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Forderungsmanagement Keine Nachsicht bei offenen Rechnungen

Viele Handwerksunternehmer reagieren mit zu viel Geduld, wenn Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich bezahlen. Das schadet der Liquidität des Betriebs nachhaltig. Wichtige Tipps für mehr Effizienz beim Forderungsmanagement.

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Im vergangenen Jahr rutschten rund 22.000 Unternehmen in die Zahlungsunfähigkeit. Das waren zwar etwa fünf Prozent weniger als im Vorjahr. Das Problem jedoch: Mehr größere Firmen mit einer höheren wirtschaftlichen Bedeutung gerieten in eine Krise. Das erhöhte den Schaden für die Gläubiger durch Insolvenzen um fast zwei Drittel.

Die deutschen Inkassounternehmen befürchten, dass die Zahlungsmoral in den nächsten Monaten schlechter wird. „Wir wissen nicht, wie lange die Puste beim Aufschwung noch hält“, sagt Kirsten Pedd, Präsidentin des Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen e.V. in Berlin.

Säumige Zahler verschlechtern eigene Finanzlage

Viele Handwerksunternehmen klagen derzeit über schlecht zahlende Kunden. „Verspätete Zahlungseingänge verschlechtern die Liquidität des Betriebes bis hin zur eigenen Insolvenzgefahr“, warnt Christian Kärgel, Rechtsanwalt der Kanzlei Kärgel, de Maiziere und Partner auf dem Kurfürstendamm in Berlin. Kärgel hat sich auf die Betreuung mittelständischer Unternehmer spezialisiert und ist Mitglied im Deutschen Anwaltverein.

Mit einem konsequenten und abgestimmten Forderungsmanagement lassen sich die Risiken mindern. Oft genügt es, gezielt die Ausfallrisiken zu senken und nach einem festen Schema konsequent auf säumige Zahler zu reagieren.

Auftragseingang: Potenzielle Kunden genau prüfen

Das beginnt bereits beim Auftragseingang. Gute Unternehmer checken ihre Kunden bereits vor der Unterschrift. Namhafte Auskunfteien wie Vereine Creditreform oder Bürgel in Hamburg geben kurzfristig ihre Einschätzung zum Zahlungsverhalten potenzieller Kunden.

Die Klauseln gilt es allerdings zu verstehen. Wer nicht sicher ist, ob er sie richtig interpretiert, fragt nach. „Bei größeren Firmenaufträgen sollte der Unternehmer zusätzlich einen Blick in die Bilanz oder besser in die aktuellen betriebswirtschaftlichen Auswertungen werfen“, gibt Rainer Priglmaier, Unternehmensberater der renommierten Ecovis-Gruppe, als Tipp.

Bei Zweifeln: Vorkasse vereinbaren

Sind diese Zahlen und Fakten nicht oder nur schwer zu beschaffen, kann der Handwerkschef bei Kapitalgesellschaften über die Veröffentlichungen im Bundesanzeiger weiterkommen (www.unternehmensregister.de). Bei Einzelunternehmern und bei Privatkunden geben vielfach Gespräche mit Geschäftspartnern oder den Kollegen vom Unternehmerstammtisch Aufschluss.

Bestehen Zweifel an der Zahlungsmoral und -fähigkeit, sollte grundsätzlich Vorkasse vereinbart werden. „Davor scheuen noch immer viele Betriebe zurück – aus Angst, Aufträge zu verlieren. Doch die Sorge ist eher unbegründet“, so Experte Priglmaier. Die Konkurrenz wird im Zweifel genauso vorgehen.

Rechnungen immer zeitnah stellen

Probates Mittel, um die Außenstände von vornherein niedrig zu halten, sind auch Abschlagszahlungen. Einen rechtlichen Anspruch haben Werkunternehmer nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) auf Abschlagszahlungen, sobald eine Teilleistung durchgeführt ist. Teilleistung oder komplett abgeschlossener Auftrag: Die Fakturierung muss zeitnah passieren.

Tatsächlich zeigt die Praxis, dass sich Selbstständige manchmal länger als ein halbes Jahr Zeit lassen. Wohl aus zwei Gründen: „Zum einen sind die Chefs kleiner und mittlerer Firmen erfahrungsgemäß oft so stark in das Tagesgeschäft involviert, dass sie nach erbrachter Leistung nicht gleich die Muße finden, die Rechnung zu schreiben“, so Priglmaier.

Hohe Außenstände: Minuspunkte bei der Hausbank

Für manche scheint es auch fast schon ein psychologisches Problem zu sein. Nur: Solche Nachlässigkeiten wirken sich sehr negativ auf die Liquidität aus. Denn ein später Rechnungseingang suggeriert dem Kunden, dass die Firma es mit dem Zahlungseingang nicht besonders eilig hat. Die Folge sind notorisch hohe Außenstände. Ein überdurchschnittlicher Forderungsbestand im Vergleich zur Branche bringt Minuspunkte beim Rating.

Eine saubere Rechnung trennt zwischen Arbeitszeit und Material. Am besten sind die erbrachten Leistungen so aufgeschlüsselt, dass der Rechnungsempfänger schnell prüfen kann, ob die einzelnen Posten korrekt sind. Zudem enthält sie alle Pflichtangaben nach dem Umsatzsteuergesetz . Eigentlich selbstverständlich: Der Auftragnehmer kann eine Frist setzen, bis zu der die Rechnung beglichen sein muss. In der Regel sind das zwischen 14 und 30 Tagen, abhängig von den üblichen Gewohnheiten in der jeweiligen Branche.

Rechnungsverzug kostet Kunden Zinsen

Der Kunde gerät mit Rechnungsablauf automatisch in Verzug. Oder die Rechnung ist sofort fällig und setzt den Auftragnehmer erst mit der ersten Mahnung, gegebenenfalls auch mit einer Nachfrist von einer Woche in Verzug.

Gegenüber Geschäftsleuten dürfen ab diesem Zeitpunkt in der Regel Zinsen in Höhe von neun Prozentpunkten oder bei privaten Auftraggebern fünf Prozentpunkten über dem jeweiligen Basiszinssatz kassiert werden (jeweils im Internet abrufbar unter www.bundesbank.de Stichwort Basiszinssatz). Derzeit liegt er bei minus 0,88 Prozent.

Keine Nachsicht mit säumigen Kunden

Der Unternehmer sollte bei Zahlungsverzug scharf und gleich reagieren. Ein Mitarbeiter kann telefonisch nachfragen. Manche Handwerksunternehmer fahren beim Kunden auch persönlich vorbei und machen freundlich Druck.

Erfahrungsgemäß wirkt es sich in der Regel auch positiv aus, wenn schon in der ersten Mahnung vermerkt ist, dass bei verspäteter Zahlung ein Rechtsanwalt oder ein Inkassobüro eingeschaltet werden. Bei notorisch zahlungsunwilligen, aber liquiden Kunden zeigen Muskelspiele einen positiven Effekt.

Es spricht sich aber schnell herum, wenn es sich um leere Drohungen handelt. Es sollten also Taten folgen. Bringt alles nichts, muss ein vollstreckbarer Titel zu Geld gemacht werden. Der Gerichtsvollzieher wird mit der Pfändung von Geld oder Sachwerten beauftragt, die er beim Schuldner findet. Auf Bankkonten, Gehalt, Mieteinnahmen oder auch auf Rentenanwartschaften bis hin zu Lebensversicherungen hat der Handwerkschef dann Zugriff – soweit diese überhaupt beim Kunden noch vorhanden sind.

Mit sieben Schritten Geld eintreiben

Um ihre Außenstände möglichst klein zu halten, sollten Handwerksbetriebe konsequent vor­gehen und offene Forderungen genau im Auge behalten. Nachsicht mit säumigen Kunden rächt sich. Die sieben wichtigsten Praxistipps für Unternehmer.

Schritt 1: Rechnung schreiben

Schreiben Sie zügig nach Abschluss des Auftrags und bei Handwerkern nach Abnahme der Leistung eine prüffähige Rechnung mit Zahlungstermin. Formale Fehler sind oft der erste Anlass für Kunden, nicht zu zahlen.

Schritt 2: Mängel beheben.

Macht der Kunde berechtigt Mängel geltend, sollten diese umgehend beseitigt werden. Denn auch dies ist ein häufiger Einwand, Rechnungen erst mal nicht zu begleichen.

Schritt 3: Zahlung kontrollieren.

Mit einer Excel-Liste, einem Buchführungs- oder anderem PC-Programm lassen sich ohne großen Aufwand die offenen Posten kontrollieren.

Schritt 4: Kunden anrufen

Begleicht ein Kunde die Rechnung nicht und hat sonst pünktlich überwiesen, anrufen und an die Rechnung erinnern. Bei vorübergehendem Zahlungsengpass, aber gutwilligem Kunden vereinbaren Sie eine Ratenzahlung – schriftlich mit am besten notariellem Schuldanerkenntnis für die Gesamtforderung.

Schritt 5: Richtig mahnen

Es sollten höchstens drei nicht nummerierte Mahnschreiben verschickt werden. Gleich in der ersten Mahnung ist festzustellen, dass sich der Kunde in Verzug befindet.

Schritt 6: Mahnantrag stellen, klagen.

Über online-mahnantrag.de kann ein gerichtlicher Mahnbescheid beantragt werden. Wer die Bürokratie scheut, beauftragt einen Anwalt. Widerspricht der Schuldner nicht, erlässt das Gericht den Vollstreckungsbescheid. Widerspricht der Schuldner, geht das Verfahren in eine Klage über.

Schritt 7: Vermögen pfänden.

Mit Vollstreckungsbescheid oder Urteil kann dann gepfändet werden. Rechtsanwälte und Inkassodienstleister helfen auch bei diesem letzten Schritt des Forderungsmanagements. Inkassokosten sind erstattungsfähig, analog zu den Anwaltsforderungen.

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EmmertR

Eigene Erfahrung

Ich bin Selbständig und habe schon am eigenen Leib gespürt, welche Folgen ausstehende Kundenzahlungen haben. Vor allem bei Kunden, mit denen man auch privat Umgang hat, kann diese Situation unangenehm sein, weil man das freundschaftliche Verhältnis nicht beeinträchtigen möchte. Deswegen habe ich die hartnäckigen Fälle dann an ein Inkassounternehmen übergeben. Die Mitarbeiter von germania-inkasso.de haben mich gut beraten und ich kann mich darauf verlassen, dass meine Arbeit bezahlt wird, ohne dass ich selbst dem Geld hinterherrennen muss.