Fahrtenbuch und Fuhrpark
Handwerker verbringen viel Zeit im Fahrzeug damit, ihre Fahrten per Hand zu dokumentieren. Das ist nicht nur mühselig, sondern auch ungenau. GPS-basierte Flottenmanagement-Software kann Fahrern diese administrativen Tätigkeiten abnehmen.
Digitale Unterstützung kann wirkungsvoll dabei helfen, die Auftragsflut zu bewältigen und fair und effizient auf alle Mitarbeiter zu verteilen. Ein Ansatzpunkt mit viel Potenzial ist der Fuhrpark - auch wenn er zum Beispiel nur vier oder fünf Fahrzeuge umfasst. Allerdings nutzen nur acht Prozent aller deutschen Unternehmen mit Fuhrpark digitale Telematiklösungen. Das ergab der “CVO Fuhrpark-Barometer 2018”. Im europäischen Vergleich sind es immerhin 19 Prozent.
Flottenmanagement für Handwerksbetriebe
Handwerker verbringen viel Zeit im Fahrzeug und damit, ihre Fahrten per Hand zu dokumentieren. Das ist nicht nur mühselig sowie aufwendig, sondern auch ungenau. "GPS-basierte Flottenmanagement-Software kann Fahrern diese administrativen Tätigkeiten abnehmen", weiß Stephan Hotz, Senior Manager bei Verizon Connect, einem führenden Anbieter von Fuhrparkmanagementlösungen. Relevante Daten können damit automatisch und finanzamtkonform erfasst und gespeichert werden. So führen die meisten Anbieter von Fuhrparklösungen digitale Fahrtenbücher in ihrem Portfolio. Handwerksbetriebe mit mehreren Firmenfahrzeugen können damit nicht nur die einzelnen Routenplanungen verbessern und Aufträge besser planen, sie behalten auch das Fahrverhalten und den Spritverbrauch ihrer Mitarbeiter im Blick. Doch wo genau liegt das Potenzial von Flottenmanagement-Software für Handwerksbetriebe? Lohnt sich die Anschaffung ?
Das Kernstück digitaler Flottenmanagementlösungen ist in der Regel die GPS-Ortung. Gute Tools orten Fahrzeuge in nahezu Echtzeit, die man auf übersichtlichen Live-Karten verfolgen kann. Auf diese Weise können Betriebe genau sehen, wo sich die Fahrzeuge gerade befinden und damit zum Beispiel auch kurzfristige Einsätze optimal planen. Denn die konkreten Einblicke in die Fahrzeugaktivitäten und eine zuverlässige Routenplanung helfen, unnötig lange Fahrtwege zu kurzfristigen Einsätzen zu vermeiden. Aber auch unnötige Umwege, Leerlauf- oder Standzeiten lassen sich anhand des GPS-Trackings spürbar reduzieren.
Administrativen Aufwand durch digitale Fahrtenbücher senken
Fahrtenbücher manuell zu pflegen, bedeutet für alle Beteiligten im Betrieb einen hohen zeitlichen Aufwand . Hat man es einmal vergessen, müssen die Einzelheiten mühsam nachgetragen werden. Es geht aber mittlerweile dank digitaler Lösungen auch anders: GPS-basierte Flottenmanagement-Software kann beispielsweise Fahrzeiten, Termine beim Kunden oder Ruhepausen automatisch erfassen und dokumentieren. Das vereinfacht die Arbeit für Handwerksbetriebe, bei denen jeder auf Achse ist.
Durch GPS-basiertes Flottenmanagement lässt sich nicht nur die beste Route zwischen zwei Orten festlegen, sondern auch die beste Reihenfolge, die Aufträge abzuarbeiten. Wenn Betriebe so einen besseren Überblick über Kosten, Ressourcen sowie die Anforderungen ihres Unternehmens haben, können sie Aufträge auch leichter den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen und die Zeit zwischen den Aufträgen reduzieren. All diese Daten erleichtern die Arbeit und helfen, die Effizienz im Betrieb zu steigern.
Fahrverhalten im Blick behalten - Kosten senken
Die GPS-Daten ermöglichen aber noch weiteres Optimierungspotenzial. Zum Beispiel lassen sich laut ADAC durch eine angemessene Fahrweise bis zu 20 Prozent der Kraftstoffkosten einsparen. Nun geben die Daten aus der Flottenmanagement-Software auch wertvolle Einblicke in kraftstoffintensives Fahrverhalten wie zu schnelles Fahren, abruptes Abbremsen, rasantes Anfahren oder Leerlauf. Gibt es Mitarbeiter, die dieses Fahrverhalten zeigen, können Chefs ein Gespräch suchen und gemeinsam mit dem Mitarbeiter überlegen, wie sich das ändern lässt. Denn: Es gefährdet zum einen den Mitarbeiter selbst oder andere Verkehrsteilnehmer. Zum anderen resultiert daraus ein spürbar höherer Kraftstoffverbrauch, den die Unternehmen in Form der Tankrechnungenen schmerzlich spüren.
Das Unternehmen sb-express GmbH & Co KG nutzt zum Beispiel die Funktion EcoBuzzer von Verizon Connect in seinen Firmenfahrzeugen, die europaweit unterwegs sind. Sie gibt einen Warnton im Fahrzeug ab, sobald der Fahrer kraftstoffintensives Fahrverhalten zeigt: „Durch den Eco-Buzzer werde ich über den Kraftstoffverbrauch der einzelnen Fahrer informiert. Zudem wird bei den Fahrern ein Alarm ausgelöst, sobald die Geschwindigkeit überschritten wird oder wenn zu abrupt angefahren oder zu stark gebremst wird. Wir bemerken eine deutliche Verbesserung des Fahrverhaltens, was uns auch wiederum Kraftstoff einspart,” sagt Bernd Tritschler, Verkehrsleiter, sb-express GmbH & Co KG.
Flottenmanagement-Software auch für kleine Fuhrparks attraktiv
Genau diese Vorteile motivieren viele Unternehmen, in digitale Fuhrparkmanagentlösungen zu investieren. So erhoffen sich 58 Prozent der Befragten im oben genannten CVO-Fuhrpark-Barometer, ihre Routenplanungen verbessern zu können. Ebenfalls 58 Prozent gaben an, die Software einzusetzen, um allgemeine Fuhrparkkosten zu senken. 29 Prozent sehen auch das Potenzial, die Sicherheit ihrer Fahrer zu erhöhen.
Von den Vorteilen moderner Flottenmanagementlösungen profitieren nicht nur große Fuhrparks. Gerade kleine Fuhrparks mit wenigen Fahrzeugen sind sehr kostensensibel. Schon geringe Kraftstoffeinsparungen können hier am Monatsende einen deutlichen Unterschied machen. Aber auch die Mitarbeiter werden sich freuen, wenn sie weniger Zeit für administrative Tätigkeiten aufwenden müssen und aufgrund besserer Routenplanung idealerweise weniger lange Strecken pro Tag zurücklegen müssen. Denn ihre eigentliche Aufgabe ist ja nicht das Autofahren .
Christian Adam ist Managing Partner bei Verizon Connect