Auftragsspitzen
Je größer die Schwankungen bei den Bestellmengen, desto wichtiger ist ein gut organisierter Beschaffungsprozess. Sonst frisst der Mehraufwand etwaige Zusatzgewinne auf.
Vorsorgen oder Zusatzkosten einrechnen – für unerwartete Auftragsspitzen gilt das Gleiche wie bei einem spontanen Besuch von Freunden: Wer bei Überraschungsgästen am Sonntagabend spontan an der Tankstelle noch ein paar Flaschen Wein oder Bier ersteht, muss dafür deutlich mehr bezahlen als üblich. Wer dagegen im Keller immer einen kleinen Weinvorrat lagert, hat keinen zusätzlichen Aufwand und kann sich entspannt seinen Gästen widmen. Was im privaten Bereich noch überschaubar ist, wird bei betrieblichen Auftragsspitzen schnell zum strategischen Engpass. Denn die Zusatzarbeit lohnt sich nur, wenn auch der Gewinn steigt. Die folgenden Tipps helfen beim stressfreien Beschaffungsmanagement.
Bedarf analysieren. Welche Produkte und Leistungen werden hauptsächlich zum Abarbeiten der Auftragsspitzen benötigt? Natürlich sind alle Aufträge unterschiedlich, doch wenn Sie am Jahresende die am häufigsten benötigten Materialien auflisten und die jeweiligen Beschaffungspreise vergleichen, bekommen Sie ein Gespür dafür, was in welchen Mengen in etwa benötigt wird. Bei diesen Materialien sollten Sie sich um flexible Bezugsbedingungen kümmern.
Bezugsquellen prüfen. Wie können wir wichtige Materialien schnell, in flexibler Stückelung und zu guten Konditionen beschaffen? Neben den klassischen Branchenlieferanten können auch Einkaufsgenossenschaften (für Material) oder B2B-Beschaffungsportale (für C-Artikel – Anbieterübersicht unter handwerk-magazin.de/auftragsspitzen) eine sinnvolle Alternative sein. Wichtig: auf ein oder zwei Anbieter konzentrieren, die den Standardbedarf abdecken.
Professionell verhandeln. Je besser die Vorbereitung, desto größer die Chance, auch als vermeintlich „kleiner“ Besteller wirklich gute Konditionen zu erhalten. Preise und Mengen sind zwar wichtig, doch bei häufigen Auftragsspitzen kommt es vor allem auf eine flexible und zuverlässige Zulieferung an. Um das zu erreichen, kann es durchaus sinnvoll sein, zugunsten flexibler Bedingungen einen (etwas) höheren Preis pro Mengeneinheit zu akzeptieren.
Einkaufsregeln festlegen. Der Einkauf ist nicht zwangsläufig Chefsache, gerade wenn viel zu tun ist, lohnt eine Aufgabenteilung im Team. Um Mengen- und Standardisierungsvorteile auch bei Eilaufträgen bestmöglich zu nutzen (siehe unten), sind jedoch klare Vorgaben nötig: Wer darf was in welchen Mengen bei wem bestellen?
A-Lieferanten pflegen. Nehmen Sie sich als Chef die Zeit, Ihre wichtigsten Lieferanten ein bis zweimal im Jahr persönlich zu besuchen. Sprechen Sie auch dabei nicht nur über Preise und Bezugskonditionen, sondern erkundigen Sie sich nach neuen Logistikangeboten. Viele Hersteller bieten inzwischen zahlreiche Zusatzleistungen von der Beratungs-App bis zum „Just-in-time“-Baustellenservice.