Betrieb -

Firmenfahrzeug Fahrtenbücher richtig und einfach führen: so geht’s!

Das Führen eines Fahrtenbuches gehört in Deutschland in der Regel zum täglichen Standard eines Firmenwagen-Nutzers. Besonders beliebt ist dieses jedoch nicht. Aus Zeitmangel, Angst vor Fehlern oder aufgrund des bürokratischen Mehraufwands retten sich Firmenwagen-Nutzer oftmals in die vermeintlich günstigere 1-Prozent-Regelung.

Themenseite: Fahrtenbuch

Doch so angestaubt das Image auch sein mag, dank moderner Lösungen und Hilfsmittel erweist sich das Fahrtenbuch schnell als praxistaugliche Möglichkeit Geld zu sparen – ohne nennenswerten Zeitaufwand.

Wir beantworten die wichtigsten Fragen zum Fahrtenbuch und zeigen wie Sie Ihr Fahrtenbuch finanzamtkonform und einfach führen.

Fahrtenbuch – wozu führen?

Firmenwagen sind eine der größten Kostenquellen in fast jedem Unternehmen. Insbesondere Fahrten treiben die Kosten schnell in die Höhe. Damit die entstandenen Fahrtkosten beim Finanzamt als betriebliche Aufwendung geltend gemacht werden können, müssen diese belegt werden. An dieser Stelle kommt das Fahrtenbuch ins Spiel. Dank diesem kann für jeden Firmenwagen der Anteil zwischen dienstlicher und privater Nutzung belegt werden. Fehlt dieser Nachweis in Form eines Fahrtenbuches wird in der Regel eine pauschale Versteuerung vorgenommen (1-Prozent-Regelung). Diese fällt in den meisten Fällen zu Ungunsten des Unternehmers und Fahrers aus. Somit bringt ein ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch in vielen Fällen deutliche steuerliche Vorteile mit sich.

Ein-Prozent-Regelung – was ist das?

Jeder, der ein Fahrzeug dienstlich nutzt, steht vor der grundlegenden Frage: Ein-Prozent-Regelung oder Fahrtenbuch? Die Ein-Prozent-Regelung geht vom Listenpreis des Firmenwagens aus. Jeden Monat wird ein Prozent dieses Werts als geldwerter Vorteil für Privatfahrten herangezogen. Die tatsächlich gefahrenen Privatkilometer spielen dabei keine Rolle. Diese Pauschal-Regelung ist jedoch nur auf Fahrzeuge des Betriebsvermögens anwendbar, d.h. diese müssen zu mindestens 50 Prozent betrieblich genutzt werden.

Wechsel zwischen Fahrtenbuch und 1-Prozent-Regelung möglich?

Wer sich für eine der beiden Abrechnungsmöglichkeiten entschieden hat, kann diese jährlich zum Jahresbeginn wechseln. Eine Umstellung während des laufenden Kalenderjahres ist nicht möglich. Einzig ein Wechsel zwischen klassischem, von Hand geschriebenen zu elektronischem Fahrtenbuch (oder umgekehrt) ist möglich.

Fahrtenbuch führen – zwei Möglichkeiten

Wer ein Fahrtenbuch führen muss, kann zwischen zwei Alternativen entscheiden:

  1. Klassisches Fahrtenbuch (von Hand ausgefülltes Heft)
  2. Elektronisches Fahrtenbuch (automatisierte Lösung)
 

Die wohl bekannteste Art ein Fahrtenbuch zu führen ist zugleich der Klassiker. Das kleine Heftchen, welches in der Bordmappe des Fahrzeugs liegt, gibt es in jedem Schreibwarenladen oder Bürobedarf-Shop zu kaufen. Die Heft-Methode stellt sicherlich die preiswerteste Art der Fahrtenbuchführung dar. Ebenso ist es auch die mit Abstand zeitaufwendigste Variante. Inzwischen gibt es auch diverse Excel-Vorlagen, welche jedoch den gleichen Zeitaufwand mit sich bringen.

Deutlich schneller und bequemer geht es mit einem vollautomatischen, elektronischen Fahrtenbuch. Dank eines fest im Fahrzeug verbauten Telematiksystems werden sämtliche Grundangaben wie Fahrtbeginn, -Ende und Tachostände automatisch erfasst. Bessere Lösungen können auch Standortinfos, wie Kundennamen, selbstständig aus einem hinterlegten Adressbuch einfügen. Dadurch können alle erforderlichen Angaben automatisch gespeichert werden. Der oft kritisierte Pflegeaufwand entfällt dadurch komplett.
Bei der Anschaffung eines elektronischen Fahrtenbuchs ist unbedingt auf die Anerkennung der Fahrtenbuch-Lösung durch das Finanzamt zu achten! Nur unter strengen Voraussetzungen werden diese anerkannt. Besonders wichtig ist es, dass nachträgliche Änderungen der Einträge nicht möglich sind.

Was muss im Fahrtenbuch stehen?

Die erforderlichen Angaben eines Fahrtenbuches sind in Deutschland klar in der Lohnsteuerrichtlinie geregelt. Laut dieser müssen bei jeder Fahrt folgende Angaben erfasst werden. ( LStR 2015 R 8.1 Absatz 9 Nr.2):

Pflichtangaben bei Dienstfahrten

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel (bei Umwegen sollte die Route bezeichnet werden)
  • Reisezweck (beispielsweise Name des Kunden oder Geschäftspartners)

Pflichtangaben bei Fahrt zwischen Wohnung und Arbeitsstätte

  • Kurzer Vermerk genügt (beispielsweise „Wohnung – Arbeit“ oder „W – A“)

Pflichtangaben bei Privatfahrten

 
  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt

Ein häufiger Fehler ist die vereinfachte Eintragung bei oft wiederholten Fahrten. Wer täglich dieselbe Strecke fährt, muss diese für jeden Tag des Jahres belegen. Einzige Ausnahme ist die Wiederholung innerhalb eines repräsentativen Zeitraums, wie einer mehrtägigen Baustelle.

Zudem hat der Bundesfinanzhof alle Anforderungen, welche ein Fahrtenbuch erfüllen muss, klar definiert. Dadurch werden vor allem Streitigkeiten zwischen Unternehmern und Finanzamt vermieden. Folgende Anforderungen sollten beachtet werden:

  • Schriftlich geführte Fahrtenbücher müssen in gebundener oder geschlossener Form vorliegen ( Urteil vom 16.03.2006, AZ VI R 87/04)
  • Unübersichtlichkeit und Lückenhaftigkeit gehen zu Lasten des Steuerpflichtigen (Urteil vom 9.11.2005, AZ VI R 27/0)
  • Fahrtenbücher müssen täglich geführt werden. Eine rückwirkende Eintragung, beispielsweise zum Ende des Monats, reicht nicht aus (Urteil vom 9.11.2005, AZ VI R 27/05)

Als Faustregel gilt: Alle Eintragungen des Fahrtenbuch müssen zeitnah, chronologisch und aus sich heraus verständlich sein.  

So führt man ein Fahrtenbuch richtig!

Der oberste Grundsatz bei der Führung eines Fahrtenbuchs ist Genauigkeit. Jede Fahrt muss einzeln nachvollziehbar sein. Wer über den Tag mehrere kleiner Fahrten zu Kunden oder Terminen unternimmt, muss jede Teilstrecke einzeln eintragen. Dazu gehören auch Stopps an Tankstellen, Imbiss, etc. Ein gesammelter Eintrag für den ganzen Tag genügt nicht. Bei einer Prüfung durch das Finanzamt haben Sammeleinträge keinen Bestand. Als Faustregel gilt: Motor aus? Fahrtenbuch raus!

Der Gesetzgeber sieht jedoch auch Ausnahmen zur Entlastung bestimmter Berufsgruppen vor. Für diese bestehen geringere formale Anforderungen, da die Aufzeichnung jeder Fahrt in diesen Fällen unverhältnismäßig wäre. So genügt es einem Taxifahrer den Kilometerstand zu Beginn und Ende seiner Fahrten im Pflichtgebiet zu verzeichnen. Die reduzierten Angaben gelten für die Berufsgruppen:

  • Monteure
  • Handelsvertreter (gemäß § 84 HGB)
  • Mietwagenunternehmer
  • Fahrschullehrer
 

Ein weiterer Grundsatz ist Plausibilität. Bei einer angegebenen Fahrt von Dresden nach Berlin und einem Tankbeleg einer Kölner Tankstelle am gleichen Tag wird nicht nur das Finanzamt hellhörig. Bei klaren Widersprüchen droht nicht nur die Anwendung der 1-Prozent-Regelung auf das gesamte Kalenderjahr, sondern auch ein Strafverfahren wegen Steuerhinterziehung. Mit einigen einfachen Tipps lässt sich viel Ärger vermeiden.

  • Prüfen Sie die Angaben regelmäßig oder täglich auf Plausibilität
  • Vergleichen Sie bei Werkstattrechnungen den angegebenen mit dem tatsächlichen Kilometerstand um widersprüchliche Angaben zu vermeiden
  • Tragen Sie alle Fahrtunterbrechungen (Tankstopps) ins Fahrtenbuch ein
  • Passt die im Fahrtenbuch angegebene Entfernung zwischen Tankstellen zur normalen Reichweite des Fahrzeugs?
  • Gibt es Tankbelege an Tagen ohne Eintrag im Fahrtenbuch?
  • Beschreiben Sie außergewöhnliche betriebliche Fahrten genauer, beispielsweise bei ungewöhnlichen Zeiten oder Fahrtzielen. So werden Zweifel an den Angaben vermieden.
 

Zum Autor:

Die YellowFox GmbH bietet als einer der technologisch führenden Anbieter für webbasierte Fahrzeugtelematik und -ortung in Europa das perfekte Handwerkszeug für Controlling, Steuerung und Management von Fuhrparks. Ein modulares, sowie skalierbares Lösungsportfolio lässt sich auf unterschiedlichste Bedürfnisse anpassen und erweitern. Im September 2016 hat das Unternehmen zum vierten Mal die Branchenauszeichnung TelematikAward erhalten und gehört zu den meistprämierten Telematikspezialisten im deutschsprachigen Raum.

  

© handwerk-magazin.de 2017 - Alle Rechte vorbehalten
Kommentare
Bitte melden Sie sich an, um diesen Artikel kommentieren zu können.
Login

* Pflichtfelder bitte ausfüllen