Betriebsteuern -

Fachpersonal vs. Outsourcing Buchführung: Interne Lösung oder extern Hilfe suchen?

Übernehmen Sie in Ihrem Betrieb selbst die Buchführung? Haben Sie dafür Fachpersonal? Oder nutzen Sie einen externen Dienstleister? Gemeinsam mit "buchhaltung-einfach.sicher.de" haben wir die verschiedenen Möglichkeiten gegenübergestellt.

Topic channels: TS Bilanz und TS Rechts- und Steuerberatung

Eine nicht kleine Zahl kleiner und mittelständischer Betriebe hat keine Angestellte, deren Hauptaugenmerk auf verwaltungstechnischen Aufgaben liegen. Macht es dann Sinn, die Buchführung dennoch innerbetrieblich anzugehen, oder sollten Sie diese eventuell auslagern? Was sind die Vor- und Nachteile beider Möglichkeiten? Hier finden Sie in Zusammenarbeit mit buchhaltung-einfach.sicher.de/kleinunternehmerregelung die wichtigsten Pro- und Kontra-Punkte als kleine Entscheidungshilfe.

Die Hauptherausforderung: Wenig Zeit

Die Kernkompetenz von Handwerksunternehmern liegt natürlich im handwerklichen Bereich – klar, damit verdienen sie ihr Geld. Hinzu kommt allerdings häufig noch die Buchführung, insofern diese nicht an Fachpersonal oder externe Dienstleister übergeben wurde. Das Problem hierbei: Wenig Zeit. Gerade bei der Buchführung kann das fatale Folgen haben.

Es kann schnell passieren, dass die Verwaltung inklusiver Buchführung erst zum Ende des Monats in den Fokus rückt. Der Papier-Berg wird dadurch immer größer und steigert den Aufwand enorm. Bei Zeitknappheit entstehen zudem häufig Fehler, die langfristig Probleme bereiten. Was können Sie tun, um diesen Prozess zu optimieren? Entweder Sie suchen intern oder extern nach Alternativen.

Interne Lösung: Fachpersonal einstellen

Statt sich selbst mühsam mit der Verwaltung auseinanderzusetzen, ist es ratsam, einen geeigneten Mitarbeiter anzustellen. Dieser alleine ist für die Buchführung verantwortlich. Die Einarbeitung verläuft bei einer Fachkraft relativ schnell, was Ihre eigene Mitwirkung deutlich reduziert. Zudem haben Sie Ihren Ansprechpartner innerhalb der eigenen Firma. Die Vorteile im Überblick:

  • Bei einer Fachkraft erfolgt die Einarbeitung schnell
  • Handwerksunternehmer können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren
  • Ansprechpartner für Fragen zur Buchführung ist innerhalb der eigenen Firma
  • Internes Know-how, exklusiv für den Betrieb

Diese Stelle zu besetzen, ist allerdings mit einem hohen Zeit- sowie Arbeitsaufwand bei der Fachkräftesuche verbunden. Zudem entstehen natürlich hohen Personalkosten, die ein neuer Angestellter mit sich bringt. Zusätzlich sollten Sie regelmäßig für Weiterbildungen bzw. Schulungen sorgen, die benötigte Hard- sowie Software bereitstellen und sich über Ersatz Gedanken machen, falls der Mitarbeiter einmal krankheitsbedingt ausfällt.

Externe Hilfe: Outsourcing der Buchführung

Die Alternative zur internen Lösung ist das Outsourcing der Buchführung. Aufgrund der hohen Kosten einer festangestellten Fachkraft spielen Chefs immer wieder mit dem Gedanken, bestimmte Aufgaben extern auszulagern. Das bedeutet, dass Sie sich einen Dienstleister aussuchen, der die von Ihnen gewünschten Posten erledigt. Wichtig dabei: Prüfen Sie die verschiedenen Anbieter sorgfältig auf ihre Seriosität und halten Sie alle Punkte vertraglich fest, die für Sie relevant sind. Die Vorteile im Überblick:

  • Handwerksunternehmer können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren
  • Potenzielle Fehler durch eigene Buchführung werden reduziert
  • Kosten sinken
  • Neues, externes Know-how
Die genaue Kostenplanung steht ebenfalls ganz weit oben bei den Vorteilen. Sie legen bereits bei der Beauftragung die Preise fest und wissen damit im Vorfeld, wie viel Geld Sie investieren müssen. Überhaupt ist der externe Geschäftspartner einfach genau auf die Arbeit spezialisiert, mit der sich die meisten Chefs eher schwer tun.
3 Kernprobleme bei der externen Hilfe:

Das Auslagern ist allerdings auch mit diversen Nachteilen verbunden. So sorgen Sie mit dem Outsourcing für eine komplette Abhängigkeit von Außen, einen hohen Koordinationsaufwand und möglicherweise auch offene Betriebsgeheimnisse:

  1. Abhängigkeit: Beim Outsourcing sind Sie direkt abhängig von einem externen Dienstleister. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass er die Arbeit richtig und rechtzeitig erledigt. Immerhin können Sie sich rechtlich dank vertraglicher Details absichern, die den Dienstleister für Fehler haftbar machen.
  2. Koordinationsaufwand: Vor allem anfangs besteht ein hoher Koordinationsaufwand, der nur wenig Zeitersparnis mit sich bringt. Sie selbst bzw. ein Mitarbeiter sollte als alleiniger Ansprechpartner in Kontakt mit dem Dienstleister stehen. Dies verhindert größere Koordinationsprobleme und verringert mit der Zeit den Aufwand.
  3. Datenmissbrauch: Viele Selbstständige schrecken davor zurück, ihre internen Abläufe und Zahlen zu teilen. Wenn Sie sich mit diesem Gedanken nicht anfreunden können, ist Outsourcing sinnlos. Scheuen Sie davor allerdings nicht zurück, sind ihre Daten keineswegs für Jedermann offen: Vertraulichkeitsklauseln sollen den Missbrauch der sensiblen Betriebsdaten verhindern. Das wichtigste ist beim Auslagern ist wie eingangs beschrieben also ein hieb- und stichfester Vertrag, auf den Sie sich jederzeit verlassen können.

Ob sich Outsourcing im Einzelfall lohnt, kommt ganz auf die Gewichtung der Argumente an: Welche Vorteile und Nachteile der jeweiligen Buchführungsmethode überwiegen? Sie selbst entscheiden, ob es sich in Ihrem Fall lohnt, die Buchführung extern auszulagern oder eine Fachkraft die bessere Entscheidung ist.

© handwerk-magazin.de 2020 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um diesen Artikel kommentieren zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen