Kassenbuch: Grundsätze der Buchführung beachten

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Viele Handwerker vernachlässigen ihr Kassenbuch. Ärger bei der nächsten Betriebsprüfung ist programmiert. Wie Sie Nachzahlungen vermeiden und den Aufwand minimieren.

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    Ob alle Einnahmen und Ausgaben genau dokumentiert sind, soll das Kassenbuch des Betriebs zeigen.
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    „Erstellen Sie bei Privatentnahmen am besten sofort einen Eigenbeleg fürs Kassenbuch.“ Matthias Otte, Steuerberater aus Schwalmstadt.

Kein Stress mit dem Kassenbuch

Optikermeister Gerd-Kurt Schwieren aus Köln nimmt die Bürokratie gelassen: „Wir sind gut organisiert. Deshalb läuft bei uns alles reibungslos“, so der Unternehmer. Das gilt auch für seine Buchführung. Seine letzte Betriebsprüfung vor zwei Jahren endete deshalb auch ohne Nachzahlungen. Einen tiefen Einblick nahm der Finanzbeamte zum Beispiel in das Kassenbuch. „Das kennen wir schon. Die strengen Richtlinien halten wir akribisch ein“, so Schwieren.

Der Firmenchef arbeitet mit einem elektronischen Kassensystem. Alle Einnahmen werden automatisch erfasst. Sämtliche für das Finanzamt relevanten Belege und Ausdrucke bewahrt er sorgfältig auf. „Wir verzeichnen auch nur selten Fehlbeträge in der Kasse“, sagt der Unternehmer.

So reibungslos läuft die Kassenbuchführung bei weitem nicht in jeder Firma, wie Steuerberater Matthias Otte in Schwalmstadt, mit vielen Mandanten auch im Rhein-Main-Gebiet, aus Erfahrung weiß: „Das Finanzamt stellt enorme Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Kassenbuch.“

Pflicht für Bilanzbetriebe

Ein Kassenbuch muss jeder Betrieb führen, der eine Bilanz erstellt. Einnahmen-Überschuss-Rechner sind auch verpflichtet, alle Bareinnahmen und -ausgaben zu verzeichnen. Doch in welcher Form bleibt ihnen überlassen. „Dennoch bietet es sich auch für sie bei hohen Bargeldgeschäften an, mit einem Kassenbuch zu arbeiten. So haben sie alle Geldbewegungen stets im Blick“, weiß Otte.

Die meisten Unternehmer sind also gut beraten, sorgfältig ein Kassenbuch zu führen. Zumal auch Uwe Walther, Betriebsprüfer beim Finanzamt Mainz-Süd, warnt: „Besteht ein Anlass, an der sachlichen Richtigkeit zu zweifeln, können die Erlöse geschätzt werden.“ Die Folge sind dann hohe Steuernachzahlungen.

Schließlich hat das Finanzamt klare Richtlinien dazu aufgestellt, wie Betriebe mit Bargeld umzugehen haben.

„Die Kassenbewegungen sind zum Beispiel täglich festzuhalten“, rät Otte. Im Klartext heißt das, der zuständige Mitarbeiter muss regelmäßig nach Geschäftsschluss noch Zeit investieren und die Daten erfassen. Betriebsprüfer stellen denn auch immer wieder fest, dass Einträge vergessen wurden – zum Beispiel bei Privatentnahmen. Die richtige Vorgehensweise in einem solchen Fall wäre es, gleich einen sogenannten Eigenbeleg auszustellen und den Vorgang zu vermerken. „Fehlbeträge oder fehlende Belege sind ein häufiger Mangel bei der Kassenbuchführung“, so Otte.

Fehlerrisiko Barzahlungen

Ein hohes Fehlerrisiko besteht vor allem, wenn viele Kunden in bar zahlen, wie das etwa bei Bäckern, Metzgern oder Friseuren der Fall ist. Diese Firmen arbeiten in der Regel mit elektronischen Registrierkassen. Das Finanzamt hat dazu besondere Vorgaben formuliert. Der Unternehmer hat zwar nicht jeden Umsatzposten einzeln festzuhalten, sondern nur die Tageseinnahmen. Doch es sind auf den sogenannten Tagesendsummen- oder Z-Bons zahlreiche Daten zu erfassen – etwa Datum und Uhrzeit des Ausdrucks, Name der Firma sowie Retouren oder Stornos. Betriebsprüfer stellen immer wieder fest, dass solche Angaben fehlen. Auch besteht für Z-Bons genauso wie für alle anderen steuerrelevanten Unterlagen zehn Jahre Archivierungspflicht. Es kommt häufig vor, dass Bons verloren gehen – auch dann drohen Schätzung und Steuernachzahlung.

Deutlich weniger Aufwand als Handwerker mit einer Registrierkasse brauchen dagegen Einnahme-Überschuss-Rechner zu betreiben, die nur selten Bargeschäfte tätigen. Sie können auf ein Kassenbuch verzichten und mit einem einfachen System arbeiten: Zahlen Kunden in Scheinen und Münzen, stellen sie jeweils Quittungen aus und nummerieren diese durch. Der Kunde erhält jeweils das Original. Die Durchschrift bewahrt der Betrieb auf. Der Finanzbeamte kann dann anhand der Kopien und Belege feststellen, dass keine Einnahme vergessen wurde.

Optikermeister Gerd-Kurt Schwieren kommt damit nicht aus. An die Zeiten, als er noch mit einem einfachen Quittungsblock gearbeitet hat, kann er sich schon nicht mehr erinnern.