Mitarbeitermotivation Betriebliche Mobiltelefone zur privaten Nutzung

Mobiltelefone stehen als Zugabe des Chefs bei Mitarbeitern hoch im Kurs – viele Handwerksunternehmer überlassen dem Team daher betriebliche Smartphones zur privaten Nutzung. Diese Regeln sollten Sie dabei rechtlich und steuerlich beachten.

Für Martin Böhm in Troisdorf, Obermeister der Elektro-Innung Bonn-Rhein-Sieg, ist der Fachkräftemangel ein großes Thema. Der Handwerksunternehmer lässt sich deshalb einiges einfallen, um seine Mitarbeiter an die Firma zu binden. „ Wir versuchen, unsere Monteure auch mit Extras zu motivieren“, so Böhm.

Früher war bei Arbeitnehmern noch ein schickes Auto gefragt. Heute sehen das viele Fach- und Führungskräfte eher als einen teuren Luxus: Sie müssen den Wagen, wenn sie ihn auch privat nutzen wollen, versteuern. In der Regel läuft das über die Pauschalmethode, bei der immerhin ein Prozent des Bruttolistenpreises bei Erstzulassung steuer- und sozialversicherungspflichtig ist.

Smartphone schlägt Firmenwagen

„Damit ist der Geschäftswagen für sie nicht mehr interessant“, erklärt Böhm. Bei den Arbeitnehmern kommt es dagegen in der Regel sehr gut an, wenn sie das betriebliche Smartphone auch privat nutzen dürfen. „Mitarbeiter mit Verantwortung im Außendienst bekommen von uns ein solches Gerät“, sagt Böhm. Die Aufwendungen dafür halten sich für beide Parteien in Grenzen. Denn die Leistung bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei – sowohl für den Unternehmer als auch für den jeweiligen Mitarbeiter.

Der Fiskus zeigt sich hier großzügig. Da jeweils Verträge mit einer Flatrate abgeschlossen werden, gibt es für Böhm auch kein Risiko, dass die private Nutzung für den Betrieb zu teuer wird. „Die Mitarbeiter wollen meistens nach zwei Jahren ein neues Smartphone-Modell haben; was sie von uns auch in der Regel bekommen“, so Böhm. Auch dies akzeptiert der Fiskus steuerfrei.

Smartphones werden von Betrieben oft zur Verfügung gestellt

Wie die Firma Böhm stellen zahlreiche Handwerksunternehmer mit Mitarbeitern im Außendienst ihren Angestellten moderne Medien zur Verfügung – auch, um beispielsweise fehlende Teile zu fotografieren und schnell per WhatsApp weiterzuleiten. Die Mehrheit der deutschen Firmen gab zudem bei einer Umfrage von Bitkom Research an, dass Smartphones häufig im Betrieb als Kommunikationsmedium eingesetzt werden.

Die Privatnutzung der Geräte kann zwar vom Unternehmer prinzipiell ausgeschlossen werden, doch macht das nicht immer Sinn. Vielmehr sollte der Unternehmer Regeln aufstellen, wann und wie das Handy eingesetzt werden darf – damit ist er vor Missbrauch sicher. Wichtig ist es dabei, sich vorab den Überblick zu den rechtlichen Fallstricken zu verschaffen: Das Finanzamt hat kein Problem damit, wenn den Mitarbeitern ein Handy oder ein Smartphone privat überlassen wird .

Wann ist die Nutzung steuer- und sozialversicherungsfrei?

Die Nutzung bleibt steuer- und sozialversicherungsfrei, soweit der Unternehmer die Kosten zusätzlich zum Gehalt übernimmt. Der Firmenchef kann auch die Aufwendungen für sämtliches Zubehör wie etwa Schutzfolien, das Headset, Adapter oder auch eine schicke Hülle für das Smartphone steuer- und sozialabgabenfrei übernehmen. Ebenso bleiben Serviceleistungen abgabenfrei, wie etwa Reparaturen oder Installationen zur Inbetriebnahme.

Entscheidend ist es hier, dass das Smartphone im Eigentum des Unternehmens bleibt. Wird es an den Mitarbeiter verschenkt, ist die Leistung steuerpflichtig. Wie viel oder wie wenig der Mitarbeiter mit dem Handy privat telefoniert oder wie oft er damit im Internet ist, interessiert den Fiskus nicht. „Sogar wenn der Mitarbeiter das Hany selten betrieblich nutzt, bleibt die Leistung seines Chefs steuerfrei. Wichtig ist, dass die Überlassung an den Arbeitnehmer aus betrieblichem Anlass erfolgt“, sagt Franz Plankermann, erster Vorsitzender des Steuerberaterverbandes Düsseldorf.

Arbeitsrechtliche Fragen zur Smartphone-Nutzung vorab klären

Jenseits der steuerlichen Fragen sollten aber auch einige arbeitsrechtliche Aspekte vorab geklärt werden. So wird der Unternehmer das Smartphone nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters vermutlich retour haben wollen. Am besten wird schriftlich festgehalten, wie und wann das Gerät abgegeben werden muss.

Wichtig: Der Arbeitnehmer hat das Recht, das Mobiltelefon bis zum Ende der Kündigungsfrist zu gebrauchen. Um die privaten von den geschäftlichen Anrufen zu trennen, hat sich in der Praxis das sogenannte „Twin-Bill“-Verfahren bewährt. Die SIM-Karte im Handy führt zwei Rufnummern – mit dem Vorteil, dass der Mitarbeiter wahlweise mit beiden telefonieren oder surfen kann.

Wenn der Arbeitgeber seinem Monteur ein betriebliches Handy überlässt und eine private Nutzung erlaubt, sollte diese bei einer nicht abgeschlossenen Flat aber beschränkt werden. „Auch wenn der Arbeitgeber eine private Nutzung des Mobiltelefons grundsätzlich gestattet, bedeutet dies nicht, dass der Arbeitnehmer während der Arbeitszeit beliebig lange private Dinge mit dem Handy erledigen darf“, sagt Michael Eckert, Fachanwalt für Arbeitsrecht der Kanzlei Eckert, Klette & Kollegen in Heidelberg.

Eine kurze private Mitteilung, dass man später nach Hause kommt, ist in der Regel in Ordnung. Stundenlanges Surfen nach den besten Angeboten oder der tägliche Talk mit der Freundin gehen aber nicht. „Neben der Frage, ob das Betriebsmittel Handy auch für private Zwecke genutzt werden darf, geht es nämlich auch um die Arbeitszeit, die nicht für private Erledigungen bestimmt ist“, betont Eckert.

Aber: Der Unternehmer darf die Nutzung nur kontrollieren, wenn er entweder jeden privaten Gebrauch verboten hat oder wenn der Arbeitnehmer seine Zustimmung zur Kontrolle der Verbindungsdaten erteilt hat. „ Um Missbrauch beim privaten Gebrauch zu vermeiden, sollten deshalb schriftliche Absprachen getroffen oder im Falle der Existenz eines Betriebsrats sogar eine Betriebsvereinbarung abgeschlossen werden“, so Eckert.

Wichtiges Thema Datenschutz

Noch komplizierter wird es, wenn Mitarbeiter mit ihrem privat angeschafften Handy Kundengespräche führen. „Unternehmen sollten hier ihre Risiken im Blick haben. Denn sie haften für das private Endgerät, zum Beispiel für dessen Datenschutz“, warnt Dr. Christian Dressel, Rechtsanwalt der Gesellschaft PwC Legal in Düsseldorf, die zu den führenden Beratungsgesellschaften Deutschlands gehört. So ist der Firmenchef im Zweifel dafür verantwortlich, dass etwa Kundendaten wie Telefonnummern auf dem Smartphone des Mitarbeiters ordnungsgemäß gespeichert und verarbeitet werden.

„Werden private Daten nicht sauber von geschäftlichen getrennt, ist der Arbeitgeber in seinen Zugriffsmöglichkeiten beschränkt“, sagt Dressel. Am besten wird mit dem Mitarbeiter vereinbart, wer, wann und in welcher Form auf die Daten Einsicht nehmen kann. Im Zweifel sollten sich Unternehmer von einem erfahrenen Experten beraten lassen.

Mitarbeiter hat sorgsam mit Smartphone des Chefs umzugehen

Egal ob mit oder ohne private Nutzung: Der Mitarbeiter muss aufpassen und mit dafür Sorge tragen, dass sensible betriebliche Daten nicht fahrlässig in falsche Hände geraten. Er sollte also verantwortungsvoll damit umgehen – und etwa prüfen, dass eine betriebliche Mail richtig adressiert ist. Auch hat er sorgsam mit dem Gerät umzugehen. Er darf es also nicht irgendwo verlieren – das gilt vor allem, falls es sich um ein betriebliches Handy im Eigentum des Chefs handelt.

Wird es beispielweise bei einer Party gestohlen, kommt es darauf an, wie das passiert ist – das Smartphone an der Theke liegenzulassen, ist beispielsweise fahrlässig. Möglicherweise muss der Arbeitnehmer in der Folge den Schaden also ersetzen. „Das wird dann allerdings der Einzelfall entscheiden“, erklärt Dressel.

Ein Diensthandy ablehnen kann der Mitarbeiter übrigens in keinem Fall. „Jeder Chef kann mindestens verlangen, dass sein Team während der Arbeitszeit erreichbar ist“, so Dressel. „Es sei denn, es ist anderes vereinbart.“ Wenn der Monteur beispielsweise für den Bereitschaftsdienst eingetragen ist, muss er auch erreichbar sein. Er ist dann auch nicht entschuldigt, wenn er keinen Empfang hatte.

Steuertipps fürs Diensthandy:

Wie häufig ein Mitarbeiter ein Mobiltelefon privat nutzt, interessiert den Fiskus nicht. Wichtig ist der Anlass der Überlassung an den Arbeitnehmer – und der muss betrieblich sein. Hier eine Übersicht über Ihre Möglichkeiten bei Anschaffungskosten und Kostenerstattung.

Anschaffungskosten

Ein Smartphone ist als Betriebsausgabe absetzbar. Bei einem Anschaffungspreis von bisher 150 bis 410 Euro ohne Umsatzsteuer können wahlweise die Kosten komplett auf einen Schlag abgesetzt werden oder sie werden abgeschrieben. Mit dem Gesetz gegen schädliche Steuerpraktiken im Zusammenhang mit Rechteüberlassungen wird die Grenze auf 800 Euro angehoben (Verabschiedung durch den Bundestag erfolgte Ende April). Aber Vorsicht: Das gilt erst ab dem kommenden Jahr. Ab dann brauchen Wirtschaftsgüter bis 250 Euro auch nicht mehr in einem Anlageverzeichnis vermerkt sein.

Kostenerstattung

Wenn Mitarbeiter ihre privaten Handys betrieblich einsetzen, kann der Chef die Kosten erstatten. Damit das nicht aufwendig per Einzelnachweis passieren muss, lässt der Fiskus die Pauschalmethode zu. Die Erstattung bleibt auch dann steuer- und sozialversicherungsfrei. Das funktioniert so: Über drei Jahre wird „Buch geführt“, also die Gespräche einzeln aufgezeichnet. Dann werden die betrieblichen Telefonate ins Verhältnis zu den Gesamtkosten gesetzt. Dieser Anteil wird dem Arbeitnehmer dann künftig erstattet. Alternativ akzeptiert es das Finanzamt, wenn jeden Monat 20 Prozent der Telefonrechnung pauschal bezahlt werden – gedeckelt bis 20 Euro monatlich.

So wird in Unternehmen digital kommuniziert:

Die Mehrheit der Firmen kommt inzwischen ohne betriebliche Mobiltelefone nicht mehr aus. Das Smartphone zählt zu den wichtigen Kommunikationsmedien. So oft nutzen Unternehmen die verschiedenen digitalen Kommunikationskanäle (Antworten für sehr häufig und häufig in 2017).