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Organisation: „Strukturierte Prozesse sind die Basis für Wachstum“

Meike Wilmowicz ist Expertin auf dem Gebiet Prozessstrukturierung. Unter dem Namen WERTarbeit unterstützt sie KMU dabei, ihre Aktivitäten besser zu organisieren und zu strukturieren. Wir haben sie zu ihrer Arbeit interviewt.

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Frau Wilmowicz, als Beraterin wollen Sie Unternehmen helfen, effizienter zu arbeiten. Warum sind dafür strukturierte Prozesse so wichtig?

Strukturierte Prozesse sind die Basis für Wachstum und Weiterentwicklung und damit eine wichtige Fähigkeit, um auch in Zukunft erfolgreich zu sein. Denn Kundenerwartungen, der Wettbewerb, die Märkte verändern sich – deshalb müssen sich auch Betrieb verändern können. Und dafür sind strukturierte Prozesse entscheidend. Jede Aktivität im Unternehmen ist Teil eines Prozesses und erst, wenn ich genau weiß, was wann und wie passiert, kann ich Abläufe gezielt verbessern. Letztlich geht es darum, die einzelnen Organe eines Betriebs sinnvoll und gut funktionierend zu verbinden – zu einem ganzheitlichen Organismus. Ein gut organisierter Betrieb hat eine klare Aufbauorganisation sowie vereinbarte Hauptaufgabenlisten für jeden Mitarbeiter. Und schließlich machen die Organisationbasics – Selbstmanagement, Disziplin, Transparenz sowie eine klare Regelkommunikation – den Arbeitsalltag leichter.

Welche Vorteile bringt es, Prozesse zu optimieren?

Zuerst einmal bringen optimierte Prozesse Übersicht, was letztlich Ausgangspunkt für alles Tun und Handeln im Unternehmen ist. Auch Transparenz durch die klaren Zusammenhänge ist ein Vorteil – und zwar für alle im Unternehmen. Ebenso gehört Zeitgewinn zu den Vorzügen, denn die Arbeit wird ökonomischer. Das Unternehmen wird auch harmonischer, weil keine operative Hektik und Improvisation herrschen. So verbessert der Betrieb seine Wettbewerbsfähigkeit.Für den Inhaber bedeutet die Strukturierung außerdem, dass er Stück für Stück mehr dazu in der Lage ist AM statt IM Unternehmen zu arbeiten.

Worauf kommt es an, wenn Betriebe ihre Abläufe strukturieren möchten?

Erstens: Unternehmer sollten von oben nach unten arbeiten und sich den Betrieb zuerst aus der Vogelperspektive anschauen: Was sind die Hauptprozesse? Und wie tragen sie dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen? Wer pflegt sie? Die Hauptprozesse lassen sich beispielsweise gut in einem „Prozesshaus“ mit 3 Ebenen darstellen – das verstehen auch neue Mitarbeiter auf den ersten Blick. Erst nachdem diese Hauptprozesse festgelegt sind, fahren sie mit Teilprozessen, Arbeitsschritten und Checklisten fort.Zweitens: Chefs sollten ihre Mitarbeiter einbeziehen und Prozesse niemals einem Qualitätsbeauftragten überlassen. Denn alle Mitarbeiter müssen auch selbst AN ihren Abläufen arbeiten können – und nicht nur DARIN. Das ist im Übrigen auch eine wichtige Form der Wertschätzung.Drittens: Geschäftsführer dürfen nicht das Tagesgeschäft vernachlässigen. Prozessarbeit muss in einem mittelständischen Betrieb „on top“ laufen. Sie müssen also eine Reihenfolge aufstellen: Welcher Prozess bringt dem Betrieb am meisten? Welcher hat die größte Auswirkung auf die Kundenzufriedenheit?

Wie lange dauert es, bis Betriebe durch die Strukturierung einen Erfolg spüren?

Verbesserte Organisationsbasics für den Arbeitsalltag merken Unternehmen sofort. Aufbauorganisation und die Erarbeitung der Prozesse bringen zuerst einmal scheinbar nur Klarheit. Doch gerade das bringt schon die ersten Seufzer der Erleichterung – einfach weil dadurch die Arbeitsgrundlage geschaffen ist. Der wirkliche Erfolg, der durchaus große Auswirkungen haben kann, kommt dann in der Optimierungsphase. Und zwar, wenn die Abläufe aus verschiedenen Perspektiven getunt werden: aus Sicht der Mitarbeiter, Geschäftsführer, Partner, Lieferanten und Kunden.

Reicht es, einmal die Strukturen anzupassen, oder muss das immer wieder geschehen?

Die Optimierung endet nie. Auf der einen Seite müssen Unternehmer klare Abläufe und Strukturen aufbauen; auf der anderen Seite sollten sie sie gleichsam reduzieren. Soviel Organisation wie nötig – aber so wenig wie möglich. Und schließlich geht es nicht darum, durch einmal erfasste Abläufe eine gemütliche Komfortzone einzurichten. Das heißt: Wenn die Prozesse strukturiert sind, sollten Chefs gemeinsam mit ihrem Team etwa einmal im Jahr die Abläufe und Strukturen infrage stellen. So bleiben sie auf Kurs und holen immer das Beste heraus.

Frau Wilmowicz, vielen Dank für das Gespräch.

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