Flottenmanagement Selbst verwalten oder einen Dienstleister beauftragen?

Handwerker sind auf einen funktionierenden Fuhrpark angewiesen. Doch wie funktioniert das Management? Wann kann ein Unternehmer seine Flotte selbst verwalten, wann braucht er einen externen Dienstleister und welche Mehrwerte kann dieser liefern?

Bei Winfried Hecking geht nichts ohne seinen Fuhrpark. Der Mönchengladbacher Handwerksunternehmer und Geschäftsführer von Hecking Elektrotechnik kann seine Dienstleistungen ohne funktionierende Flotte nicht erbringen. Kein Wunder, fungiert er doch als Servicepartner für Kabelnetzbetreiber und ist in der Region Aachen-Köln-Niederrhein-Ruhrgebiet erster Ansprechpartner für die Kunden dieser Anbieter rund um Installation und Entstörung. „Wir haben einen 24-Stunden-Service und sind Ansprechpartner für die Kunden bei allen Problemen mit ihrer TV-, Internet- und Telefonleitung. Also müssen wir auch sehr mobil sein, um den Kundenanforderungen gerecht zu werden“, sagt Winfried Hecking, der das Familienunternehmen in zweiter Generation führt.

Handwerker wie Hecking sind auf einen funktionierenden Fuhrpark angewiesen. Doch wie funktioniert das Management? Wann kann ein Unternehmer seine Flotte selbst verwalten, wann braucht er einen externen Dienstleister und welche Mehrwerte kann dieser liefern? Hecking macht es selbst, aber natürlich gibt es auch professionelle Dienstleister für diesen Bereich.

100 Firmenfahrzeuge im Fuhrpark

Bei Hecking gehören fast 100 Firmenwagen zu seinem Bestand, insgesamt beschäftigt er rund 150 Mitarbeiter. Und diese Firmenwagen müssen auch gemanagt werden. Diese Aufgabe übernimmt der Chef selbst. „Es fallen bei dieser Größenordnung eine ganze Reihe an Tätigkeiten an. Als Oberbegriffe sind dabei das Schaden-Management und die Rückgabe von Leasing-Fahrzeugen zu nennen, aber natürlich spielt auch die Rechtssicherheit bei Führerscheinkontrolle und Fahrerunterweisung eine entscheidende Rolle. Das müssen wir nachhalten, um den Fuhrpark wirklich professionell und effizient zu führen.“

Im Alltag bedeutet das für Winfried Hecking, dass er im Schnitt mehrere Stunden täglich für das eigene Fuhrpark-Management aufwendet. Reparaturen und Inspektionen müssen koordiniert, Fahrzeuge für die Rückgabe vorbereitet werden, und natürlich spielt auch die Pflege der Autos eine Rolle. „Unsere Firmenfahrzeuge sind ein wichtiger Imagefaktor. Wir haben alle Autos komplett in unserem Corporate Design gestaltet, sodass sie als Visitenkarte auf der Straße dienen. Dass das funktioniert, spiegeln uns die Menschen wider, wenn sie uns sagen, dass sie unsere Fahrzeuge schon kannten, bevor sie einen direkten Kontakt zu uns hatten“, sagt Hecking. Deshalb legt es besonderen Wert auf die Sauberkeit der Fahrzeuge.

Zusammenarbeit mit Karosseriebau-Betrieb

Als Teil des Management-Konzepts hat Hecking die Zusammenarbeit mit einem lokalen Karosseriebau-Betrieb eingeführt, der Schäden vor der Rückgabe beseitigt. Das kostet jeweils durchschnittlich ein paar 100 Euro, führe aber zu viel weniger Nachzahlungen bei der Rückgabe der Leasing-Fahrzeuge. Hecking: „Dazu kommt, dass ich ein sehr gutes Verhältnis zu den Autohäusern habe, von denen wir unsere Fahrzeuge erhalten. Das vereinfacht das Handling natürlich enorm.“

Aber warum tut sich ein Unternehmer mit 150 Mitarbeitern und 100 Autos diesen Stress an, anstatt das Fuhrpark-Management auszulagern? Ganz einfach, sagt Winfried Hecking. „Die interne Lösung ist für uns ein Kostenfaktor. Wir sind so aufgestellt, dass ich mich damit befassen kann, weil ich es als wichtige Aufgabe ansehe. Das spart uns die Kosten für einen Dienstleister.“ Er weiß aber auch, dass dieses Vorgehen eine Frage der Größe ist. Bei einem wachsenden Fuhrpark sei es kaum möglich, alles selbst zu machen. „Dann muss entweder eine Stelle dafür intern besetzt oder ein Dienstleister engagiert werden. Irgendwann macht es keinen Sinn mehr, die Aufgaben on top zu übernehmen.“

Hilfe vom Profi

Ein Dienstleister wie Thomas Fürth einer ist. Er ist Inhaber von T.F-uhrpark-Consulting und bietet sämtliche Dienstleistungen für Unternehmen rund um das Flotten-Management an. Er argumentiert grundsätzlich anders als Winfried Hecking. „Natürlich macht das Auslagern der Tätigkeiten erst ab einer gewissen Größenordnung Sinn, aber diese liegt, so zeigt die Praxis, eher bei 20 bis 30 Fahrzeugen. Entscheidend sind dabei die Fragen, welche Ressourcen ein Unternehmen für das interne Fuhrpark-Management bereitstellen kann und welche fachlichen Kompetenzen im Unternehmen vorhanden sind. Dabei geht es sowohl um das alltägliche Handling als auch um spezielle Fragestellungen, die mit der Flotte zu tun haben.“

Der Experte nennt dafür exemplarisch das Management der Rückgabe von Leasing-Fahrzeugen : „Die Risiken hoher Nachzahlungen wegen Kratzer oder Dellen sind durchaus groß. Durch kleinere und weniger kleine Schäden können bei der Rückgabe einige 1000 Euro zusammenkommen, die der Leasing-Nehmer zahlen muss, um die Wertminderung des Fahrzeugs beziehungsweise die notwendigen Maßnahmen zur Instandsetzung durch die Leasing-Gesellschaft auszugleichen." Im Segment der Kastenwagen könne diese Zahlung gleichbedeutend mit den Leasing-Raten eines halben Jahres sein. Damit schmelze der wirtschaftliche Vorteil des Leasings für ein Unternehmen schnell dahin, vor allem dann, wenn es sich um mehrere Fahrzeuge handelt.

Fürths Rat für Handwerksunternehmer: auf einen Partner setzen, der die Feinheiten bei der Leasing- Rückgabe kennt. T.F-uhrpark-Consulting übernehme nicht nur die Gespräche und Verhandlungen mit der Leasing-Gesellschaftund die Überführung der Fahrzeuge, sondern entwickle schon im Vorfeld individuelle Lösungen, um die Nachzahlung auch im Schadenfall so gering wie möglich zu halten. Im Kern gehe es dabei darum, Fahrzeuge effizient so aufzubereiten , dass die Kunden Ärger bei der Rückgabe vermeiden.

Rechtssicherheit beim Fuhrpark-Management

Unternehmer sind als Flottenbetreiber immer Halter der Dienstwagen. Dementsprechend haften sie für alle Schäden, die ihre Dienstwagennutzer verursachen, sowie bei allen sonstigen Verstößen mit dem Firmen-Kfz. Die Folgen reichen von spürbaren Geldbußen bis hin zu strafrechtlichen Konsequenzen. „Zu den wesentlichen Aufgaben gehört beispielsweise die jährliche Führerscheinkontrolle . So wird mit Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder mit Geldstrafe bestraft, wer als Halter eines Kraftfahrzeugs anordnet oder zulässt, dass jemand das Fahrzeug führt, der die dazu erforderliche Fahrerlaubnis nicht hat oder dem das Führen des Fahrzeugs nach § 44 des Strafgesetzbuchs oder nach § 25 dieses Gesetzes verboten ist. Daraus resultiert – schon im ganz eigenen Interesse des Unternehmers – die Pflicht zur Führerscheinkontrolle“, sagt Fuhrparkexperte Thomas Fürth.

Er weist auf verschiedene Möglichkeiten hin, dieser Pflicht nachzukommen. Eine davon: ein elektronisches System an, das den administrativen und finanziellen Aufwand bei der Führerscheinkontrolle erheblich reduziert.