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Datenschutz: E-Mail-Verkehr richtig kontrollieren

Arbeitgeber, die auf E-Mails ihrer Mitarbeiter zugreifen ­wollen, müssen bestimmte Regeln einhalten. Sonst drohen Schadensersatzforderungen und Reputationsschäden durch negative Presse.

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Zwei Monate lang verbarg der Chef eines Automobilzulieferers die Faust in der Tasche, dann platzte ihm der Kragen. Weil eine krankgeschriebene Mitarbeiterin jegliche Kooperation vermissen ließ und Anfragen ihres Stellvertreters nach dem Bearbeitungsstand einzelner Aufträge nicht beantwortete, ließ der Chef von der IT-Abteilung im Beisein des Betriebsrats das E-Mail-Konto der Mitarbeiterin öffnen. Da in dem Betrieb die private E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz erlaubt war, wurden nur die dienstlichen E-Mails geöffnet und ausgedruckt. Eigentlich ein normaler Vorgang, sollte man meinen.

Doch die eben noch erkrankte Mitarbeiterin zeigte sich plötzlich putzmunter und verklagte ihren Chef auf Unterlassung, wie es im Juristendeutsch heißt. Das Gericht sollte ihrem Chef verbieten, weiterhin Zugriff auf ihren betrieblichen E-Mail-Account zu nehmen. Sie berief sich dabei auf das im Grundgesetz festgeschriebene Fernmeldegeheimnis und das allgemeine Persönlichkeitsrecht.

Ungestörter Arbeitsablauf geht vor

Das Landesarbeitsgericht Berlin-Brandenburg (Az.: 4 Sa 2132/10) nahm die Vorwürfe ernst, schmetterte sie jedoch im Ergebnis ab. Durch den Passwortschutz sei der E-Mail-Account der Mitarbeiterin grundsätzlich weiter vor unbefugtem Zugriff geschützt. Mit ihrer Weigerungshaltung habe sich die Mitarbeiterin selbst die Möglichkeit genommen, das weitere Vorgehen zu beeinflussen. Zwar schütze das allgemeine Persönlichkeitsrecht den Arbeitnehmer im Arbeitsverhältnis nicht nur vor einer technischen Überwachung am Arbeitsplatz, sondern auch vor anderen Eingriffen.

Vorliegend gehe aber das Eigentumsinteresse des Betriebsinhabers an der Aufrechterhaltung des ungestörten Arbeitsablaufs dem Interesse der Mitarbeiterin vor, dass ein Zugriff auf ihren Account gänzlich unterbleibt. Denn die Mitarbeiterin war laut Richterspruch arbeitsvertraglich verpflichtet, im Falle ihrer Abwesenheit im Rahmen einer Stellvertreterregelung dafür Sorge zu tragen, dass dienstliche E-Mails auch während ihrer Abwesenheit bearbeitet werden können. Dem war sie nicht nachgekommen.

Schriftliche Einwilligung einholen

Nicht immer ist die Rechtslage so eindeutig. Klar ist: Die juristischen Probleme rund um den IT-Einsatz in Betrieben nehmen zu. Denn im betrieblichen Alltag macht der E-Mail-Verkehr Schätzungen zufolge mittlerweile 60 bis 70 Prozent der Kommunikation aus.

Das Problem: Fällt ein Kollege krankheitsbedingt aus, stehen die Informationen nicht allen Mitarbeitern des Betriebs zur Verfügung. Darf der Chef dann auf den betrieblichen E-Mail-Account des Mitarbeiters zugreifen, um sich über den genauen Stand eines Auftrags zu informieren? „Sofern die private Nutzung des dienstlichen E-Mail-Zugangs strikt verboten ist, darf der Arbeitgeber auf die E-Mails im Postfach zugreifen. Denn in diesem Fall ist ausgeschlossen, dass der Arbeitgeber Einblick in private Korrespondenz seines Arbeitnehmers erhält“, sagt Rechtsanwalt Christoph Rempe von der Kanzlei BRANDI Rechtsanwälte in Bielefeld. Allerdings müsse das Verbot der privaten Nutzung strikt durchgesetzt werden. „Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung duldet, kann er nicht mehr ohne Weiteres Einblick in das E-Mail-Postfach nehmen. Geduldet wird die private Nutzung bereits dann, wenn der Arbeitgeber trotz Kenntnis die private Nutzung nicht unterbindet“, so Rempe.

Arbeitgeber, die private E-Mails am Arbeitsplatz erlauben oder zumindest dulden, sollten sich deshalb von jedem Mitarbeiter eine vorherige schriftliche Einwilligung für den Zugriff auf die E-Mails einholen. Ist das nicht geschehen, wird es kompliziert.

„Muss auf ein Postfach zugegriffen werden, obwohl der Mitarbeiter dies bekanntlich oder vermutlich privat nutzt, sollte dringend vorher geprüft werden, ob der Zugriff im Einzelfall datenschutzrechtlich auch ohne vorherige Einwilligung des Mitarbeiters zulässig ist“, warnt Rechtsanwalt Rempe. Alternativ könne der Arbeitgeber ohne eigene Rechtsnachteile erlauben, dass der Mitarbeiter über das Internet seine private Mail-Korrespondenz mittels Internet-E-Mail-Provider abwickeln kann. „Dann ist es für den Mitarbeiter bereits nicht nötig, sein dienstliches E-Mail-Postfach privat zu nutzen“, empfiehlt IT-Rechtsexperte Rempe.

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