortet auf Fragen wie: Wer hat Zugriff auf das Abrechnungssystem? Wer darf den Tagesabschluss vornehmen?

Fehler bei der Kassennachschau

Neubert benennt auch die Fehler im Betrieb: „Oft steckt die SD-Karte (englisch: Secure Digital Memory Card, steht für sichere digitale Speicherkarte) zwar ordnungsgemäß im System, speichert aber keine Daten.“ Sobald er die Buchführung nicht nachvollziehen kann, endet das in einer Schätzung. Die wiederum kann Zahlungen in Höhe von bis zu 20 Prozent des Umsatzes auslösen.

Vorsicht, Geldstrafen!

Wer gegen die Vorschriften verstößt, etwa mit alten Kassen agiert, muss laut Bund der Steuerzahler mit Geldbußen bis zu 25.000 Euro rechnen, im Fall von Steuerverkürzung sogar mit 50.000 Euro. Steuerberater Paintner: „Viele Handwerker sind geradezu sorglos unterwegs.“ Aus der Praxis weiß er, dass ein Großteil noch immer keinen Tagesabschluss macht und das Geld am Ende des Tages nicht zählt. Vor allem ältere Jahrgänge, die mit dem Ruhestand liebäugeln, sind leicht angreifbar, wenn Sie jetzt Investitionen scheuen.“

Was die Kasse alles kann

Forstmeiers Team, in dem auch Ehefrau Martina und Tochter Julia (23) arbeiten, kennen sich mit dem PC-System bestens aus. „Bei uns beherrschen alle die Bedienfunktionen“, sagt der Handwerkerchef. Vor 15 Jahren hat er sich für eine PC-Kasse entschieden, der Hersteller liefert automatisch Programme und Updates, der Friseurmeister muss dafür nichts tun: „Die Firma spielt sie über Nacht oder am Wochenende online auf.“ Am Montag darauf erfolgt die Schulung der Mitarbeiter per Telefon oder vor Ort. Forstmeiers Kasse kann einiges: Sie zeichnet Kassier-Vorgänge auf, speichert die Kundenkartei DSGVO-konform und übernimmt die Lagerverwaltung, sodass er Artikelbestände im Blick behält. Einmalausgaben, etwa für Bankeinzahlungen, Lesezirkel oder Einkäufe wie Putzmittel, überträgt die Kasse auf das Kassenbuch.

Statistiken für den Betrieb

Darüber hinaus liefert das System diverse Statistiken: die Unterteilung nach Verkaufsumsatz von Damen und Herren, nach Behandlungsarten und zum Umsatz je Mitarbeiter. Per Handy-App greift Forstmeier aus dem Urlaub auf seine Daten zu, oder um zu sehen, wie es in der Filiale läuft. „Ich bin ein Freund von Statistiken, und mein Betrieb profitiert davon.“ Forstmeier führt das Friseurgeschäft in dritter Generation, Tochter Julia will später übernehmen. Aktuell warten er und sein Team auf das TSE-Update, damit die Kassen für 2020 gewappnet sind. Steuerberater Paintner wird Forstmeier bei der Meldung an das Finanzamt behilflich sein, sobald die Formulare vorliegen.

Checkliste: Was Sie tun, wenn der Kassenprüfer kommt

Steht der Kassenprüfer der Finanzverwaltung unangekündigt vor der Tür, halten sich Handwerker an folgende Punkte:
  • Empfangen Sie den Prüfer freundlich: Ja, der Kassenprüfer darf nach dem Gesetz tatsächlich in Ihre Geschäftsräume.
  • Wenn Sie mitten im Alltagsgeschäft feststecken: Sie können um Geduld bitten oder um einen Nachholtermin, allerdings haben Sie keinen gesetzlichen Anspruch darauf.
  • Machen Sie den Kassensturz: Sie machen einen vorläufigen Tagesabschluss (X-Bon). Wichtig: Der Prüfer darf nicht an Ihre Kassenschublade. Sie geben ihm den Stick für den Kassensturz und zählen das Geld unter seiner Aufsicht.
  • Diese Unterlagen und Daten zeigen Sie: Legen Sie Kassenaufzeichnungen und Belege vor, die der Prüfer verlangt – das können Unterlagen des letzten Monats oder des letzten Jahres sein. Halten Sie in jedem Fall die Verfahrensdokumentation griffbereit.
  • Das verbitten Sie sich: Der Prüfer darf keine Schränke und Schubladen öffnen, auch darf er die Privaträume nicht betreten.
  • Lassen Sie sich den Ausweis zeigen: In der Praxis kann es auch sein, dass Sie zwei Prüfern gegenüberstehen. Lassen Sie sich vorsichtshalber beide Ausweise vorlegen.

Weitere Downloads zu diesem Artikel
  • Kassensysteme Produktvergleich (PDF, 88 kB)

    Bäcker, Metzger, Textilreiniger und Friseure aufgepasst: Falls Sie in Ihrem Handwerksbetrieb eine Registrierkasse einsetzen, muss diese den Bestimmungen für elektronische Kassensysteme entsprechen. Für mehr...

© handwerk-magazin.de 2020 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um diesen Artikel kommentieren zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen