GmbH-Recht
Rechnungen | Immer schärfere Paragrafen und nassforsche Prüfer stellen Betriebe zunehmend unter Generalverdacht. Auslöser dafür sind oft nur kleine Fehler.
Fiskus misstraut Firmen
12000 Euro Steuernachzahlung hat Jochen Renfordt, Geschäftsführer der Renfordt Malerfachbetrieb GmbH (www.renfordt.de) in Iserlohn, ein Softwarefehler eingebrockt. „Immer wenn eine Rechnung geändert werden musste, warf das Programm eine neue Rechnungsnummer aus“, berichtet der Malermeister. Mit dem Ergebnis, dass der Betriebsprüfer des Finanzamts die gesamte Fakturierung anzweifelte. Renfordt hatte die Wahl: gesamte Buchführung haarklein untersuchen lassen und mehrere Wochen zwei Prüfer im Haus haben. Oder Schlussstrich ziehen, eine Umsatz-Zuschätzung akzeptieren und diese nachversteuern. Des Betriebsablaufs und -friedens wegen schluckte er die zweite Variante.
Denn das Unternehmen hat Besseres zu tun. 35 Mitarbeiter tragen zum jährlichen Umsatz von über 2,5 Millionen Euro bei. Auftraggeber sind Privatkunden, Haus- und Wohnungsverwalter sowie andere Unternehmen. Die Kunden sind rundum zufrieden, 2004 zeichnete das Land Nordrhein-Westfalen die Renfordt GmbH als besten Malerbetrieb aus.
Elektronische Prüfung
Das Finanzamt freilich beeindruckte das nicht. In der elektronischen Betriebsprüfung (mehr dazu in hm 5/2006) spürte das mitgebrachte Programm Idea schnell die Unstimmigkeiten bei den Rechnungsnummern auf. „Der Beamte muss-te nun der Sache nachgehen“, zeigt Jochen Renfordt gewisses Verständnis. Die Ursache des Fehlers, die für die Fakturierung eingesetzte Software, jedoch, schaute er sich nicht näher an. Für ihn stand zuerst einmal der Verdacht gegen das Unternehmen im Raum.
„Dabei hätte er mit einfachen Tests, die wir ihm anboten, schnell feststellen können, weshalb in manchen Fällen für denselben Auftrag Rechnungen mit verschiedenen Nummern ausgedruckt wurden: „Das lag etwa daran, dass nach einem Schreibfehler eine Rechnung neu erstellt werden musste. Oder dass die Rechnungsanschrift zu korrigieren war, weil der Kunde verstorben und nunmehr die Erbengemeinschaft Rechnungsempfänger war“, schildert er nur zwei Fälle. Jedesmal gab das Programm eine neue Rechnungsnummer aus, statt die bisherige wiederzuverwenden. In der Buchhaltung der Firma wurde dies zwar gesehen, weil das Programm jedoch nur so arbeitete, hingenommen.
Statt des Tests vor Ort hakte der Prüfer beim Softwarehersteller nach, obwohl eine schriftliche Bestätigung des Fehlers durch den Fachhändler der Software vorgelegt wurde. „Und nun geschah das Unglaubliche“, regt sich Jochen Renfordt noch heute auf. „Statt den Fehler im Programm zuzugeben, informierte dieser den Prüfer haarklein über weitere Möglichkeiten, die Software zur Rechnungskontrolle zu verwenden.“ Das von ihm geschilderte Verhalten der Software sei unmöglich. Mehr noch: In einer E-Mail nannte der Hersteller weitere Möglichkeiten, mit denen ein böser Anwender Rechnungen „verschwinden lassen könne“. Der Chef des kleinen Softwarehauses, von Renfordt angerufen, reagierte nach seiner Schilderung zuerst arrogant, dann zynisch. Wenn die Emotionen raus seien, könne man jetzt ja mal in aller Ruhe über den Fall reden. Die Frage von handwerk magazin ob er sich entschuldigt und dem Betrieb die Erstattung der 12000 Euro Steuernachzahlung angeboten habe, musste Jochen Renfordt mit einem trockenen „Nein“ beantworten.
Neues Programm
Jetzt arbeitet der Betrieb mit WinWorker (www.winworker.de). Die Software bietet außer der Fakturierung und monatlich neuen Nummernkreisen alles, was fürs papierlose Büro gebraucht wird. Seit Januar dieses Jahres ist sie im Einsatz, Renfordt und seine Mitarbeiter sind sehr zufrieden. „Die 7500 Euro, die sie für sieben Arbeitsplätze gekostet hat, waren eine gute Investition“, so der Chef.
hm-Hinweis: Nach einem bundeseinheitlichen Erlass müssen nicht alle Rechnungen eines Betriebes fortlaufend durchnummeriert werden. Wichtig ist nur, dass eine Nummer nur einmal vergeben wird (OFD Koblenz, S 7280 A-St 445). So können etwa für verschiedene Kundengruppen jeweils eigene Nummernkreise gebildet werden.
Außer der Rechnungsnummer müssen vor allem noch folgende Angaben enthalten sein:
Vollständiger Name und Adresse des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers; Steuernummer oder USt.-ID-Nr. des leistenden Unternehmers; Ausstellungsdatum; Menge und Art/Umfang der gelieferten Gegenstände oder der Leistung; Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Monatsangabe ausreichend); das nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt für die Lieferung oder Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (Rabatte, Skonti); anzuwendender Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag; im Fall des Paragrafen 13 b (Nettorechnung) der Hinweis darauf; bei Werklieferungen oder Leistungen im Bau und Ausbau an Privatkunden der Hinweis auf zwei Jahre Aufbewahrungspflicht der Rechnung. Bei Beträgen bis 150 Euro (Kleinbetragsrechnung) genügen Leistungsempfänger; Name, und Anschrift des leistenden Unternehmers; Ausstellungsdatum; Angabe der erbrachten Lieferung oder Leistung; Bruttoentgelt und Steuersatz.
harald.klein@handwerk-magazin.de