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Udo-Herrmann-Kolumne Folge 28 Keine Zeitverschwendung: Besprechungen mit mehr Struktur und klarem Ziel führen

Wie oft wird mal eben eine Besprechung ohne genaues Ziel angesetzt, verläuft ins Leere und hat am Ende allen nur Zeit geraubt. Unser Erfolgstrainer Udo Herrmann erklärt im neuen Teil seiner Kolumne "Endlich alles im Lot! Mehr Freiraum und Erfolg durch bessere Organisation" wie man Besprechungen effizienter gestalten kann.

Topic channels: TS Kolumne Udo Herrmann und TS Kundenbindung

Nicht geführte Gespräche oder Besprechungen ohne Struktur sind eine häufige Ursache für Missverständnisse, verärgerte Kunden, aber auch Unsicherheit bei den Mitarbeitern. Zu Beginn meiner Selbständigkeit wurden wichtige Gespräche zwischen Tür und Angel geführt. Die Aufgaben des Tages waren meistens vorrangig. Immer hat es irgendwo „gebrannt“, was dazu führte, dass viel zu wenig miteinander kommuniziert wurde. So kam es, das wichtige Informationen meine Mitarbeiter nicht immer alle zur gleichen Zeit erhielten. Dann hieß es schnell: Wieso weiß der Kollege das schon, aber ich noch nicht? Die Antwort: Du warst gerade auf Baustelle. Oder ein anderes Szenario: Warum hast Du wieder kein vollständiges Aufmaß gemacht? Worauf vom Mitarbeiter zur Antwort kam: Habe gedacht Du fährst da sowieso nochmal hin. Solche Situationen häuften sich und führten immer mehr zu Missstimmung.

Aus Fehlern lernen

Später mit wachsender Mitarbeiterzahl führten wir dann Teambesprechungen durch. Einige beteiligten sich intensiv daran, andere hielten das Gespräch für unnötig und warteten genervt bis das Ganze vorbei war. Aus heutiger Sicht, würde ich sagen, waren einige Teamsitzungen schlecht vorbereitet und führten daher nicht zum gewünschten Erfolg. Jetzt gehen wir mit unserer gemeinsamen Zeit viel bewusster um und überlegen uns schon im Vorfeld einige Aspekte: Was wollen wir mit dem Gespräch erreichen? Wer muss dabei sein? Wann ist der richtige Zeitpunkt? Wie läuft die Besprechung effizient und führt zu dem gewünschten Ergebnis? Mit dem Erfolgsblatt 720, der Checkliste zum Thema Besprechung, kann der Termin jetzt optimal vorbereitet und sich somit um gute „Rahmenbedingungen“ gekümmert werden.

Mit mehr Struktur zu mehr Effizienz

Und dann geht es los! Schon zu Beginn des Meetings legen wir fest, wann wir die Gesprächsrunde beenden. Ich habe die Erfahrung gemacht, dass dadurch viel besser mitgearbeitet wird. Außerdem schärft es bei den Mitarbeitern das Bewusstsein für den Wert unserer Arbeitszeit. Es sitzen nur Teilnehmer am Tisch, die auch zu einem guten Ergebnis des angestrebten Ziels beitragen können. Der Leitfaden für Besprechungen, das Erfolgsblatt 721, hilft dabei zügig und professionell durch das Gespräch zu führen. In einem Protokoll wird alles mit Stichpunkten effizient dokumentiert. Jeder Teilnehmer weiß jetzt, was seine Aufgabe ist und kann die Wichtigkeit einschätzen. Die betreffende Person kennt das gewünschte Ergebnis und den Termin, bis wann alles erledigt sein muss!

Frust in Motivation umkehren

Im Erfolgsblatt 723 wird alles dokumentiert, was dieses zum Schlüssel für zielführende Gesprächsergebnisse macht. So kann man später prüfen, ob alles Besprochene pünktlich und vollständig umgesetzt wurde. Die Checklisten und Protokolle, die wir verwenden, haben wir nach und nach ausgefeilt und sind für jeden Handwerksbetrieb bestens geeignet. Was früher frustrierende Zeitverschwendung war, ist heute motivierend und schweißt das Team zusammen. Gleich hängt die nächste Einladung am schwarzen Brett, damit die Beteiligten entsprechend gut auf die anstehende Besprechung vorbereitet sind (Erfolgsblatt 726). Thema diesmal: Wie machen wir uns unsere Azubis zu eigenverantwortlich arbeitenden Fachkräften?

Ihr Udo Herrmann,

Schreinermeister und Erfolgstrainer für Handwerksbetriebe.

Udo Herrmann, Kolumne-Themenseite

Biografie:  
Udo Herrmann, hat mit 23 Jahren seine Meisterprüfung abgelegt und führt seit 18 Jahren das Handwerksunternehmen "Herrmann Parkett.Möbel.Räume." (
www.herrmann-parkett.de ) im unterfränkischen Bürgstadt, das mehrfach bundesweit ausgezeichnet wurde. Seit mehr als 10 Jahren ist er Vorstand einer Handwerkskooperation, die ganzheitliche Konzepte für Ihre Kunden entwickelt. Er hat das Erfolgskonzept für Handwerker entwickelt und eine Ausbildung zum 7 SUMMITS® Strategie Coach absolviert. Der Schreinermeister trainiert Selbstständige und Führungskräfte, als Coach begleitet er Handwerksbetriebe bei der Weiterentwicklung des Betriebes. 2016 ist sein Buch „Von Nichts Kommt Niemand“ erschienen, in dem er wertvolle Tipps zum Akquirieren und binden von Fachkräften im Handwerk gibt.

Im April 2018 erschien seine neue Buchveröffentlichung" Endlich alles im Lot: Das Profikonzept für mehr Freiraum und Erfolg im Handwerk " mit allen ausführlichen Leitfäden, Checklisten und Arbeitsanleitungen von Udo Herrmann.  Erhältlich im Holzmann-Medienshop .

Buch-Cover

Weitere Downloads zu diesem Artikel
  • Checkliste für Besprechungen (PDF, 116 kB)

    Schnell heißt es in Betrieben: „Lasst uns mal eben eine Besprechung abhalten!“. Solch ein spontan angesetztes Meeting mag zwar scheinbar gerade gut in den Tagesablauf passen, verläuft jedoch in den meisten mehr...

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