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Schreddern oder Archivieren Aufbewahrungsfristen von Rechnungen und Dokumenten

Aufräumen schadet nie, besonders nicht dann, wenn der Berg von Papieren auf dem Schreibtisch überquillt. Oft stellt sich in solchen Fällen aber die Frage „Kann das weg oder muss ich es für meine Unterlagen behalten?“ handwerk magazin erklärt zusammen mit Experten der ARAG Versicherung, welche Dokumente wie lange für Sie wichtig sind.

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Bei der Anzahl der Briefe und Papiere, die man täglich bekommt, ist es nicht immer einfach den Überblick zu behalten. Damit die Papierberge nicht zu groß werden, ist es wichtig, mindestens einmal im Jahr einen Blick in die Ordner zu werfen, um beispielsweise alte Kontoauszüge und Rechnungen auszusortieren. Achtung: Hierbei ist es aber wichtig zu beachten, dass einige Unterlagen länger aufbewahrt werden müssen als andere. In diesem Fall gilt also genau hinschauen, was weg kann – und was nicht. Was genau das ist, haben wir kurz zusammengefasst.

Handwerkerrechnungen müssen gesammelt werden

Für Handwerkerrechnungen bestehen offizielle Aufbewahrungsfristen! So sind Auftraggeber von Handwerkerleistungen beispielsweise nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes verpflichtet, Zahlungsbelege, Rechnungen oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren. Bereits seit 2004 betrifft diese Bestimmung alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – egal ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Warum das alles? Das dient der verstärkten Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung.

Die wichtigsten Aufbewahrungsfristen

Damit Sie immer Bescheid wissen, wie lange Sie, welche Dokumente aufbewahren müssen, haben wir gemeinsam mit Experten der ARAG Versicherung eine Auflistung der verschiedenen Aufbewahrungsfristen mit Beispielen zu den jeweiligen Dokumenten gemacht. Auch wenn in Einzelfällen Ausnahmen gelten können, reicht es in der Regel aus, folgende Fristen einzuhalten:

Aufbewahrungsfristen für private Dokumente

Ein Leben Lang · Standesamtliche Urkunden (z.B. Geburts- oder Heiratsurkunden, Sterbeurkunden von Angehörigen)
· Schul- und Hochschulzeugnisse, Berufsabschlüsse
· Ärztliche Gutachten
· Belege über vorhandenes Wohneigentum
Mindestens bis zum Eintritt der Rente · Unterlagen, die den beruflichen Werdegang dokumentieren (z.B. Arbeitsverträge, Kündigungen, Gehaltsabrechnungen, Sozialversicherungsnachweise)
Für die gesamte Laufzeit · Versicherungsunterlagen für jegliche Policen
· Unterlagen zu Finanz- und Vorsorgeprodukten (z.B. Tagesgeld, Lebensversicherung oder Sparplan)
Für die gesamte Gebrauchsdauer · Nachweise für die Hausratversicherung (z.B. Belege über Möbel, Elektronik oder Schmuck)
30 Jahre · Gerichtsurteile, Mahnbescheide, Kreditunterlagen
4 Jahre · Kontoauszüge oder Überweisungen (Bankunterlagen)
3 Jahre · Alte Mietverträge, Übergabeprotokolle, Kautionsquittungen
2 Jahre · Kassenbelege (Gewährleistungszeit in der Regel zwei Jahre)
· Handwerkerrechnungen (ausnahmsweise 5 Jahre bei der Errichtung von Bauwerken)

Unser Tipp für Sie:

Oftmals ist es sinnvoll, von wichtigen Dokumenten Kopien anzufertigen, um diese dann getrennt vom Original zu hinterlegen. Für den Fall eines Einbruches oder Hausbrandes, sollte man die Originale in einem Safe oder Bankschließfach sicher verwahren. Ebenso sollte man eine Liste mit allen wertvollen Einrichtungsgegenständen an einem sicheren Ort gut aufbewahren. Diese Aufstellung hilft laut Experten von ARAG der Hausratversicherung im Schadensfall, die Kosten bzw. den Verlust zu beziffern.

Aufbewahrungsfristen für gewerbliche Dokumente

10 Jahre Buchungsbelege
Eröffnungsbilanzen und (für deren Verständnis erforderliche) Organisationsunterlagen
Jahresabschlüsse
Handelsbücher und Aufzeichnungen
Inventare
Lageberichte
6 Jahre Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz (sowohl die empfangenen als auch die vom Unternehmen versandten)
alle weiteren steuerrelevanten Unterlagen
2 Jahre Aufzeichnungs- und Aufbewahrungsfristen der Arbeitszeiten beim Mindestlohn

Aktuelle Rechtstipps von ARAG-Rechtsexperte Tobias Klingelhöfer

Was lässt sich digitalisieren? Und sollte man Unterlagen per Scan in der Cloud ablegen oder lieber nicht?
Klingelhöfer:
Es ist ein neuer Trend, nur in Papierform aufzuheben, was unbedingt sein muss und alles andere einzuscannen. Wer sich darüber vorher informiert hat und die Dokumente dann fachgerecht in der Cloud ablegt, ist eigentlich auf der sicheren Seite. Das Problem: Gesetzliche Regelungen erfordern, zum Beispiel Rentendokumente, Gehaltsnachweise und Versicherungsscheine zusätzlich in Papierform zu archivieren. Da hat man die Arbeit letztendlich zweimal.

Heben wir alle zu viel auf – oder eher zu wenig?
Klingelhöfer:
Das ist ganz unterschiedlich und vom Typ abhängig. Einige Handwerker machen sich zu viel Arbeit und archivieren auch noch den Kassenbon vom längst verzehrten Supermarkt-Einkauf. Andere heben nicht einmal ihre Sozialversicherungsnachweise auf. Das ist natürlich grob fahrlässig. Solche Unterlagen müssen unbedingt mindestens bis zur Rente aufbewahrt werden.

Was kann im schlimmsten Fall passieren?
Klingelhöfer:
Leider passiert es immer noch sehr häufig, dass Handwerkerrechnungen entsorgt werden, sobald die Arbeiten zur Zufriedenheit erledigt sind. Viele wissen nicht, dass die Auftraggeber von Handwerkerleistungen an Haus oder Grundstück nach § 14b Abs. 1 Satz 5 des Umsatzsteuergesetzes verpflichtet sind, Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen zwei Jahre lang aufzubewahren; bei der Errichtung von Bauwerken sogar fünf Jahre. Diese Bestimmung betrifft seit 2004 alle Empfänger der entsprechenden Leistungen – ob Eigentümer oder Mieter – und damit letztendlich jeden Steuerzahler. Das dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit und der damit zusammenhängenden Steuerhinterziehung. Wenn das Finanzamt dann ermittelt und ein Auftraggeber keine Unterlagen über eine ordentliche Abrechnung der Handwerkerleistungen mehr vorzuweisen hat, ist der Ärger vorprogrammiert.

Papiermüll oder Reißwolf: Auf was müssen Handwerker beim Entsorgen achten?
Klingelhöfer:
Immer wieder nutzen Gauner und Betrüger private Informationen für ihre Machenschaften. Deshalb ist stets Vorsicht geboten: Dokumente mit sensiblen Daten wie Kontonummern oder Kreditkartendaten sollten nicht einfach im Papierkorb entsorgt, sondern zuvor geschreddert werden. Im Büro- und Elektrohandel gibt es Aktenvernichter, die für den privaten Haushalt geeignet sind, schon für wenig Geld.

Wie ordnen Handwerker am besten ihre Unterlagen, damit das nächste Ausmisten schneller vonstattengeht?
Klingelhöfer:
Damit die Papierberge nicht zu hoch wachsen, sollte man mindestens einmal im Jahr einen Blick in die Ordner werfen. Gibt es viel zu archivieren, z. B. bei Selbstständigen oder Bauherren, kann man über eine Digitalisierung der wichtigsten Dokumente nachdenken. Es bieten sich aber auch Mehrfachordner an, in denem man Bankangelegenheiten, Versicherungsunterlagen, Steuersachen und ähnliches getrennt abgeften kann. Für Privatpersonen reicht manchmal aber auch ein Ordner, wo alles chronologisch abgeheftet wird, was aufbewahrt werden muss. Im Fall der Fälle muss man dann halt ein bisschen suchen, bis das fragliche Dokument gefunden ist.

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